Sopimustietojen tarkistaminen (Finnish)

Videolla käydään läpi sopimuksen tietojen tarkistaminen uuden sopimuksen lataamisen jälkeen.

Videon transkriptio

    

Hei! Tässä videossa käydään läpi sopimuksen tietojen tarkastaminen.

Kun Zefortiin on ladattu uusi sopimus, menee se aluksi processing-vaiheen läpi, jonka aikana sopimuksille tehdään

muun muassa tekstintunnistus ja metatietojen etsintä.

Ja kun sopimus on mennyt tämän vaiheen läpi, näkyy se inboxissa not reviewed -statuksella ja inboxin päällä on

punainen pallo, joka kertoo kuinka monta sopimusta siellä tarkastusta odottaa.

Mennään katsomaan inboxia ja huomaamme että täällä tosiaan on yksi sopimus, joka on not reviewed -tilassa.

Klikkaamalla sopimusta pääsemme samaan tämän sopimuksen tietoihin.

Sopimuksen tiedoissa näkyy viisi tai kuusi välilehteä riippuen vähän teidän tiliin asetuksista ja myös

käyttäjäoikeuksista. Audit log ei välttämättä kuulu teidän tilin optioihin ja se myös saattaa näkyä vain osalle

käyttäjistä riippuen tilien asetuksista.

Details-välilehdellä on nyt sopimuksen metatiedot.

Ja koko ajan oikeassa reunassa on nähtävillä itse sopimusdokumentti, eli sitä voi halutessaan siinä itse katsoa.

Samoin voi selata myös mahdollisesti sopimuksen kanssa ladattuja muita tiedostoja.

Sopimusdokumenttiin liittyen sellainen käytännön asia.

Mikäli haluavat katsoa tätä sopimusta isona tuplaklikkaa missä tahansa valkoisessa kohdassa sopimusta, eli

tekstittömässä kohdassa ja sopimus tulee silloin full screen -moodiin.

Ja taas tuplaklikkaamalla jossain tekstittömässä kohdassa, päästään takaisin perusnäyttöön.

Samat asiat voidaan tehdä täältä työkalupakin ikoneista.

Details-välilehdellä on tosiaan sopimuksen metatiedot.

Otsikko, kuten tässä tapauksessa otsikko on löytynyt sopimukselta isoilla kirjaimilla kirjoitettuna, ja sen takia

myös tekoäly ehdottaa otsikoksi isoilla kirjaimilla kirjoitettua otsikkoa.

Jos haluat sen pieniksi kirjaimiksi, niin tuon otsikkokentän vierestä löytyy ikoni, josta se voidaan tehdä.

Sopimukselle on omistajaksi tullut henkilö, joka sen on Zefortiin ladannut, kieleksi on tunnistettu englanti.

Sen voisi tästä muuttaa.

Sopimukselle on löytynyt osapuolia.

Mikäli jokin osapuoli on jäänyt löytymättä, saa sen lisättyä tästä add contract -listalta.

Järjestelmä listaa osapuolia, jotka jo järjestelmästä Zefortista löytyvät ja listalta voi valita haluamansa

osapuolen. Tai sitten kirjoittaa kokonaan uuden osapuolen nimen.

Ja antaa halutessaan vielä ID:n sille ja lisätä kyseinen osapuoli sopimukseen.

Jos tekoäly ehdottaa jotain osapuolta, jota oikeasti ei sopimuksella tulisi olla, voi sen osapuolen perästä

löytyvästä valikosta poistaa.

Nyt on löytynyt päivämääriä.

Jos jokin päivämäärä on jäänyt löytymättä, klikkaamalla kenttää saa ensinnäkin kalenterin näkyviin.

Voi toki kirjoittaakin päivämäärän tähän.

Päivämääräkentässä on myös document dates -listaus, josta näkyy kaikki tekoälyn löytämät sopimukselta löytyvät

päivämäärät kontekstissa esitettynä.

Eli saattaa olla että tekoäly ei osannut päätellä tietyn päivämäärän olevan esimerkiksi voimaanastumispäivä, mutta se

löytyy tältä listalta nopeasti.

Mikäli päivämäärä on löytynyt, klikkaamalla päivämäärän perässä olevaa find date -ikonia, nähdään mistä kohtaa

sopimusta se kyseinen päivä on löydetty.

Ja vielä viimeisenä asiana täällä on tagit.

Eli tagit on tosiaan näitä avainsanoja, jotka tilille voidaan määritellä.

Klikkaamalla tagikenttää saadaan lista tageista.

Ja kun tähän alkaa kirjoittaa jotain tagia, niin lista kapenee sitä mukaan ja listalta voi sitten valita tagin.

