Kontraktshåndtering er en prosess, og elektronisk signatur er en viktig del av denne prosessen. Det er også viktig å se på det store bildet: Hva skjer før og etter dokumentet signeres og hvordan fungerer digitale signaturer som en del av den helhetlige prosessen? I dette innlegget skal vi se på hvor digitale signaturer passer inn i kontraktens livssyklus.
Hva skjer med det signerte dokumentet ditt?
Altfor ofte blir et signert dokument ganske enkelt glemt etter at avtalen er i havn og kontrakten landet. Slik burde det ikke være. En signert kontrakt er et levende dokument som definerer plikter, tidsrammer og leveranser. Det kan være mange som trenger denne informasjonen i hverdagen.
Mange e-signaturtjenester er laget for å gi en førsteklasses signaturopplevelse og mangler likevel kritiske funksjoner for videre kontraktshåndtering etter signering. Det kan være vanskelig å finne fram dokumenter og dele dem med andre eller håndtere større antall dokumenter.
Så hvordan kan du forsikre deg om at de signerte dokumentene alltid er lett tilgjengelige? Før vi går nærmere inn på dette spørsmålet skal vi se på prosessen i sin helhet.
Digital kontraktshåndtering
Enkelt forklart er det tre faser i en kontrakts livssyklus: før, under og etter signering. (Dette gjelder også andre dokumenter som signeres). Før signering skal kontrakten skrives og ferdigstilles. Signeringsfasen gjør avtalen eller transaksjonen offisiell. Etter signering skal partene etterleve forpliktelser som er beskrevet i kontrakten.
➡️ Les mer om kontraktshåndtering i The 2022 Guide to Digital Contract Management.
Når du går inn og ut av signeringsfasen, bør du prøve å redusere manuelt arbeid til et minimum. Manuelt arbeid krever ekstra tid og krefter, men det verste er faren for menneskelige feil og forsinkelser.
La oss ta et praktisk eksempel: hvis et teammedlem er nødt til å laste opp et dokument manuelt til en e-signaturtjeneste og senere laste det ned igjen (og lagre det i en bestemt mappe på en nettverksserver), er det fare for at det ganske enkelt ikke kommer til å skje, at oppgaven blir utsatt i det uendelige, eller at feil versjon av dokumentet blir lagret.
Derfor bør du se etter automatisering. Har e-signaturtjenesten du bruker API-integrasjon med dokumenthåndteringssystemet slik at innhold kan overføres automatisk? Kan du fullføre signeringsfasen direkte fra kontraktshåndteringssystemet?
Bruk et kontraktsarkiv
Å miste en signert kontrakt er rett og slett ikke et alternativ nå til dags. Kontraktene må beskyttes for å holde bedriften gående, håndtere risiko og sørge for at kontraktsfestede forpliktelser og lover blir overholdt.
Hva er viktig i et kontraktsarkiv?
Hvis du ser etter et dedikert kontraktsarkiv, har vi noen spørsmål som kan hjelpe deg med å velge riktig verktøy for deg.
- Kan jeg lagre et ubegrenset antall dokumenter i ubegrenset tid?
- Kan jeg enkelt finne dokumenter jeg trenger ved hjelp av gode metadata?
- Åpner løsningen for flere brukere med forskjellige roller og kan jeg dele dokumenter?
- Har arkivet en innebygd signeringsløsning?
- Kan jeg automatisere prosesser som involverer andre verktøy ved hjelp av integrasjon og API-er?
Istedenfor å bruke en upålitelig mappestruktur på en nettverksserver eller et generisk dokumenthåndteringssystem, vil du sannsynligvis ha mer glede av et dedikert kontraktsarkiv. Et godt kontraktsarkiv tilpasser seg dine behov. Det kan være et verktøy du bruker daglig til kontraktshåndtering eller et automatisert arkiv til signerte digitale dokumenter som du ikke trenger å gjøre noe med i hverdagen.
Alt du trenger å vite om e-signaturer
Hvis du vil vite mer om elektronisk signatur, anbefaler vi vår gratis e-bok The Ultimate Guide to eSignatures. I tillegg til CLM-prosesser, tar den for seg hva som gjør digitale signaturer juridisk bindende og hvordan du kan gjøre dem til et forretningsfortrinn.
