Atria plc

Børsnoterte Atria er et ledende selskap i kjøtt- og matsektoren i Nord-Europa. Atria har omtrent 4400 ansatte i Finland, Sverige, Danmark og Estland. Selskapet ble grunnlagt i 1903 og solgte for netto 1,5 milliarder euro i 2020.

Atrias forrige kontraktshåndteringssystem ble tatt i bruk i 2014 og trengte en oppgradering. Et av ankepunktene mot det gamle systemet var opplasting av kontrakter som til en viss grad faktisk gjorde det umulig å bruke systemet på tvers av forskjellige avdelinger i selskapet. Konsekvensen var at noen kontrakter ble utelatt fra de offisielle kontraktshåndteringsprosessene.

Zefort gikk seirende ut etter omfattende referansetesting

Atrias team begynte å se etter en ny løsning for kontraktshåndtering. Siden selskapet allerede hadde gode verktøy for utferdigelse og signering av kontrakter, så de etter en moderne kontraktshåndteringsløsning for ferdig signerte kontrakter.

Teamet så nøye på eksisterende løsninger for kontraktshåndtering og testet en rekke verktøy. Valget krevde tid og innsats, men teamet fikk også en dybdeforståelse for hvordan forskjellige løsninger faktisk fungerer.

Brukervennlighet var et av nøkkelkriteriene for den nye løsningen: Atria ønsket et moderne og fleksibelt verktøy som kunne gjøre det lett å administrere, arkivere og hente fram kontrakter. Zefort er noe helt annet enn vår forrige løsning. Zefort imponerte oss med brukervennlighet, tilpasningsevne og fleksibilitet. Et Google-lignende fulltekstsøk fungerte også veldig bra – Mari Laurila, Risikoleder, Prosjektleder for fornyelsesprosessen, Atria plc

I tillegg til å være lettere å bruke var fordelene med Zefort økt effektivitet ved hjelp av kunstig intelligens og en pålitelig prosess for å følge med på kontraktens livssyklus ved hjelp av e-postvarsler. Kronen på verket var at Zeforts datasikkerhetsløsning bestod alle kontrollpunktene.

God flyt med automatisk kontraktshåndtering

Det er til enhver tid hundrevis av ansatte som jobber med diverse kontrakter hos Atria. Selv om Zefort ikke har vært i aktiv bruk særlig lenge, er tilbakemeldingene vi har fått til nå positive. Folk synes at kontraktinngåelse er lett og at verktøyet er enkelt å bruke.

Zefort brukes også som styringsverktøy siden toppledelsen i selskapet enkelt kan sjekke kontraktsdetaljer selv som en støtte når beslutninger skal tas.

Atria bruker kontraktskort tilpasset forskjellige kontrakter. For eksempel hjelper Zefort med å koble bestemte metadata utelukkende til visse kontraktstyper slik at utfylling og administrasjon av kontraktsdata blir enklere.

Zefort gir oss for eksempel automatiske e-postvarsler og påminnelser om utløpsdatoer, garantiperioder og kontraktsalternativer. Før Zefort var det opp til enkeltpersoner å huske disse tingene. – Elina Kangas, Advokat, Atria plc

Personlig kundeservice med et klart fokus

Atrias juridiske team ønsker å rette en spesiell takk til Zeforts kundeservice. Kundeservice var til god hjelp allerede i referansetestfasen og i forbindelse med implementering og migrasjon av den eksisterende kontraktsdatabasen. Zeforts produktutviklingsteam lyttet også til våre ideer og behov.

Zefort gir oss raske svar hvis vi har spørsmål eller problemer. Kundeservice har et ansikt: vi møter de samme folkene og vi får den hjelpen vi trenger – Mari Laurila, Risikoleder, Prosjektleder for fornyelsesprosessen, Atria plc

Helt fra starten framstod Zefort som en bedrift som arbeider aktivt for å videreutvikle tjenester ved å lytte til kundene sine. – Merja Harju, Sjefsjurist, Atria plc