Mikäli käyttäjällä on oikeus luoda tagi, niin tähän voi kirjoittaa haluamansa tagin

nimen ja järjestelmä ehdottaa että luodaan sen niminen tagi.

Silloin kyseinen tagi tulisi tälle sopimukselle ja tulisi myös jatkossa tuohon tagilistalle.

Eli tagien osalta kannattaa olla hieman varovainen kenelle antaa oikeuden luoda tägejä, koska helposti jotain olemassa

olevaa tagia listalta etsiessä tulee kirjoittaneeksi sen väärin, ja samalla sitten luotua täysin uuden tagin

järjestelmään. Toki administraattorin tagi-näkymässä pystyy sitten tagejä halutessaan yhdistämään.

Se details-välilehden tiedoista.

Binders välilehdellä määritellään, mihin kansioihin tämä sopimus halutaan viedä.

Tässä tapauksessa sopimus on jo mennyt administration-kansioon, koska Mike-käyttäjälle on

oletuskansioksi määritelty administration.

Eli kaikki sopimukset, mitkä Mike lataa menevät oletusarvoisesti tänne.

Voisimme halutessamme poistaa tämän sopimuksen binderista, tai valita vaikka muita kansioita mihin tämä laitetaan.

Eli add to binders -näppäimen takaa löytyy lista kansioista.

Listalla näkyvät ne kansiot, mihin tällä kyseisellä käyttäjällä on pääsy.

Eli hän näkee vain ne kansiot.

Mikäli kansion perässä on nuoli-ikoni, klikkaamalla nuoli-ikonia näkee sitten kyseisen sivun alikansiot.

Valitaan nyt vaikka data room -kansiosta legal situation -kansio, johon haluamme myös tämän sopimuksen viedä.

Mikäli tiedät kansion nimen, johon olet sopimusta viemässä, voit aloittaa kansion nimen kirjoittamisen hakukenttään ja

kansio löytyy automaattisesti.

Kilkkaamalla enteriä saat valittua sen ensimmäisenä listalla olevan kansion nopeasti.

Eli sopimus voi tosiaan olla useammassa kansiossa ja sopimuksen voivat nähdä eri henkilöt eri kansion kautta.

Eli tässäkin tapauksessa sopimuksen näkevät ne käyttäjät, kenellä on oikeus data room legal situation -kansiossa

olevat sopimukset tai administration -kansiossa olevat sopimukset.

Activities-välilehdellä voimme tehdä rajattoman määrän aktiviteetteja tähän sopimukseen liittyen.

Aktiviteetti voidaan tehdä tuosta add new activity -painikkeella.

Annetaan aktiviteetille otsikko.

Muista tarkistaa irtisanominen.

Tietty päivämäärä: otetaan vaikka tuolta vuodelta 2025, 1.9.

Aktiviteetistä voi halutessaan tehdä toistuvan.

Esimerkiksi tässä tapauksessa sopimus voisi olla vuosittain automaattisesti uusiutuva, joten haluamme vuosittain

muistutuksen sopimuksen irtisanoutumisesta.

Allow to be completed by replying to the reminder email tarkoittaa sitä, että mikäli tämä on kytetty päälle,

Zefortista tulleeseen muistutusviestiin voi suoraan vastata samalla complete ja

silloin tämä aktiviteetti kuittaantuu tehdyksi.

Oletusarvoisesti tuo ei ole päällä.

Sitten valitaan millaisia muistutuksia me haluamme tuohon aktiviteetin eräpäivään suhteutettuna.

Tällä tilillä Zefort tiedottaa kolmea muistutusta: yhtä kolmea kuukautta ennen, yhtä kuukautta ennen ja yhtä kahta

viikkoa ennen. Voimme vielä modifioida näitä muistutuksia.

Otetaan vaikka kuukautta ennen pois ja valitaan että jälkimmäinen muistutus tulee nimenomaan eräpäivään.

Ja vielä valitsemme kenelle tästä aktiviteetista muistutukset lähetetään.

Oletusvastaanottajana on sopimuksen omistaja, joka tällä hetkellä on itse asiassa Mike, joka sopimuksen latasi.

Miken sähköpostiosoite on hieman epälooginen Jussi+demo.

Mutta tämä on tosiaan dynaaminen tieto, eli kuka sopimuksen omistaa aktiviteetin muistutuksen lähetyshetkellä, saa

sitten muistutuksen aktiviteeteista.

Sopimuksen omistajien rinnalle tai hänen sijastaan voimme valita listalta kenet tahansa muun käyttäjän.

Valitaan vaikka Susan Brown.

