Under pandemien ble digital signering med elektronisk signatur en populær løsning. Hjemmekontor og organiserte videomøter ble hverdagskost for både bedrifter og privatpersoner. Selv om pandemien nå er på hell, vil mange av de beste nyvinningene fra hjemmekontortiden bli igjen, og det inkluderer digital signering.
Møter ansikt til ansikt bare for et pennestrøk i signaturfeltet er blitt overflødig siden oppgaven lett kan gjennomføres på nett, uavhengig av sted og tid. Det var B2C-bransjene som først gav digital signering vind i seilene, men nå er det vanlig blant B2B-bedrifter også.
Hva er e-signatur?
Elektronisk signatur, e-signatur, digital signatur – alle disse betyr i bunn og grunn det samme, en underskrivers personlige bekreftelse på et digitalt dokument og samtykke til betingelsene det beskriver.
Elektroniske signaturer kommer i mange former: Du kan f.eks. bruke en elektronisk penn til å skrive ned navnet ditt på en berøringsskjerm eller ganske enkelt svare på en e-post hvor du uttrykker ditt samtykke.
Du kan også bruke en dedikert e-signaturtjeneste til å sende signaturforespørsler og be underskriver om å bekrefte sin identitet ved hjelp av bankinnlogging eller et fysisk ID-kort, for eksempel.
Hva slags bedrifter bruker elektronisk signatur?
Digitale signaturer er kanskje den enkleste inngangsporten til digital arbeidsflyt. Dette er ikke bare for store selskap – tvert imot kan fordelene være vel så store for små bedrifter.
Tenk over hvor mye tid og innsats som går med for å avtale et møte eller sende papirer i en konvolutt. Tid er penger. Ville det ikke være lettere å bare sende en signaturforespørsel fra PC-en og få en signatur der og da?
I tillegg til å spare tid får du en mindre kompleks arbeidshverdag og kontoret blir ryddigere. Når kopioriginalen av en signert kontrakt er digital, slipper du papir og fysiske arkivskap.
I tillegg er elektroniske signaturer bedre for miljøet.
Hva må jeg gjøre?
Her er gladnyheten: Det er lett å komme i gang med e-signaturer, og du trenger ikke noen spesiell teknisk kompetanse. Det finnes mange utmerkede og rimelige e-signaturtjenester som lar deg laste opp dokumentet og sende en signaturforespørsel i løpet av minutter.
Men, det er likevel en del spørsmål du bør stille deg før du starter. Er e-signaturer juridisk bindende i markedet du vil inn i? Hva skjer med dokumentet etter at det er signert? Og, ikke minst, hvordan kan bedriften få mest igjen for å bruke elektroniske signaturer?
Hvis du vil vite mer om disse tingene, anbefaler vi at du leser vår gratis e-bok The Ultimate Guide to eSignatures. Den er til god hjelp for å komme i gang med det grunnleggende, men den tar også for seg optimalisering av CLM-prosesser og essensen i EUs eIDAS-forordning som gjør e-signatur juridisk bindende.
