Etterhvert som markedet for kontraktshåndtering og juridisk teknologi utvikler seg, kommer det en konstant strøm av ny terminologi og nye konsepter. Her har du en god ressurs som kan hjelpe deg med å forstå aktuelle diskusjoner knyttet til justeknologi som også ofte omtales som legal tech.
Når du skal ta ordene i bruk, kan du ha nytte av vår Guide to Digital Contract Management.
Avansert elektronisk signatur
Et av tre nivåer for elektronisk signatur definert i EUs eIDAS-forordning om elektronisk identifisering. De to andre nivåene er grunnleggende elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk signatur.
Avtale
Avtale brukes ofte synonymt med kontrakt og betyr en felles forståelse eller ordning som partene har sagt seg enige i. Formelle avtaler bør alltid være skriftlige og signert av representanter for partene.
AI-uttrekk
Et AI-uttrekk (AI extract) refererer til en programvares evne til å behandle en kontrakt automatisk ved hjelp av avanserte algoritmer. Algoritmer som benytter kunstig intelligens kan f.eks. automatisk trekke ut kontraktmetadata fra opplastede dokumenter. En AI-motor kan lære fra det enkelte dokument og bli bedre med tiden.
Godkjenningsfase
Godkjenningsfasen referer til den delen av kontraktshåndteringen som går ut på intern gjennomgang og godkjennelse, vanligvis av øvre ledelse. Godkjenningsfasen er vanligvis siste steg før signeringsfasen. En digital løsning for kontraktshåndtering kan bidra med versjonskontroll, påminnelser og transparens i godkjenningsfasen.
Revisjonsspor (Audit log eller audit trail)
Et revisjonsspor er en logg som sporer hendelser og endringer knyttet til kontrakter. Et revisjonsspor fanger opp hendelser f.eks. ved å registrere hvem som utførte en handling, hvilken handling som ble utført og hvilke endringer det medførte.
Grunnleggende elektronisk signatur
Et av tre nivåer for elektronisk signatur definert i EUs eIDAS-forordning om elektronisk identifisering. De to andre nivåene er avansert elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk signatur.
Endringslogg
En endringslogg er en funksjon i en programvare som gjør det mulig å se over endringer som er gjort i et bestemt dokument over tid og hente fram forskjellige versjoner av dokumentet. Tilgang til en endringslogg er spesielt nyttig under kontraktsforhandlinger og kontraktsarkivering.
Endringsadministrasjon (change management)
Endringsadministrasjon innen kontraktshåndtering refererer til handlinger knyttet til kontraktsendring, oppdatering og endring av kontraktsvilkår. Korrekt håndtering av kontraktsendringer fordrer at endringene blir dokumentert i oppdaterte versjoner av selve kontrakten eller at endringsrelatert kommunikasjon, f.eks. e-poster, legges ved kildekontrakten.
Kontrakt
En kontrakt er en bindende juridisk håndhevbar avtale mellom bestemte parter og foreligger vanligvis i skriftlig form. En kontrakt er gjeldende så snart den er signert av alle kontraktsparter. Stadig oftere utformes, signeres og lagres kontrakter utelukkende i digitalt format.
Endring av kontraktsvilkår
En endring av kontraktsvilkår er en mindre endring, oppdatering eller et mindre tilleggspunkt i en kontrakt. Et digitalt kontraktshåndteringssystem bør gjøre det mulig å gjøre små endringer ved hjelp av versjonskontroll og gjennom å åpne for vedlegg av endringsrelatert informasjon som e-postsamtaler.
Kontraktsarkiv
Et kontraktsarkiv er en dedikert lagringsløsning for signerte kontrakter og en sentral del av et digitalt kontraktshåndteringssystem. Moderne kontraktsarkiv har nyttige funksjoner som automatisert opplasting av kontrakter, AI-basert uttrekk av metadata, fulltekstsøk, delingsfunksjoner og automatiske påminnelser. Moderne kontraktsarkiv er sikre skybaserte tjenester som organisasjoner kan koble seg til overalt.
Kontraktautomatisering
Kontraktautomatisering refererer til bruken av programvare for å gjøre kontraktshåndteringen mer effektiv og redusere andelen manuelt arbeid. Kontraktautomatisering kan f.eks. være smarte kontraktsmaler for kontraktopprettelse eller automatisk oppføring av metadata i kontraktsarkiv. Fordelen med kontraktautomatisering er blant annet at du sparer tid og penger.
Kontraktsutarbeidelse
Kontraktutarbeidelse er fasen i kontraktshåndteringen hvor teksten i kontrakten skrives. Kontraktsutarbeidelsen kan gjøres mer effektiv ved hjelp av smarte kontraktsmaler som veileder deg og til en viss grad automatiserer kontraktopprettelsen.
