Vilken identifieringsnivå ska du välja vid e-signering: stark eller låg?

Zefort Sign, som ingår i Zeforts avtalshanteringsplattform, är en enkel lösning för e-signering. Med Zefort Sign kan samtliga avtalsparter smidigt signera dokument online. När du skapar en ny signeringsbegäran kan du välja mellan två identifieringsnivåer: låg (basic) och stark (strong) identifiering.

Men vad är skillnaden mellan dessa två nivåer, och vilken är lämplig i olika situationer?

Identifiering på låg nivå – som en signering på papper

Vi börjar med det viktigaste: en e-signering, oavsett nivå, är lagligt bindande inom hela EU. Precis som vid en fysisk signering på papper förbinder sig parten som e-signerar ett avtal eller dokument till villkoren.

Med Zeforts Basic-nivå för e-signering identifieras signeraren genom sin e-postadress. Mottagaren får en begäran om signering via e-post och omdirigeras till en webbplats, där hen i lugn och ro kan läsa igenom dokumentet och sedan enkelt signera genom att klicka på en knapp.

Med andra ord litar man på att signeraren har en personlig e-postadress som ingen annan har tillgång till. På denna nivå går det dock inte att obestridligt länka signeringen till en specifik person.

Signering på Zeforts Basic-nivå motsvarar e-signering på låg nivå (basic), som fastställs och definieras i EU:s eIDAS-förordning.

Vid stark identifiering uppvisas även identitetsbevis

Om du använder Zefort Sign med stark identifiering, kan du begära att signeraren bekräftar sin identitet genom en identifieringstjänst via tredje part. Exempel på sådana tjänster kan vara identifiering via bank eller andra nationella system, beroende på land.

Att kräva stark identifiering förändrar inte signeringsprocessen nämnvärt: signeraren får fortfarande en inbjudningslänk skickad till sin e-post och kan läsa igenom dokumentet på en säker webbplats. När användaren vill signera dokumentet, omdirigeras hen till en identifieringstjänst från en tredje part.

Stark identifiering skapar ett digitalt fingeravtryck på det signerade dokumentet – en registrerad signeringshändelse som lagras i en digital försegling, vilken läggs till det ursprungliga signerade PDF-dokumentet. På detta sätt blir det även märkbart enklare att verifiera signeringen vid ett senare tillfälle.

Signering på Zeforts Strong-nivå motsvarar e-signering på väsentlig (advanced) nivå enligt EU:s eIDAS-förordning. På denna nivå är det möjligt att länka signeringen till en enskild person – den som faktiskt har signerat avtalet.

Vilken identifieringsnivå bör du tillämpa?

Om båda signeringarna är lagligt bindande, varför finns det då två olika identifieringsnivåer? Och om stark identifiering anses bättre, vilken nytta har då identifiering på den låga nivån?

Svaret på frågan om vilken identifieringsnivå som är bäst beror på olika faktorer. Beroende på affärsverksamheten kan ditt företag vara skyldigt att använda stark identifiering för att identifiera kunden. Samtidigt finns det fortfarande många länder där stark identifiering på nätet inte är möjligt.

I många fall kan du själv avgöra vilken identifieringsnivå som är mest lämplig.

En fråga som kan hjälpa dig att bedöma vilken nivå du ska använda är: Hur väl känner du din kund eller affärspartner?

Låt oss säga att du ska genomföra en stor affär med en representant från ett välkänt företag som du har känt i flera år. I detta fall känner du till personen och du har förmodligen inte behov av digital identifiering.

I en annan situation, där du ska göra affärer med någon du inte känner så väl, till exempel en person från utlandet, kan det vara klokt att använda stark identifiering för att skapa större trygghet i affären.

Hur stora är dina risker?

Tänk på skillnaden mellan en prenumerationstjänst som kostar 10 kronor i månaden och förvärvet av en industrifastighet för flera miljoner. I det första fallet är riskerna vid en tvist eller hantering av en problematisk kund relativt små. I det andra fallet är det sannolikt att du vill vara mycket försiktigare och noggrant överväga alla aspekter.

Hur långt är avtalsförhållandet?

Vid val av rätt identifieringsnivå är det viktigt att beakta längden på avtalsförhållandet mellan företaget och undertecknaren. Om det handlar om en liten beställning i en webbutik, är det möjligt att samma kund aldrig mer handlar där.

Men om avtalet gäller något långsiktigt, som ett hyresavtal för en bostad eller ett anställningsavtal, kan förhållandet vara giltigt i flera år.

I sådana fall är det fördelaktigt att skapa en stabil grund för samarbetet genom att vänligt be personen att visa sitt digitala identitetsbevis.

Vill du veta mer om e-signaturer? Ladda ner vår omfattande guide här.