Zefortin haun käyttäminen (Finnish)


Tältä videolta saat aikaasi säästäviä vinkkejä Zefortin tehokkaan hakutoiminnon käyttöön.

Videon transkriptio

    

Hei!

Tässä videossa käydään läpi Zefortin hakutoiminnallisuuksia.

Zefortissa on useampikin eri tapa etsiä sopimuksia.

Yksi tavoista on vapaa sanahaku, joka löytyy muun muassa täältä contracts-näkymän ylälaidasta.

Ja tämän vapaan sanahalun piiriin indeksoidaan kaikki mahdollinen tekstisisältö sopimuksiin liittyen.

Eli itse sopimuksen tekstit, kaikkien liitteiden tekstit, kaikki sopimuksen metatiedot, muistiinpanot, mahdollisesti

liitetyt sähköpostit.

Kaikki tämä tekstisisältö on haun piirissä ja puhummekin että tuomme googlemaisen läpinäkyvyyden sopimuskantaan.

Tähän vapaan sanahaun kenttään voimme kirjoittaa haluamamme hakusanat.

Haetaan nyt ensin vaikka sopimuksia, joissa esiintyy sana term tai joku sen johdannainen.

Tai tämä voi olla myös osa jotain pidempää sanaa.

Kuten hakutuloksista näemme, 262 sopimusta löytyy hakutulokseksi.

Ja siellä tosiaan on löytynyt term-sanaa erilaisissa muodoissa.

Zefort ymmärtää myös suomen kielen taivutusmuodot.

Mikäli haluaisimme löytää sopimukset joissa on nimenomaan sana term eikä mitään taivutusmuotoa tai muuta synonyymiä,

pistämällä sanan tai lauseen hipsukoihin Zefort hakee juuri sitä hakusanaa.

Huomaamme että enää hakutuloksia tuli 183.

Kun katsomme preview-näyttöä niin huomaamme että siellä tosiaan term-sana on hakusanana.

Vapaasta sanahauissa on käytössä myös loogiset operaattorit.

Voimme käyttää esimerkiksi AND-operaattoria ja hakea sen avulla term- ja saas-sanan sisältävät sopimukset.

Löytyi enää viisi hakutulosta.

Samoin käytössä OR.

Eli voimme hakea tässä tapauksessa sopimuksia joissa on joko term-sana tai saas-sana.

Tai jos olisimme kiinnostuneita sopimuksista, joista puuttuu saas-sana mutta joissa on term-sana, pistämällä

miinusmerkin minkä tahansa sanan tai lauseen eteen, Zefort hakee niitä sopimuksia mistä se sana tai lause puuttuu.

Lauseen kyseessä olleessa pitää kyseinen lause kirjoittaa hipsukoiden sisään.

Haetaan vaikka sopimuksia, joissa ei ole saas solution -lausetta, mutta on term-lause.

Toki voisin hakea pelkästään tuota puuttuvan lauseen sisältäviä sopimuksia.

Vapaan sanahaun voi myös kohdistaa.

Yläriville kirjoitettua hakutermia haetaan kaikesta mahdollisesta sopimustekstistä, mutta plusmerkillä saamme

rajoittavia tekijöitä esiin ja siellä voimme kohdistaa vapaan sanahaun esimerkiksi vaikka otsikkoon.

Haetaan nyt sopimuksia, joissa term-sana voi olla missä tahansa kohtaa sopimusta, mutta saas-sanan pitää löytyä

sopimuksen otsikoista.

Löytyy enää yksi hakutulos.

Vapaan sanahaun voi kohdentaa otsikoihin, sopimuksen tageihin.

Eli voi hakea osalla tagin nimeä.

Osapuolen nimellä, tässäkin voi hakea siis osapuolen nimen osalla sen sijaan että hakisi filttereistä nimenomaan sillä

osapuolen nimellä.

Muistiinpanoihin voimme kohdentaa tämän, samoin kuin liitettyihin sähköposteihin.

Vapaan sanahaun rinnalla meillä on käytössä filtterit.

Filtterit saa näkyviin oikeasta reunasta nuolinäppäimellä.

Toinen tapa saada filtterit näkyviin on search-kentässä oleva painike.

Filtterit on jaoteltu eri välilehdille.

Perusfiltteri löytyy filters-osiosta, additional-puolelta löytyy vähän lisä filttereitä.

Mikäli teillä on omia custom metatietoja käytössä, tulee tähän myös metadata-valikko.

Filttereillä voimme hakea helposti nyt vaikka... tyhjennetään tämä term-haku.

Eli painan tuosta clear search:ia ja otetaan filtterit uudestaan näkyviin.

Ja haetaan vaikka kaikki sopimukset jotka ovat päättyneet ennen tätä päivää.

Löytyy 24 sopimusta.

Filttereitä voi käyttää useita kerralla.

Eli haetaan vielä näistä päättyneistä sopimuksista ainoastaan ne, jotka on Apple-nimisen osapuolen kanssa

tehty. Hakutulokset rajoittui neljään.

Nyt voisin halutessani tehdä vaikka sen vapaan sanahaun vielä näihin neljään sopimukseen.

Haetaan näistä neljästä sopimuksesta ne, joissa on tuo term-sana.

No jokaisesta neljästä sopimuksesta se löytyi.

Eli haku ei enää entisestään rajautunut.

Mutta filttereitä ja vapaata sanahakua voi tosiaan käyttää yhdessä, kun hakee tiettyjä sopimuksia.

Tyhjennetään taas haku clear search -painikkeella.

Filttereistä vielä pari sanaa.

