Er du allerede i gang med elektroniske signaturer? Hvis ikke, hva er det som stopper deg? Digital signatur er ikke enda en byrde – tvert imot. Uansett hvilken bransje du er i, vil elektroniske signaturer sannsynligvis gjøre livet ditt mye enklere og mer produktivt.
Til inspirasjon har vi samlet noen eksempler på hvordan du kan bruke digital signatur i forskjellige forretningsscenarier.
Spar tid (er lik penger)
Når du sparer tid og krefter, sparer du også penger. Med elektroniske signaturer slipper du å styre med håndsignerte papirutgaver av kontrakter eller avtale møter ansikt til ansikt. Bare send en signaturforespørsel fra kontraktshåndteringsprogrammet ditt, så er du i gang.
Elektroniske signaturer kan også gjøre at forretningsprosesser går mye fortere. Når du kan få tak i en viktig signatur på noen minutter (istedenfor dager), kan du få på plass avtaler og lande kontrakter mye raskere.
Automatiske prosesser
Elektroniske signaturer legger til rette for automatiseringsprosesser. Istedenfor å sende dokumentene manuelt via e-post eller tradisjonell post, kan du bruke programvare for å sende signaturforespørsler og arkivere signerte dokumenter. Du kan også automatisere påminnelser eller videresending av det signerte dokumentet.
Automatisering er spesielt nyttig for B2C-kunder som opererer med høye volum. Hvis antall nye kunder per dag skulle gå fra 100 til 500 på en veldig god dag, kan en automatisert prosess takle økningen i volum og eliminere forsinkelser både for deg og kundene dine slik at de får en bedre kundeopplevelse.
Driv internasjonalt
I dag er mange bedrifter internasjonale, og mange ansetter internasjonale talenter som jobber fra eget hjemland. Elektroniske signaturer legger ikke bare til rette for å drive internasjonalt, det er også sikrere.
Ved å bruke en sterk nasjonalt tilgjengelig identifikasjonsmetode sammen med elektronisk signatur, kan du med sikkerhet bekrefte identiteten til den som signerer fra første stund.
Gjør unna administrativt arbeid fortere
I store organisasjoner er det mye internt administrativt arbeid. Fra møtereferater og årsregnskap til arbeidskontrakter og medarbeidersamtaler – det er mange dokumenter som krever validering med signatur.
En digital signeringsprosess gjør det enklere å nå interne og få signaturer raskere.
Ha kontroll over risiko og møt krav
Alle bedrifter påvirkes av generelle og bransjespesifikke regelverk og juridiske krav. Du kan f.eks. bli nødt til å verifisere kundens identitet. Digitale signaturer som benytter sterk digital identifisering, hjelper deg med å leve opp til krav og håndtere risiko.
Gjør signeringsprosessen synlig og bygg tillit
Hvis det er ditt ansvar at dokumenter faktisk blir signert, har elektronisk signatur mye for seg. Når du sender ut signaturforespørsler fra et digitalt system, kan du som regel spore statusen til den enkelte underskriver – har de åpnet signaturforespørselen eller lest dokumentet – og få automatisk beskjed så snart signaturen er på plass. Elektroniske signaturer etterlater seg et tidsstempel slik at du alltid kan spore opp når kontrakten ble underskrevet av de forskjellige partene.
Slik vet du alltid hvem du skal kontakte hvis mange skal signere og det stopper opp. Eller du kan la kontraktshåndteringssystemet sende automatiske påminnelser til den som har glemt å signere. Husk at når signaturprosessen blir åpnere, gjør du ikke bare livet lettere, du bygger også gode relasjoner med kundene dine.
Hvis du vil vite mer om elektronisk signatur, anbefaler vi at du leser vår gratis e-bok The Ultimate Guide to eSignatures. Den er til god hjelp for å komme i gang med det grunnleggende, men den tar også for seg optimalisering av CLM-prosesser og essensen i EUs eIDAS-forordning som gjør e-signatur juridisk bindende.
