Sähköiset allekirjoitukset – nämä asiat sinun tulee tietää
Digitaalinen asiointi ja sähköiset allekirjoitukset löivät lopullisesti läpi pandemian ja etätyön aikana. Työskentely kotoa ja etäpalaverit tulivat tutuiksi niin organisaatioille kuin työntekijöillekin. Vaikka pandemia onkin laantumassa, monet hyväksi havaitut käytännöt ovat jääneet pysyvästi – yhtenä esimerkkinä sähköinen allekirjoittaminen.
Tänä päivänä kasvottain pidettävän palaverin sopiminen pelkkää paperin allekirjoittamista varten tuntuu jo vanhanaikaiselta. Paljon pienemmällä vaivalla allekirjoituksen voi hoitaa verkossa, ajasta ja paikasta riippumatta. B2C-liiketoiminnassa valtavasta nosteesta nauttinut trendi on nopeasti yleistynyt myös B2B-maailmassa.
Mikä sähköinen allekirjoitus oikein on?
Sähköinen allekirjoitus, digitaalinen allekirjoitus, eSignature – kaikki nämä käytännössä tarkoittavat samaa asiaa: henkilökohtaista vahvistusta siitä, että allekirjoittaja hyväksyy noudattavansa allekirjoitetun dokumentin ehtoja.
Sähköiset allekirjoitukset voivat kuitenkin esiintyä eri muodoissa. Esimerkki kevyestä toteutuksesta on vaikkapa erityinen kynä, jolla raapustetaan allekirjoitus pienelle kosketusnäytölle. Toinen esimerkki on sähköposti – allekirjoitukseksi riittää myöntävä vastaus sähköpostin välityksellä.
Toisessa ääripäässä on vaikkapa erityisen sähköisen allekirjoituksen palvelun käyttö, jossa allekirjoittajalle lähetetään allekirjoituskutsu ja häntä pyydetään esittämään henkilöllisyytensä vahvan sähköisen tunnistuksen kautta. Tälläinen tunnistustapa on esimerkiksi useimmille tutuksi tullut pankkitunnistautuminen.
Millaisille yritykselle sähköiset allekirjoitukset sopivat?
Sähköiset allekirjoitukset ovat ehkä helpoin tapa lähteä liikkeelle yrityksen prosessien digitalisoimisessa. Sähköiset allekirjoitukset ei ole tarkoitettu vain miljoonia vaihtaville suuryrityksille: niiden edut saattavat olla itse asiassa vielä tuntuvampia pienten yritysten kohdalla.
Jos lasket yhteen palavereihin tai paperikappaleiden postitukseen käytetyn ajan ja vaivan (aikahan on rahaa!), saatat huomata ettei perinteinen toimintatapa ole kovin tehokas. Eikö olisi paljon helpompaa lähettää verkkopalvelusta allekirjoituspyyntö, jonka vastaanottaja voi allekirjoittaa vaikka saman tien?
Ajan ja vaivan säästämisen lisäksi saat tehtyä työstäsi yksinkertaisempaa ja vähennettyä turhan tavaran määrää. Kun allekirjoitetun sopimuksen alkuperäiskappale onkin pilvipalvelun digitaalisessa arkistossa, voit sanoa hyvästit paperikansioille ja toimistokaapeille.
Myös ympäristö kiittää – sähköisillä allekirjoituksilla on pienempi ympäristöjalanjälki kuin paperilla.
Mitä minun täytyy tehdä?
Hyviä uutisia: sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto on helppoa eikä se vaadi teknistä erityisosaamista. Verkossa on tarjolla monia mainioita sähköisen allekirjoituksen palveluita, joihin voit helposti ladata allekirjoitettavan dokumentin ja lähettää sen saman tien vastaanottajalle.
Muutamaa asiaa kannattaa kuitenkin hieman miettiä. Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti päteviä juuri sinun markkina-alueellasi? Mitä digitaalisille dokumenteille tapahtuu sähköisen allekirjoituksen jälkeen? Ja mikä tärkeintä: mitä kaikkia bisneshyötyjä sähköinen allekirjoittaminen voi tarjota juuri sinulle ja sinun yrityksellesi?
Voit lukea lisää juuri näistä teemoista oppaastamme The Ultimate Guide to Digital Signatures. Opas kertoo sopivasti enemmän perusasioista, sähköisestä sopimushallinnasta ja EU:n eIDAS-asetuksesta, joka määrittää sähköisten allekirjoitusten laillisen pätevyyden.