Voimme filttereiden avulla hakea myös puuttuvia tietoja.

Jokaisen filtterin perässä on check box ja kääntämällä se pois päältä

saamme haettua ne sopimukset, mistä kyseinen metatieto puuttuu.

Eli pystymme hakemaan esimerkiksi tässä tapauksessa kaikki ne sopimukset, joissa end date:a ei ole lainkaan määritelty.

Löytyy 279 sopimusta.

Haun voi myös tallentaa.

Eli tehdään taas haku.

Haetaan vaikka kaikki päättyneet sopimukset, joissa on term-sana.

Tässä tapauksessa hakutuloksena on 20 sopimusta.

Ja search-painikkeen takaa löytyy mahdollisuus haun tallentamiseen.

Pistetään tänne vaikka ended term -haku.

Tehdään tästä vielä public, eli kaikki käyttäjät näkevät tämän tallennetun haun omassa hakulistassaan.

Eli käytännössä tässä listassa joka nyt on auki.

Ja tallennetaan. Eli nyt jos nollaan haun, voin täältä search-listasta hakea tuon tallennetun haun mukaiset

sopimukset. Ja huomaamme, että sama kaksikymmentä sopimusta tuli näkyviin.

Mikäli minun pitäisi nyt näistä kahdestakymmenestä sopimuksesta vaikka raportoida eteenpäin, saan kätevästi

download result -toiminnallisuudella tiputettua näiden sopimusten tiedot exceliin.

Excel-tiedosto tehdään taustalla ja siitä lähetetään käyttäjälle sähköpostinotifikaatio,

kun tiedosto on valmis ladattavaksi.

Ladataan tiedosto ja käydään nopeasti katsomassa, miltä se näyttää.

Eli nyt näemme ruudulla kyseisen excel-tiedoston ja näemme, että siinä on kahdenkymmenen

sopimuksen tiedot.

On hyvä huomioida että, excel-tiedostossa on useita välilehtiä ja tässä contracts-näkymässä on kunkin sopimuksen

osalta ne metatiedot, joita sopimuksella on vain yksi.

Täällä on tosiaan kaikki custom metatiedot.

Eli jos teillä on tilillä custom metatietoja otettu käyttöön, myös ne tulevat tähän excel-tiedostoon.

Täältä contracts-näkymästä löytyy myös tuo suora linkki jokaiseen sopimukseen.

Eli tuota linkkiä klikkaamalla pääsisi Zefortissa siihen kyseiseen sopimukseen kiinni.

Mikäli linkkiä klikkaaneella käyttäjällä on oikeus se sopimus nähdä.

Mutta muilla välilehdillä on sopimuksen osalta ne tiedot, joita sopimuksella voi olla 0 - n kappaletta eli useampia

kuin yksi.

Ja näissä välilehdissä avaimeneina toimii sopimuksen avain.

Eli sopimuksen avain sitoo ne tiedot tiettyyn sopimukseen.

Eli tässä tapauksessa nämä kolme tiedostoa kuuluvat tuohon sopimukseen ja contracts-näkymästä löytyy sitten sen

kyseisen sopimuksen avain.

Tämä excel-tiedosto on rakenteeltaan sellainen, että tämä on helppo ladata sisään esimerkiksi

johonkin business intelligence työkaluun.

Tämän pohjalta pystyy sitten rakentamaan tarvittaessa analytiikkaa sopimuskannan päälle.

Tämän excel-tiedoston pystyy hakemaan API-rajapinnan kautta.

Eli mikäli tällaisen BI-välineen päälle raportointia rakentaa, pystyy sen datan lataamisen automatisoimaan

taustalle niin, että sopimustiedot päivitetään vaikka kerran vuorokaudessa BI-työkaluun.

Palataan takaisin Zefortin puolelle.

Hausta vielä muutama huomio.

Ruudun yläreunassa näette koko ajan, mitä valintoja olette tehneet.

Eli tällä hetkellä todellakin haemme end datea, joka on määritelty täksi päiväksi ja vapaata sanahakua term.

Ja tosiaan tuosta clear search -painikkeesta pystyy haun nollaamaan.

Tallennetun haun voi myös halutessaan poistaa.

Eli avaamalla hakulistan, painamalla sieltä edit:iä, voimme poistaa nyt tallennetun haun.

Vielä yksi keino etsiä sopimuksia.

Jokaisen sopimuskortin päällä on similar-painike ja painamalla sitä Zefort hakee kyseisen sopimuksen kaltaisia

sopimuksia järjestelmästä.

Samankaltaisuus perustuu sekä sopimuksen tekstisisältöön, että sen rakenteeseen eli templaattiin, jolla sopimus on

tehty. Tätä samankaltaisuusprosenttia voi säätää.

Oletusarvoisesti se on 80, mutta pistämällä prosentiksi pienemmän arvon löydämme lisää sopimuksia.

Ja toisaalta pistämällä oikein korkean arvon voisimme etsiä sopimuksia esimerkiksi duplikaatti versioita tästä

sopimuksesta tai hyvin pienin muutoksin tehtyä toista versiota sopimuksesta.

Tämä similarity search on yhtä lailla vain yksi hakuehto muiden joukossa.

Eli jos similarity search:lla olemme löytäneet kaksitoista sopimusta, voisin halutessani tehdä vaikka vapaan sanahaun

nyt näihin kahteentoista sopimukseen.

Jos haemme term-sanaa, niistä kahdestatoista sopimuksesta kymmenen sisälsi tuon kyseisen term-sanan.

Tässä lyhyt läpikäynti Zefortin hakutoiminnallisuuksista.