Ja, elektronisk signatur er juridisk bindende – og dette er grunnen
Er det lov å bruke elektronisk signatur? Holder slike signaturer vann i retten? Svaret på disse veldig vanlige spørsmålene er et enkelt: Ja, e-signaturer på kontrakter er like lovlige og vel så sikre som signaturer med penn.
I dette innlegget skal vi se på hva det er som gjør e-signaturer bindende. I tillegg skal vi forklare hvorfor en elektronisk signatur er sikrere enn en tradisjonell signatur.
eIDAS gjør e-signatur lovlig i EU
EU og eIDAS-forordningen gjør situasjonen veldig klar for EU-land: Digitale signaturer er like juridisk bindende som tradisjonelle håndskrevne signaturer.
Siden eIDAS-forordningen ble vedtatt i 2014, har den gjort flere typer elektronisk signatur juridisk bindende og håndhevbare. Samtidig som eIDAS fastslår signaturers juridiske status, utgjør forordningen også et rammeverk med klare standarder for elektronisk identifikasjon (eID), elektroniske signaturer og digitale dokumenter i sine medlemsland. Ved å bruke en eID-tjeneste kan du være sikker på identiteten til den som signerer.
Det er likevel greit å vite at ikke alle EUs medlemsstater nødvendigvis tilbyr en nasjonal digital løsning for å bekrefte identiteten til den som signerer. Det betyr ikke at elektronisk signatur ikke kan brukes i disse landene. Du kan f.eks. fremdeles bruke en grunnleggende elektronisk signatur via e-post.
Der de er tilgjengelige, er elektroniske signaturer med sterk identitetsbekreftelse alltid å foretrekke. Sterk autentisering etterlater seg et digitalt fingeravtrykk, en loggført signeringshendelse som forsegles digitalt i det opprinnelige signerte PDF-dokumentet. Ved behov er det derfor mye lettere å bekrefte disse signaturene senere.
3 elektroniske signaturnivåer
Eus eIDAS-forordning om elektronisk identifisering definerer tre e-signaturnivåer: grunnleggende, avansert og kvalifisert.
På et grunnleggende nivå utgjør f.eks. et navn skrevet i en e-post en bindende elektronisk signatur. Avansert elektronisk signatur (AES) tilfører et ekstra sikkerhetslag gjennom at signaturen knyttes direkte til underskriver via en elektronisk identifiseringstjeneste (eID). Et kvalifisert signaturnivå, slik det defineres i eIDAS-forordningen, krever at underskriver bruker et dedikert kvalifisert signaturframstillingssystem (QSCD) ved signering av dokumentet.
E-signaturer utenfor EU
Utenfor EU varierer den juridiske gyldigheten til e-signaturer fra land til land. For eksempel har elektroniske signaturer i USA samme juridiske status som håndskrevne signaturer på grunn av lovene E-Sign Act (2000) og Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Husk å sjekke juridisk status for e-signaturer før du går inn i et nytt marked.
E-signaturer kommer med innebygd sikkerhet
Sammenlignet med tradisjonelle signaturer – en bunke med papirer med et siste pennestrøk på siste side – gir digitale signaturer bedre sikkerhet og ro til sinns.
Når du bruker digitale signaturer, viser du at digitale dokumenter er en del av prosessen. Det er et godt tegn siden en digital prosess vanligvis er raskere og mer effektiv. I tillegg er det mye enklere å arkivere og sikkerhetskopiere et digitalt dokument slik at det alltid er tilgjengelig for bruk i fremtiden.
Når et dokument er forseglet med en digital signatur, blir det nesten umulig å forfalske. Hvis du åpner et dokument med endret signatur i Adobe Reader f.eks., vil programmet straks informere deg om at signaturen er endret. En digital signatur legger også inn et tidsstempel for signaturen, og dokumentet vil alltid vise akkurat når det ble signert.
Med digitale signaturer vil du heller ikke måtte sende duplikater av dokumentene på e-post. Du kan ganske enkelt dele en signeringslenke til dokumentet som er lagret i signeringstjenesten din. Slik får du kontroll over hvem som har tilgang til dokumentet samtidig som du slipper å bekymre deg for om det finnes forskjellige dokumentversjoner.
Metadata sikrer autentisitet
Når et dokument signeres i tråd med eIDAS, inneholder det metadata om signatursertifikatet, signeringssystemet som ble brukt og andre tekniske detaljer som f.eks. informasjon om det digitale seglet som er brukt for å beskytte dokumentet. Det er viktig å lagre originalversjonen av det signerte digitale dokumentet: redigerte digitale versjoner eller utskriftskopier mister alle metadata.
Vil du vite mer om e-signatur?
Enten du er en erfaren ekspert på digital signatur eller helt fersk, anbefaler vi å se på Zeforts gratis e-bok The Ultimate Guide to eSignatures. Den er til god hjelp for å komme i gang med det grunnleggende, men den tar også for seg optimalisering av CLM-prosesser og hvordan bedriften kan ha glede av digitale underskrifter.