Kontraktens livssyklus
Kontraktens livssyklus består av de forskjellige fasene i en kontrakts levetid fra utarbeidelse og forhandlinger til kontraktavslutning og langsiktig arkivering.
Kontraktshåndtering eller Contract Lifecycle Management, CLM
Kontraktshåndtering refererer til den planlagte, proaktive håndteringen av kontrakter gjennom hele livssyklusen. God kontraktshåndtering kan gi økt effektivitet, lavere kontraktsrelaterte kostnader og kan hjelpe med å holde styr på kontraktsfestede forpliktelser. Nå til dags finnes det dedikerte CLM-løsninger med programvare for kontraktshåndtering.
Contract management
Ordet kontraktshåndtering rommer altså alle kontraktshåndteringsprosesser i kontraktens livssyklus. Moderne kontraktshåndtering gjennomføres i stadig større grad ved hjelp av digitale verktøy som gjør arbeidet mer effektivt slik at bedrifter sparer penger og fokuserer ressurser og følger opp forpliktelser på en bedre måte.
Kontraktshåndteringssystem
En programvare som har som formål å gjøre kontraktshåndtering enklere. Kontraktshåndteringssystemer kommer med mange forskjellige egenskaper som kontraktutarbeidelse, signering og arkiveringsverktøy. Istedenfor en komplett løsning med fastsatte prosesser, kan bedrifter kombinere separate verktøy for individuelle steg slik at kontraktshåndteringsprosessen blir mer fleksibel.
Contract management system
The same as contract management solution above.
Kontraktslager
Det samme som et kontraktsarkiv, et kontraktlager er i all hovedsak en lagringsløsning for signerte kontrakter. Moderne kontraktlagre åpner for effektiv kontraktshåndtering gjennom AI-basert automatisert opplasting av kontrakter, kraftige søkemotorer, samarbeidsfunksjoner og aktive varsler og påminnelser.
Datamigrering
Datamigrering går ut på å flytte eksisterende kontrakter fra en opprinnelig løsning til et nytt kontraktshåndteringssystem. Datamigrering kan inkludere dataharmonisering (samkjøring av data i forskjellige format til ett samlet datasett), datarensing (oppdagelse og retting (eller fjerning) av ødelagt eller upresis informasjon) eller dataanriking (slå sammen data fra en ekstern kilde med en eksisterende database for å forbedre datasettets kvalitet).
E-signatur
En elektronisk signatur eller e-signatur er en juridisk bindende digital ekvivalent til en tradisjonell underskrift på f.eks. en kontrakt eller avtale. Sikker e-signering kan gjøres med en rekke signeringstjenester, f.eks. Zefort Sign.
Ansvar
Ansvar refererer til kontraktspartenes forpliktelser i henhold til kontrakten. En kontraktspart kan holdes ansvarlig hvis denne ikke lever opp til sine forpliktelser, og dette kan føre til sanksjoner som ofte er definert i kontrakten. God kontraktshåndtering gjør at bedrifter får kontroll over sine egne forpliktelser siden kontraktene blir mer synlige og lettere å kontrollere.
Forhandlingsfase
I forhandlingsfasen diskuterer og justerer partene kontraktsvilkårene. En god programvare for kontraktshåndtering legger til rette for effektive forhandlinger med nettbasert samarbeid, versjonskontroll og endringslogg.
Nettverksserver
Dette er en arkaisk løsning for lagring av kontrakter og andre dokumenter som stammer fra dinosaurenes tidsalder. Denne løsningen er nå erstattet med brukervennlige skybaserte digitale kontraktsarkiv som gjør det enkelt å jobbe med kontrakter.
Ettersigneringsfasen
Ettersigneringsfasen er den delen av kontraktshåndteringen som finner sted etter at kontrakten er signert. Dette inkluderer arkivering av kontrakten, kontraktsfornyelser, endringsadministrasjon og revisjon.
Førsigneringsfasen
Førsigneringsfasen refererer til alt som skjer med kontrakten før den blir signert. Dette inkluderer opprettelse og utarbeidelse av kontrakt, forhandlinger, revisjon og godkjenning.
Kvalifisert elektronisk signatur
Et av tre nivåer for elektronisk signatur definert i EUs eIDAS-forordning om elektronisk identifisering. De to andre nivåene er grunnleggende elektronisk signatur og avansert elektronisk signatur.
Påminnelse
En påminnelse er en type varsel som hjelper de forskjellige interessentene med å holde styr på viktige kontraktfestede forpliktelser og hendelser. En digital kontraktshåndteringsløsning kan f.eks. sende påminnelser om kontraktsfornyelse eller sluttdatoer.
Versjonskontroll
Digitale løsninger har ofte funksjoner for versjonskontroll som betyr at alle versjoner av en kontrakt arkiveres. Det gjør det lettere å sammenligne forskjellige versjoner eller gjenopprette en eldre versjon.
