I samband med avtalshantering brukar de flesta organisationer fokusera mest på de två första CLM-faserna, det vill säga skapandet och signering av avtal. Även om dessa faser är viktiga, påstår vi att hela avtalslivscykeln borde starta från post-sign-stadiet. Genom att lagra och hantera avtal på ett effektivt och hållbart sätt även efter att de godkänts med en signatur, har du de bästa förutsättningarna för att ta full kontroll över avtalshanteringen i din organisation och därmed gynna hela verksamheten.
Läs vidare för att upptäcka de fem viktigaste skälen att starta avtalshanteringen från post-sign-fasen.
1. Minimera risker och säkerställ compliance
Efter att ett avtal blivit signerat innehåller det en hel del åtaganden, tidsfrister och krav som ständigt behöver följas upp. Om dessa inte hanteras på rätt sätt kan organisationer utsättas för ökad riskexponering och oväntade kostnader. Med hjälp av ett omfattande avtalshanteringssystem kan du aktivt hålla koll på dina åtaganden och minska sannolikheten för tvister och missade datum. Dessutom fungerar ett välorganiserat digitalt avtalsarkiv som en enhetlig informationskälla för samtliga ingångna avtal och garanterar att alla behöriga i din organisation har tillgång till aktuell information.
2. Få ut det största möjliga värdet av avtal
Avtal är inte enbart juridiska dokument, utan även strategiska tillgångar. Under post-sign-fasen kan du se till att få ut det största möjliga värdet av avtal, till exempel genom att justera servicenivåavtal eller aktivt hantera villkor för att nyttja rabatter och erbjudanden.
Om avtalen dessutom hanteras med AI, exempelvis med Zeforts avancerade AI-add-on, kan du enkelt dra ut nyckeltal, följa upp prestationer och analysera olika mönster. AI-drivna funktioner hjälper dig ytterligare att identifiera centrala åtaganden, sammanfatta klausuler och hitta viktiga datum.
➞ Se hur Zefort fungerar genom våra demo-videor.
3. Förbättra samarbetet och öka effektiviteten
Ett flertal olika parter, som till exempel juridikavdelningen, inköp, ekonomi och drift, brukar på ett eller annat sätt delta i post-sign-fasen. Ett smidigt avtalshanteringssystem underlättar samarbetet och gör det enklare för alla att få tillgång till och granska olika åtaganden, samt vidta åtgärder utgående från dessa. Enkel behörighetshantering, som kan stödjas av bland annat SSO, är också väsentligt för att garantera att rätt personer har tillgång till rätt dokument och även kan göra nödvändiga ändringar. Därutöver är automatiserade arbetsflöden ett bra sätt att aktivera olika påminnelser, som minskar mängden manuella uppgifter och frigör tid för mer strategiskt arbete.
4. Hantera förnyelser och utgångsdatum proaktivt
Genom att hantera förnyelser proaktivt kan du göra strategiska förbättringar genom att förhandla om, justera eller vid behov säga upp avtal och därigenom undvika att fastna i föråldrade villkor. En välfungerande CLM-plattform ger dig synlighet över alla kommande förnyelser som hela ditt team har möjlighet att reagera på.
5. Håll dina avtal samlade
Avtal och övriga dokument, som till exempel administrativa register, arbetsavtal eller ramavtal, härstammar typiskt från flera olika källor, både innanför och utanför den egna organisationen. Genom att starta avtalshanteringen från post-sign-fasen garanterar du att samtliga avtal, oavsett ursprung eller ansvarig part, hanteras på samma ställe och på samma sätt.
Om din organisation har egna system för dokumenthantering, finns det olika sätt att sammanslå dem med ett avtalshanteringssystem, till exempel genom integrationer.
Hur är det med pre-sign- och signeringsfaserna?
Om du söker ett heltäckande sätt att hantera avtal är det bäst att börja med post-sign-fasen. Detta betyder ändå inte att förhandlings- och signeringsfaserna skulle vara mindre viktiga.
I förhandlings- eller pre-sign-fasen säkerställs att alla parter är överens om sina åtaganden, rättigheter och förväntningar. Förhandlingarna kan ske på digitala förhandlingsplattformar, allt-i-ett-lösningar som Zefort, eller på mer traditionella sätt. Oavsett hur processen går till, är pre-sign-fasen mer än väsentlig för att hållbara avtal ska kunna skapas.
Signeringsfasen är minst lika viktig, eftersom den förvandlar ett utkast till ett juridiskt bindande dokument. Med hjälp av elektroniska signaturer, som möjliggör kryptering och revisionsspår, har det här steget blivit allt snabbare och säkrare.
Pre-sign- och signeringsfaserna är därmed ytterst relevanta för en helhetlig avtalshantering, medan post-sign-fasen är den som väcker avtalet till liv för att skapa långsiktigt värde.
Sammanfattningsvis: avtalets verkliga värde finns i post-sign-fasen
För att hantera hela avtalslivscykeln på bästa möjliga sätt gäller det att tänka bortom signeringen. Genom att investera i ett CLM-system, som betonar compliance, AI-analys och automatisering, kan avtal förvandlas till praktiskt användbara och strategiska verktyg som i bästa fall främjar hela organisationens framgång.
