10 ominaisuutta, joita jokaisessa modernissa sopimushallinnan työkalussa pitäisi olla

Millaisia ominaisuuksia hyvältä sopimushallinnan ratkaisulta kannattaa vaatia vuonna 2023? Tässä artikkelissa listaamme 10 tärkeintä asiaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun arvioit nykyistä sopimushallinnan ratkaisua tai olet valitsemassa uutta.

Zefortin tavoitteena on tarjota markkinoiden paras pilvipohjainen sopimushallinnan ratkaisu. Listaus on siis kiistämättä puolueellinen – ilman näitä ominaisuuksia asiakkaamme eivät olisi meihin yhtä tyytyväisiä.

#1 Älykäs ja kattava vapaasanahaku

Oikean sopimuksen etsiminen laajasta arkistosta on yksi yleisimmistä ja siksi myös tärkeimmistä sopimusarkistolla tehtävistä toimenpiteistä. Hyvä hakutoiminto auttaa löytämään oikeat sopimukset nopeasti ja luotettavasti. Hakutulosten esitystapa on myös tärkeä: löydettyjä sopimuksia pitää voida selailla helposti suoraan selaimessa ilman tiedoston lataamista omalle tietokoneelle.

Asiakkailta saamamme palautteen mukaan Zefortin hakutoiminnallisuus on yksi palvelun parhaista ominaisuuksista. Haku ei rajoitu pelkästään avainsanoihin tai metadataan, vaan se kattaa koko arkiston tekstisisällön sopimuksista ja liitetiedostoista aina sähköpostikeskusteluihin asti. Suodattimien avulla voit kohdistaa haun vaikkapa pelkkiin otsikoihin ja lopuksi tallentaa usein käyttämäsi haut. Hakutulokset näytetään visuaalisesti, hakusanat korostettuina.

#2 Sopimusten vaivaton arkistointi

Ihmisten motivointi yhteisesti sovittujen prosessien noudattamiseen on usein haastavaa. Jos esimerkiksi sopimusten arkistointi koetaan liian työlääksi tai monimutkaiseksi, pieneltäkin vaikuttava tehtävä jää helposti tekemättä tai sitä lykätään ikuisesti. Siksi sopimusten vaivaton arkistointi on yksi modernin sopimushallintaratkaisun kulmakivistä.

Zefortissa olemme tehneet sopimusten lataamisesta mahdollisimman helppoa. Sopimuksen voi lisätä Zefortiin lähettämällä sen tiettyyn käyttäjäkohtaiseen sähköpostiosoitteeseen, minkä jälkeen sopimus arkistoidaan automaattisesti. Luonnollisesti sopimusten lisääminen on helppoa myös Zefortin selainkäyttöliittymässä tai suoraan sähköisen allekirjoituksen palvelusta.

#3 Ryhmätyöominaisuudet ja käyttöoikeudet

Nykyaikainen sopimusarkisto ei saa olla siilo, johon on pääsy vain muutamalla portinvartijalla. Ratkaisun täytyy mahdollistaa tiedon jakaminen kaikille tarvittaville henkilöille, kuitenkin salassapidettävää sisältöä vaarantamatta. Luku- tai muokkausoikeuksien jakamisen tulee olla selkeää ja läpinäkyvää.

Zefortissa voit jakaa haluamasi pääsyoikeudet yksittäisiin asiakirjoihin tai kansioihin yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille. Kunkin sopimuksen tai kansion oikeuksien tarkistaminen on helppoa, joten voit varmistaa helposti salassapidettävien tietojen turvallisuuden.

#4 Automaattiset muistutukset

Milloin sopimuksenmukaiset palvelut pitikään toimittaa? Milloin sopimuskausi päättyy tai uusiutuu automaattisesti? Muistilappujen tai kalenterimerkintöjen sijaan voit helpottaa tärkeiden sopimuspäivien muistamista jättämällä ne sopimusarkistosi huoleksi.

Zefortissa voit asettaa automaattisia muistutuksia tai hälytyksiä mihin tahansa tärkeään, sopimukseen liittyvään tapahtumaan tai päivämäärään liittyen. Järjestelmä lähettää muistutuksen sähköpostilla halutulle henkilölle ja näyttää kaikki sopimukseen liittyvät toimenpiteet luettelona tai kalenterinäkymässä.