Voisin tosiaan jättää sopimuksen omistajan kokonaan vastaanottajien listalta pois, tai voin valita kokonaisen

käyttäjäryhmän, jolloin kaikille ryhmän jäsenille lähetetään aktiviteetista muistutus.

Luodaan aktiviteetti.

Näemme että nyt täällä sopimuksella on yksi avoinna oleva aktiviteetti.

Aktiviteetin voi tehdä myös tuolta sopimuksen metatiedoissa olevista päivämääristä.

Hypätään takaisin details-välilehdelle ja mikäli sopimuksen metatiedoissa jokin päivämäärä on tulevaisuudessa, sen

päivämääräkentän perään tulee add quick activity -kenttä, ja siitä kun klikkaa, Zefort ehdottaa siihen kyseiseen

päivään liittyen aktiviteettia.

Aktiviteetin oletusotsikko täällä on sopimuksen otsikko ja kenttä jonka pohjalta aktiviteetti laukaistiin, mutta tämän

voi toki ylikirjata.

Ei luoda nyt uutta aktiviteettia.

Mennään takaisin aktiviteettivälilehdelle.

Aktiviteetista tosiaan lähtee valituille henkilöille sähköpostimuistutukset ja tässä sähköpostimuistutuksessa on

tämä muista tarkastaa irtisanominen teksti, eli aktiviteetin otsikko ja lisäksi suora linkki tähän sopimukseen.

Kun Aktiviteettiin liittyvät toimenpiteet on tehty, aktiviteetin voi kuitata tehdyksi täällä järjestelmässä.

Nyt kun tässä esimerkissä loimme toistuvan aktiviteetin, meillä on mahdollisuus kuitata joko vain tämä yksi instanssi

tästä aktiviteetista eli vuoden 25 muistutus, tai kuitata koko aktiviteetti päättymään, jolloin tämän

toistuvuuden mukaista seuraavaa aktiviteettia ei enää luotaisi.

Eli jos vaikka olisimme irtisanoneet tämän sopimuksen, emme enää kaipaisi vuosittaisia muistutuksia irtisanomisista.

Kuitataan nyt vain yksi instanssi tässä tapauksessa.

Näemme että automaattisesti luotiin avoinna oleva aktiviteetti vuoteen 26 liittyen ja show complete-painikkeella

näemme myös kuitatut aktiviteetit ja näemme kuka sen on kuitannut ja minä ajanhetkenä.

Ja aktiviteetteja sopimuksella voi tosiaan olla rajaton määrä ja ne voi olla ohjattu eri henkilöille.

Eli esimerkiksi joku taloushallintoon liittyvä muistutus, vaikka jostain maksupostista tai vaikka hankintaan liittyvä

muistutus jostain option lunastamisesta.

Files- ja emails-tabilla on itse asiassa kaksi alitabia.

Files-tabilla on sopimuksen tiedostot.

Sopimuksella voi olla rajaton määrä tiedostoja ja ne voivat olla mitä tahansa formaattia.

Eli täällä voi olla powerpointtia, wordia, exceliä ja CAD-piirustuksia audio filejä ja mitä ikinä teillä sitten

sopimuksiin liittyykään.

Tänne voi tuoda lisää tiedostoja sopimuksen elinkaaren aikana.

Esimerkiksi jos sopimukseen tulee muutosliite, se saadaan ladattua tänne helposti uudestaan.

Sopimuksella olevia tiedostoja voi arkistoida.

Eli jos vaikka joku sopimuksen liitteistä päivittyy, voidaan vanha liite arkistoida ja ladata sitten uusi päivitetty

liite tänne sopimuksen taakse.

Täältä voi ladata itselleen yksittäisiä tiedostoja.

Ladata niiden tekstisisällön.

Tästä saatte TXT-tiedostona sen kyseisen sopimustiedoston tekstin.

Kätevä toiminnallisuus, jos itsellä on hallussa vain skannattu versio jostain sopimuksesta ja tarvitsisi kyseisen

sopimuksen tekstin vaikkapa uuden sopimuksen pohjaksi.

Täällä voi piilottaa sopimuksen dokumentteja.

Piilotetaan tuosta yksi tiedosto.

Nyt ne käyttäjät, ketkä pääsevät tähän sopimukseen käsiksi, näkevät ainoastaan nämä ei piilotetut tiedostot.

Sopimuksen omistaja näkee show hidden -painikkeen ja sen kautta saa näkyviin myös piilotetut tiedostot.

Lisäksi sopimuksen taakse voi tuoda other-tyyppisiä tiedostoja.

Ajatus on se, että täällä sopimuksen takana voisi olla vaikka sopimukseen liittyviä työtiedostoja.

