Solita

Solita on pohjoismainen teknologia- ja designyhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen strategista konsultointia, palvelumuotoilua, ohjelmistokehitystä, tekoäly- ja analytiikkaratkaisuja sekä pilvi- ja integraatiopalveluita. Vuosien saatossa vahvasti kasvanut Solita kaipasi kirjavaan sopimushallintaansa yhtenäisempiä toimintatapoja, mikä johti CLM-järjestelmän hankintaprojektiin. Helppokäyttöisyys, integroitavuus ja mahdollisuus yhdenmukaistaa prosessit nostivat lopulta Zefortin muiden yli.

Yhteinen järjestelmä toi selkeyttä ja näkyvyyttä

Ennen sopivan CLM-työkalun löytymistä Solitalla hallinnoitiin sopimuksia toimipaikasta ja yksiköstä riippuen monin eri tavoin. Suomessa käytettiin Jiraa, kun taas muissa maissa käytännöt vaihtelivat. Sopimusten arkistointi oli hajanaista, ja eri toimintojen välillä oli puutteellista näkyvyyttä.

”Organisaation kasvaessa kävi melko nopeasti selväksi, että tarvitsemme toimivamman, ihan oikean sopimusarkistotyökalun”, kuvailee Solitalla Contract Managerina toimiva Carita Granström-Terho.

Zefortin myötä sopimusten arkistoinnista ja hallinnoinnista tuli selkeää ja yhtenäistä, mikä oli avain tehokkuuden parantamiseen. Alustan helppokäyttöisyys vakuutti hiljalleen Solitan koko kansainvälisen tiimin, ja tätä nykyä Zefort onkin käytössä joka puolella yritystä.

Zefort ja Microsoft Entra -integraation voimalla sujuvampaa työnkulkua

Zefortin integraatiot ovat olleet avainasemassa Solitan päätöksenteossa. Zefortin kytkeminen Microsoft Entraan automatisoi käyttäjätietojen ja lisenssien hallinnan. Järjestelmien yhdistäminen on mahdollistanut ajantasaisen käyttöoikeushallinnan ja parantanut työnkulkua, mikä on Solitan kaltaiselle, yli 2000 henkilöä työllistävälle, kansainväliselle yritykselle erityisen tärkeää. Integraatioita tullaan hyödyntämään laajemmin myös tulevaisuudessa.

”Jatkossa käyttöoikeuksien automaatiota lisätään hyödyntämällä laajemmin meidän Workday-ERP:ssä olevaa käyttäjä- ja hierarkiatietoa. Tällä varmistetaan pääsyjen ja luvitusten ajankohtaisuus siihen työhön, minkä parissa ihmiset kulloinkin työskentelevät”, kuvailee Solitan Head of Business Architecture, Jani Rosti.

Nopeaa tukea ja jatkuvaa kehitystä

Zefortin asiakaspalvelu ja tekninen tuki saavat kiitosta nopeasta reagoinnista ja kehitysehdotuksiin vastaamisesta.

”Koen, että voimme olla yhteydessä Zefortin tukeen matalalla kynnyksellä. Parannuksia on jo lyhyessä ajassa saatu aikaiseksi ja on aidosti sellainen olo, että ehdotuksiamme halutaan kuulla”, kertoo Granström-Terho. Tähän yhtyy myös Rosti.

”Zefortin tekninen tuki on omasta näkökulmastani ollut huomattavan nopea. Esimerkkinä käyttäjänhallintaan liittyvässä SCIM-ongelmassa sain apua tavallisen tuen kautta alle tunnissa. Se on poikkeuksellista siihen nähden, että ongelma koski hyvinkin teknistä yksityiskohtaa, jonka tyyppisiä selvittelyitä joutuu yleensä odottelemaan eri tukitasojen läpi”, Rosti kiteyttää.

Zefort Signilla allekirjoitukset kaikkiin sopimuksiin

Solitalla hallinnoidaan kaikenlaisia sopimuksia, kuten asiakas-, kumppanuus-, ja vuokrasopimuksia. HR-osasto hallinnoi yleisten sopimusten lisäksi myös työsopimuksia omassa erillisessä Zefort-tenantissa.

Sopimukset allekirjoitetaan Zefort Signilla, mikä on tehostanut allekirjoitusprosessia merkittävästi. Sähköisen allekirjoituspalvelun avulla kaikki työsopimukset ja muut tärkeät dokumentit voidaan allekirjoittaa helposti ja nopeasti.

”Zefort Sign on ollut meille todella tärkeä työkalu, sillä se on vähentänyt manuaalista työtä ja nopeuttanut sopimusprosessejamme. Aiemmin allekirjoitukset saattoivat kestää viikkoja, mutta nyt ne hoituvat päivissä”, Granström-Terho kuvailee.

Toimiva työkalu puhuu muutoksen puolesta

Zefortin myötä Solitan sopimushallinta on kehittynyt ratkaisevasti. Sopimusten löytäminen on helpompaa, käyttöoikeuksien hallinta on sujuvampaa, ja integraatiot tukevat tehokasta toimintaa. Vaikka uusien järjestelmien käyttöönotossa voi esiintyä alkukankeutta, ovat solitalaiset suhtautuneet muutokseen innolla. Kun työkalut ovat kunnossa, ovat asiantuntijat ottaneet uudenlaista omistajuutta sopimusten järjestyksestä.

”Käyttöönotto on ollut suoraviivaista ja admin-toiminnallisuudet myös helposti omaksuttavissa. Suurin haaste meillä oli sopimusmassan hahmottaminen ja ihmisten sitouttaminen muutokseen, mutta kun tästä vaiheesta päästiin eteenpäin, oli kokonaisuus tekemistä vaille valmis”, Granström-Terho summaa.