Senaatti

Senaatti-kiinteistöjen asianhallintajärjestelmä kaipasi läpikäyntiä. Zefortin tekoälyn avulla seitsemän vuoden työ tehtiin 30 kalenteripäivässä ja sopimusten laatu parani merkittävästi.

Senaatti-kiinteistöt tuottaa toimitilapalveluja valtionhallinnon asiakkaille ja hallinnoi yli 9 000 rakennuksesta koostuvaa 4,3 miljardin euron kiinteistöomaisuutta.

Vaikka sopimuksia on jo pitkään skannattu sähköiseen järjestelmään, järjestelmät ovat ehtineet vaihtua matkan varrella useaan kertaan eikä sopimusten metatietojen keräys ei ollut nykyvaatimusten tasolla. Metatietojen puute hankaloitti sopimusten löytymistä ja pahimmillaan tarkoitti työlästä paperiarkiston läpikäyntiä.

”Senaatin liiketoiminnan luonteesta johtuen sopimuskannasta löytyy jo 1960-luvulla tehtyjä, yhä voimassa olevia sopimuksia. Puutteellisten metatietojen vuoksi oikean sopimuksen löytämiseen on saattanut kulua suhteettomasti aikaa.”- Jussi Hirvelä, Senaatti-kiinteistöjen CIO

75 000 tiedostoa tekoälyn pureskeltavaksi

Senaatti-kiinteistöt halusi parantaa sähköisessä muodossa olevien sopimusdokumenttien löydettävyyttä. Voimassaolevia sopimuksia oli noin 4 000, mutta erityisesti vanhimpien tiedostojen löytäminen oli vaikeaa koska niiden metatiedot eivät läheskään aina olleet hyvällä tasolla.

Koska puuttuvia metatietoja omaavien dokumenttien läpikäynti olisi ollut käsityönä valtava, peräti noin seitsemän henkilötyövuotta, Senaatti päätti säästää aikaa ja rahaa hyödyntämällä tekoälyä.

Projekti toteutettiin Zefortin sopimusten haltuunotto -mallilla, jossa valtava sopimusmassa tuodaan projektiluontoisesti ajan tasalle ilman investointeja perinteisiin IT-projekteihin. Projekti toteutettiin kahdessa vaiheessa.

Ensimmäisessä vaiheessa Zefort opetti omaa DocAI-tekoälymoottoriansa suppealla, noin 200 erityyppisen sopimuksen otoksella. Tämän työvaiheen tarkoitus oli opettaa tekoälyä tunnistamaan halutut metatiedot suuremmasta sopimusmassasta.

Toisessa vaiheessa noin 75 000 puutteellisilla metatiedoilla varustettua dokumenttia syötettiin tekoälylle, joka poimi massasta kaikki tarvittavat metatiedot, kuten sopimustyypin, osapuolet, otsikon ja sopimuksen kohteen. Zefortin järjestelmä osasi samalla tunnistaa tekstin kuvia sisältävistä PDF-tiedostoista ja TIFF-muotoisista skannatuista dokumenteista.

Korkealaatuinen data helpottaa sopimusten hallinnointia

Projektin lopputuloksena Senaatti-kiinteistöt sai listauksen virheellisesti tallennetuista sopimuksista. Kun näiden sopimusten metatiedot korjataan, sopimusdatan laatu paranee ja sopimusten arkinen hallinta helpottuu merkittävästi.

”Tekoälystä puhutaan paljon, mutta konkreettisia hyötyjä ei monikaan ole kyennyt näyttämään toteen. Projekti Zefortin kanssa oli kyllä erittäin hyvä osoitus siitä, että oikein hyödynnettynä tekoälyn avulla saadaan merkittäviä tuloksia aikaiseksi.”  – Jussi Hirvelä, Senaatti-kiinteistöjen CIO