Vaikkapa joku excel-laskelma, mitä sopimuksen hinnoittelussa on käyty tai alkuperäinen word-template, jolla sopimus on

tehty. Ja se olisi tyyppiä other täällä sopimuksen takana.

Sopimuksiin liittyy hyvin usein myös sähköposteja.

Vaikkapa jotain tulkinta-asioita sopimukseen liittyen käydään sähköpostilla läpi ennen sopimuksen

allekirjoittamista.

Tai sopimuksen elinkaaren aikana lunastetetaan optioita sähköpostilla ja ehkä tarkastetaan hintoja.

Voidaan myös irtisanoa sopimus sähköpostiviestillä.

Nämä kaikki viestit olisi hyvin tärkeää ottaa myös talteen.

Zefortissa se on hyvin suoraviivaista.

Me voimme kääntää sopimukselle sähköpostivastaanoton päälle.

Silloin tämä kyseinen sopimus saa oman uniikin sähköpostiosoitteen.

Me emme kuvittelekaan että kukaan kirjoittaisi tuota mihinkään.

Sen voi tuosta helposti kopioida.

Ja nyt jos minulla olisi tähän sopimukseen liittyvä sähköpostikirjeenvaihto inboksissani voisin forwardoida sen

sähköpostiviestin tähän osoitteeseen.

Silloin siitä sähköpostista tulee lokaali kopio tänne emails-tabin alle.

Sähköpostin tekstisisältö indeksoidaan vapaan sanahaun piiriin.

Ja jos sähköpostin kyydissä on liitetiedostoja, niistä tulee automaattisesti sopimuksen liitetiedostoja.

Notes-välilehdelle saamme tallennettua sopimukseen liittyviä muistiinpanoja.

Zefortissa on kahdentyyppisiä sopimusmuistiinpanoja.

Yleinen sopimusmuistiinpano voidaan tehdä add contract note -painikkeella.

Tekstiä voi olla rajaton määrä.

Kirjoitan tähän nyt jotain.

Muistiinpano on aina tiettynä ajanhetkenä tietyn käyttäjän toimesta syntynyt.

Eli tänne voidaan luoda myös uusia muistiinpanoja eli muistiinpanoja voi kerryttää sopimuksen elinkaaren aikana.

Toinen Muistiinpanotyyppi on niin kutsuttu ankkuroitu muistiinpano.

Se voidaan tehdä mihin tahansa kohtaan sopimusta.

Avataan vaikka tuota liite yksi ja sanotaan, että tässä tapauksessa haluamme kriittisen ongelman määritelmää

korostaa tuolta liikkeistä yksi.

Valitaan työkalupalkista ikoni, jossa on post it -lappu ja sen päällä kynä.

Klikkaamalla sitä saamme piirtotyökalun.

Piirretään haluttu alue sopimukselta ja kirjoitetaan vielä halutut saatesanat, vaikkapa huomioi.

Ankkuroitu muistiinpano toimii siten, että seuraavan kerran kun joku käyttäjä, kenellä on pääsy tähän sopimukseen avaa

sopimuksen Zefortissa, täällä on oletusarvoisesti auki pääsopimusdokumentti.

Klikkaamalla tällaista ankkuroitua muistiinpanoa pääsee siihen kohtaan sopimusta, mihin ankkuri on laitettu.

Näitä ankkuroitavia muistiinpanoja voi myös olla rajaton määrä sopimuksella ja ne näkyvät tosiaan kaikille, kenellä

on oikeus tähän sopimukseen käsiksi päästä.

Viimeinen välilehti, joka mahdollisesti tililläsi näkyy on audit log.

Täältä audit logista näkyy, mitä sopimukselle on Zefortissa tapahtunut.

Eli täältä näkyy, kuka sopimusta on käynyt katsomassa, kuka sitä on ladannut, kuka editoinut ja mitä editoinnit ovat

koskeneet ja mitä muistutuksia sopimuksesta on lähetetty.

Tällaista edit-riviä klikkaamalla saa tarkemmat tiedot, mitä editointi on koskenut.

Kun sopimuksen tiedot on tarkastettu, palaamalla details-välilehdelle, voi klikata mark as reviewed -painiketta,

jolla kuittaa, että tämän sopimuksen tiedot ovat kunnossa.

Huomataan, että sopimus hävisi inboxista.

Ja menemällä takaisin contracts-näkymään, se näkyy nyt sopimustyöpöydällä tai täällä contracts-näkymässä

reviwed-statuksella. Tässä lyhyt läpikäynti sopimuksen tietojen tarkastamisesta.