Fem skäl att investera i ett CLM-system just nu – oavsett andra pågående projekt

Är din organisation involverad i flera olika upphandlingar och tanken av att lägga till ett avtalshanteringssystem (CLM) känns omöjlig? Processen behöver inte vara så tung som du tror! Nedan räknar vi upp fem skäl varför.

1. Begränsade resurser är inget hinder

Om ditt företag har fullt upp med upphandlingar av till exempel CRM- eller ERP-system, kan det kännas bäst att skjuta upp andra anskaffningar. Projekt av det här slaget brukar vara långa och resurskrävande, men med avtalshantering är det inte lika svårt. 

Vi på Zefort har sett till att implementeringen av vår plattform är så enkel och smidig som möjligt. Tack vare det intuitiva användargränssnittet kan vem som helst i ditt team genast börja nyttja alla funktioner utan långvariga implementeringsperioder och användarutbildningar.  

Med Zefort behöver du alltså inte vänta på bättre tider. Kom i gång ett steg i taget och utöka användningen så småningom.

2. Inventarier kan vänta: börja smått, tänk flexibelt

Många företag tänker att hela avtalsarkivet måste få en heltäckande genomgång för att ett CLM-system ska kunna implementeras. Naturligtvis är det viktigt att vara medveten om vad arkivet innehåller, men det är ändå bättre att börja smått, i stället för att starta ett långdraget och arbetsamt inventarium. Vi på Zefort rekommenderar ett mer flexibelt tillvägagångssätt. 

Börja använda Zefort genom att välja ett specifikt verksamhetsområde eller en avtalstyp, som till exempel administrativa avtal, HR-avtal eller leveransavtal. När du väl kommit i gång kan du sedan gradvis utvidga arkivet genom att ta med ytterligare områden och avtalstyper. På det här viset integreras Zefort med olika delar av din verksamhet på ett enkelt, tydligt och effektivt sätt utan stora och mödosamma inventarier.

3. CRM- och ERP-verktyg är inte avtalshanteringssystem

CRM- och ERP-system, som är ämnade för hantering av kundrelationer och affärsprocesser, är vanligen högst upp på prioritetslistan då ett företag överväger sina behov av olika verktyg. Först därefter väcks frågan om avtalshantering och hur de redan implementerade systemen klarar av den biten. CRM och ERP har dock utvecklats för helt andra ändamål än en avtalshanteringsplattform. Ett heltäckande CLM som Zefort är avsett för företagets samtliga avtal, oberoende av ursprung eller innehåll. CRM och ERP tjänar inte samma ändamål.

Eftersom avtalshanteringen bör sträcka sig längre än till enbart vissa delområden i en organisation, spelar integrationer en viktig roll för oss. Genom vårt öppna gränssnitt (API) kan Zefort integreras med vilket system som helst som används i ditt företag. Dessutom erbjuder vi en hel del färdiga integrationer med populära appar, som till exempel olika e-signerings- och HR-system.

4. Ett post-sign-verktyg är en strategisk investering

Då beslutet om att skaffa ett CLM-system har fattats, funderar de flesta företagen om de ska investera i ett system som är ämnat för att skapa avtal (pre-sign) eller ett som betonar arkivering och hantering av signerade dokument (post-sign). Enligt vår mening borde all avtalshantering starta från post-sign-fasen, eftersom det är där avtalet verkligen skapar värde. 

Enbart ett fåtal avtal hanteras i det egna pre-sign-verktyget. Bland annat administrativa register, arbetsavtal och ramavtal härstammar ofta från flera olika källor, både innanför och utanför den egna organisationen. Om dessa inte inkluderas i ett centraliserat arkiv, skapas onödiga klyftor mellan olika avtalstyper. Med hjälp av ett omfattande post-sign-verktyg som Zefort hanterar du samtliga avtal säkert, proaktivt och på ett strategiskt sätt, oavsett deras ursprung.

5. Med Zefort är avtalshantering enkelt och effektivt från första början

Många tror att implementering av ett CLM-system är en kolossal och invecklad process, speciellt gällande överföring av befintliga avtal. I Zefort är detta inget problem, eftersom överföringen kan göras steg för steg. Börja med de mest akuta avtalen och fortsätt sedan att gradvis överföra de som återstår.

Med hjälp av Zeforts AI snappar du dessutom automatiskt upp viktig information från avtalen, vilket underlättar uppbyggandet av ditt avtalsarkiv, utan att du själv manuellt måste mata in massvis med data. Vår metadatamodell kan dessutom skräddarsys enligt behoven i din organisation, för att du ska kunna utveckla era processer på bästa möjliga sätt.  

Ta steget mot smartare avtalshantering redan idag

Även om du jobbar med en full kalender och begränsade resurser, är ett CLM något som är värt att satsa på. Med Zefort kommer du i gång genast, utan invecklade och långvariga processer. I stället får du ett modernt, AI-drivet verktyg som hjälper hela ditt företag att hantera avtal på ett säkert och regelrätt sätt.  

Är du redo att ta steget mot smartare avtalshantering? Kontakta oss med det samma, så hjälper vi dig hitta rätt paket för just din organisation.