Sähköiset allekirjoitukset täydentävät sopimushallinnan prosessin
Nykyaikainen sopimushallinta on prosessi ja sähköiset allekirjoitukset ovat tärkeä osa tuota prosessia. Sähköisistä allekirjoituksista puhuttaessa on tärkeää ajatella myös laajempaa kuvaa – mitä tapahtuu ennen allekirjoitusta ja heti allekirjoituksen jälkeen. Tässä artikkelissa katsomme, miten sähköiset allekirjoitukset toimivat osana koko sopimuksen elinkaarta.
Mitä sopimukselle tapahtuu sähköisen allekirjoituksen jälkeen?
Aivan liian usein pitkään työstetty sopimus unohdetaan heti allekirjoituksen jälkeen. Näin ei pitäisi käydä: juuri allekirjoituksen jälkeen sopimus ja kaikki sen ehdot astuvat voimaan. Sopimus määrittää vastuut ja tehtävät, aikataulut ja toimitettavat tuotteet tai palvelut. Näitä tietoja saattavat tarvita useat henkilöt pitkälle tulevaisuuteen.
Monet verkossa toimivat sähköisen allekirjoituksen palvelut on suunniteltu tarjoamaan nimenomaan helppo ja nopea allekirjoitus. Vaikka itse allekirjoitus olisi helppoa, prosessi jää helposti kesken: allekirjoitettujen dokumenttien tallentaminen, arkistoiminen, jakaminen ja myöhemmin löytäminen saattaa osoittautua vaikeaksi tai mahdottomaksi.
Kuinka siis voi varmistaa, että allekirjoitetut sopimukset löytyvät helposti ja luotettavasti vuosienkin kuluttua? Palataan tähän pian – katsotaan ensin lyhyesti koko sopimushallinnan prosessia.
Digitaalinen sopimushallinta prosessina
Sopimuksen (tai minkä tahansa muun allekirjoitettavan dokumentin) elinkaari voidaan yksinkertaisesti jakaa kolmeen vaiheeseen: allekirjoitusta edeltävä vaihe (pre-signing), itse allekirjoitus (signing) ja allekirjoitusta seuraava vaihe (post-signing). Allekirjoitusta edeltävä vaihe keskittyy sopimuksen kirjoittamiseen ja viimeistelyyn, allekirjoitus tekee sopimuksesta sitovan ja allekirjoituksen jälkeen varmistetaan, että sopimuksen velvoitteet toteutetaan.
Lue lisää sopimuksen elinkaaren hallinnasta oppaastamme Guide to Digital Contract Management.
Pyri vähentämään kaikkea manuaalista työtä allekirjoitusvaiheen ympärillä. Ihmisen tekemän työn vähentäminen säästää työaikaa ja auttaa vähentämään virheitä – esimerkiksi käsin tehty tiedostojen siirtely edestakaisin on virhealtista ja saattaa jäädä usein kokonaan tekemättä.
Jos sopimuksen arkistointi vaatii dokumentin lataamista allekirjoituspalvelusta ja tallettamista juuri oikeaan kansioon verkkolevyllä (ja mahdollisesti dokumentin jakoasetusten määrittelyä), tämä koetaan usein turhan työlääksi ja tehtävä saattaa helposti jäädä tekemättä.
Onneksi automaatio voi rientää apuun. Tarkista, onko allekirjoituspalvelulla ja sopimusarkistollasi valmiita integraatiomahdollisuuksia: saako allekirjoitetun sopimuksen automaattisesti tallennettua oikeaan paikkaan ilman, että käyttäjän täytyy tehdä sitä manuaalisesti. Tai vielä parempaa – onko sopimusarkistossasi sisäänrakennettu mahdollisuus allekirjoittaa sopimus sähköisesti?
Ota sopimusarkisto käyttöösi
Nykypäivänä yritysten täytyy pitää sopimuksensa hyvässä tallessa. Sopimusten huolellinen arkistointi auttaa pitämään liiketoiminnan vauhdissa, auttaa hallitsemaan riskejä ja varmistaa sen, että yritys pystyy vastaamaan sopimuksellisiin velvollisuuksiinsa.
Verkkolevylle rakennetun kansiorakenteen tai geneerisen dokumentinhallintajärjestelmän sijaan suositeltavin vaihtoehto on nimenomaan sopimusten hallintaan suunniteltu sopimusarkisto. Hyvä sopimusarkisto joustaa tarpeidesi mukaan: voit esimerkiksi käyttää sitä joko päivittäisenä työkaluna tai automaattisena arkistona, jonne sähköisesti allekirjoitetut sopimukset päätyvät automaattisesti.
Mitä sopimusarkistolta kannattaa vaatia?
Jos etsit nimenomaan sopimusarkistoksi suunniteltua ratkaisua, tarkista ainakin seuraavat asiat.
- Voiko järjestelmään tallettaa rajattoman määrän sopimuksia ilman aikarajoja?
- Löytyykö arkistoidut sopimukset helposti vapaan sanahaun ja metadatojen avulla?
- Voiko sopimuksia jakaa luotettavasti eri käyttäjille, käyttäjärooleille tai ryhmille?
- Löytyykö järjestelmästä riittävästi valmiita integraatioita muihin palveluihin tai API-rajapinnat jatkokehitystä varten?
Kaikki mitä sinun täytyy tietää sähköisistä allekirjoituksista
Jos haluat tietää lisää sähköisestä allekirjoittamisesta, tutustu ilmaiseen oppaaseemme The Ultimate Guide to eSignatures. Sopimushallinnan prosessin lisäksi oppaamme käy läpi tärkeitä sopimusten lainvoimaisuuteen liittyviä asioita sekä vinkkejä siitä, miten sähköiset allekirjoitukset voivat parantaa liikentoimintaasi.