#5 Tekoälyavusteinen metatiedon tunnistaminen

Sopimuksen tai asiakirjan metatiedoilla tarkoitetaan esimerkiksi dokumentin otsikoita, sopimusosapuolia ja sopimuskautta määrittäviä päivämääriä. Metadata on tärkeää sopimusta koskevaa tietoa, jota on kuitenkin todella työlästä syöttää manuaalisesti paikalleen. Ajan säästämiseksi parhaat sopimusarkistot huolehtivat metatiedon keräämisestä käyttäjän puolesta.

Kun asiakirja lisätään Zefortiin, palvelu käy läpi koko dokumentin (tässä yhteydessä luodaan myös vapaasanahaun käyttämä hakuindeksi) ja poimii automaattisesti asiakirjan metatiedot. Käyttäjän tehtäväksi jää vain tietojen tarkistus ja hyväksyntä.

#6 Kattavat integraatiot

Organisaatiossanne käytetään todennäköisesti useita eri ohjelmistoja päivittäisessä työssä niin sopimusten kuin kaikenlaisten muidenkin dokumenttien hallintaan. Integraatiot eri järjestelmien välillä auttavat häivyttämään ohjelmistojen rajat sekä virtaviivaistamaan ja automatisoimaan prosesseja.

Zefortin valmiit integraatiot ja API-rajapinta varmistavat, että sopimushallinta toimii saumattomasti osana suurempaa kokonaisuutta. Voit esimerkiksi arkistoida sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat automaattisesti haluamastasi palvelusta, tehdä kustomoituja työnkulkuja Zapierin avulla tai rakentaa juuri haluamasi kokonaisuuden dokumentoituja ohjelmointirajapintoja käyttäen.

#7 Hiottu käyttäjäkokemus ja matala oppimiskäyrä

Harva tietotyöläinen enää innostuu saadessaan käyttöönsä jälleen uuden ohjelmiston, joka vaatii opettelua ja työtapojen muuttamista. Siksi olemme nähneet paljon vaivaa tehdäksemme Zefortista mahdollisimman helppokäyttöisen ja helposti opittavan – kaikki säästetty aika antaa asiantuntijoille enemmän mahdollisuuksia keskittyä ratkaisemaan oman työnsä olennaisimpia haasteita.

#8 Pankkitason tietoturva

Kun sopimusarkistoon tallennetaan yrityksen toimintojen kannalta tärkeitä dokumentteja tai asiakastietoja, järjestelmän tietoturvan täytyy olla aukoton. Palveluntarjoajan tietoturvakäytäntöjen ja -toimenpiteiden on oltava läpinäkyviä ja hallittuja.

Zefortin ISO 27001 -sertifikaatti varmistaa, että työtapamme ja sisäiset prosessimme ovat ehdottoman turvallisia. Palvelun AES256-salaus, kaksitasoinen tunnistautuminen (2FA) sekä suojattu tietoliikenne palvelinten välillä pitävät kaikki asiakastiedot turvassa. Palvelumme toimii myös täysin GDPR:n vaatimusten mukaisesti.

#9 Luotettava asiakaspalvelu

Hyvä ja nopea asiakaspalvelu on kullanarvoista, kun kaipaat apua palvelun käytössä tai ongelmatilanteessa. Eri käyttäjät haluavat käyttää asiakastukea eri tavoin: toisille on luontevampaa lukea itsenäisesti tukea tuova artikkeli tai katsoa opastusvideo verkossa, kun taas toiset haluavat saada nopeasti asiakaspalvelijan langan päähän.

Hyvä ja henkilökohtainen asiakaspalvelu on yksi Zefortin ylpeydenaiheista. Pyrimme auttamaan mahdollisimman nopeasti ja varmistamaan asiakkaidemme onnistumisen loppuun asti. Jaamme myös muilta asiakkailta meille kertyneitä oppeja ja parhaita käytäntöjä.

#10 Sisäänrakennetut sähköiset allekirjoitukset

Sähköiset allekirjoitukset ovat nopeasti korvaamassa perinteisen kynän ja paperin. Hyödyt on helppo ymmärtää: sähköisen allekirjoituksen voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta, mistä syystä se nopeuttaa merkittävästi sopimusprosesseja. Hyviä sähköisen allekirjoittamisen palveluita on paljon, ja moderni sopimushallinnan ratkaisu saattaa jo itsessäänkin sisältää allekirjoituspalvelun.

Zefortin mukana tulee Zefort Sign, oma sähköisen allekirjoittamisen palvelumme. Zefort Signin avulla allekirjoituksen voi hankkia mihin tahansa sähköiseen dokumenttiin ja arkistoida allekirjoitetun asiakirjan automaattisesti.