Viisi syytä investoida sopimushallintajärjestelmään juuri nyt – muista hankintaprojekteista riippumatta
Oletko mukana useissa samanaikaisissa hankintaprojekteissa, ja sopimushallintajärjestelmän (CLM) lisääminen tähän yhtälöön vaikuttaa mahdottomalta? Se saattaa kuitenkin olla helpompaa kuin uskotkaan.
1. Päihitä rajalliset resurssit
Sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto voi tuntua ylivoimaiselta hankkeelta, jos yrityksesi on jo sitoutunut esimerkiksi CRM- tai ERP-järjestelmän hankintaan. Usein tällaiset projektit ovat työläitä ja vaativat paljon resursseja, mutta sopimushallinnan kohdalla tilanne voi olla toinen.
Olemme suunnitelleet Zefortin käyttöönoton mahdollisimman yksinkertaiseksi, joten käytön voi aloittaa ilman laajamittaista projektia. Intuitiivinen käyttöliittymämme varmistaa, että tiimisi voi hyödyntää Zefortin kaikkia ominaisuuksia ilman pitkää koulutusjaksoa.
Älä siis viivytä CLM-järjestelmän käyttöönottoa muiden kehityshankkeiden vuoksi. Aloita pienin askelin ja laajenna Zefortin käyttöä organisaation muille osastoille sitä mukaa kun muut projektit valmistuvat.
2. Unohda laaja sopimusinventaario: aloita pienestä, ajattele ketterästi
Usein ajatellaan, että CLM:n käyttöönotto vaatii yrityksen koko sopimuskannan laajan läpikäynnin. On toki tärkeää hahmottaa mitä sopimuskanta sisältää, mutta alkuvaiheessa kattava inventaario voi olla liian työläs. Me Zefortilla suosittelemme ketterämpää lähestymistapaa.
Aloita Zefortin käyttö valitsemalla yksi sopimustyyppi tai tietty liiketoiminta-alue, kuten esimerkiksi hallinnolliset sopimukset, HR-sopimukset tai hankintasopimukset. Tämän jälkeen voit laajentaa sopimusarkiston käyttöä hiljalleen tuoden mukaan myös muita sopimustyyppejä. Tällä vaiheittaisella lähestymistavalla Zefort integroituu ketterästi, selkeästi ja tehokkaasti useampiin liiketoimintasi osiin, ilman alkuvaiheen raskasta inventaariota.
3. Älä korvaa sopimusten hallintaa CRM- tai ERP-järjestelmillä
Monet yritykset keskittyvät ensisijaisesti asiakkuuksien ja tilausten johtamisjärjestelmien hankintaan (CRM ja ERP), ja punnitsevat vasta sen jälkeen, miten sopimusten hallinta voisi istua niihin. On kuitenkin hyvä muistaa, että CRM:llä ja ERP:illä on eri käyttötarkoitukset kuin sopimushallinnan järjestelmällä. Zefortin kaltainen kokonaisvaltainen sopimushallinnan työkalu on tarkoitettu nimenomaan yrityksen kaikille sopimuksille riippumatta siitä, mistäpäin organisaatiota sopimus järjestelmään päätyy. CRM- tai ERP-järjestelmät eivät palvele samaa tarkoitusta.
Sopimushallinnan tulee ulottua muuallekin kuin vain tiettyihin osa-alueisiin organisaation sisällä, joten integraatiot ovat Zefortilla tärkeässä roolissa. Avoimen rajapintamme kautta voit integroida Zefortin mihin tahansa muuhun yrityksesi käyttämään järjestelmään. Tarjoamme myös useita suoria integraatioita esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen ratkaisuihin ja HR-työkaluihin.
4. Aloita sopimustesi hallinta post-sign-vaiheesta
Kun päätös CLM-ratkaisun hankinnasta on tehty, puntaroivat yritykset usein sopimusten laatimiseen tarkoitetun pre-sign-työkalun ja sopimusten hallintaan tarkoitetun post-sign-työkalun välillä. Me Zefortilla tiedämme, että post-sign-vaiheesta aloittaminen mahdollistaa sopimusten kokonaisvaltaisen hallinnan.
Kun lähestyt sopimushallintaa post-signin näkökulmasta, vältät erilaisten sopimustyyppien väliset siilot. Todellisuudessa vain harvoja yrityksen omia sopimuksia käsitellään pre-sign -vaiheessa ja pirstoutumista tapahtuukin juuri silloin, kun muualla laadittuja sopimuksia ei sisällytetä keskitettyyn sopimushallintaan. Esimerkkejä näistä ovat hankinnan puitesopimukset, HR-dokumentit ja hallinnolliset asiakirjat. Zefortin avulla varmistat, että kaikki sopimukset pysyvät alkuperästään riippumatta helposti hallittavana kokonaisuutena.
5. Zefortissa sopimusten hallinta on helppoa jo migraatiossa
CLM:n käyttöönotto mielletään usein valtavaksi ja monimutkaiseksi projektiksi – erityisesti olemassa olevien sopimusten siirtämisen osalta. Zefortin vaiheittaisella lähestymistavalla ongelmaa ei kuitenkaan ole.
Vaiheittaisen migraatioprosessimme ansiosta voit tuoda sopimuksia Zefortiin aina tarpeen mukaan, aloittaen niistä, jotka vaativat eniten huomiota. Zefort hyödyntää myös tekoälyä poimiakseen kriittisiä metatietoja sopimuksista, mikä helpottaa sopimuskirjaston rakentamista ilman manuaalista metatietojen syöttämistä. Voit myös muokata ja hienosäätää metadatamallia käytön edetessä.
Sen sijaan, että käyttäisit viikkoja sopimustietojen manuaaliseen syöttämiseen, Zefort tekee työn puolestasi. Voit siis alkaa hyödyntää järjestelmän etuja heti ensimmäisellä sisäänkirjautumisella.
Lopuksi: Sopimusten hallinta on sijoitus tulevaisuuteen
Vaikka aikataulusi on tiukka ja resurssit rajalliset, CLM-järjestelmän käyttöönottoa ei kannata lykätä muiden projektien tieltä. Zefortilla aloitat tehokkaan sopimushallinnan vaiheittain ja ketterästi ilman suuria aloituskustannuksia tai raskaita prosesseja. Samalla saat yrityksesi käyttöön työkalun, jolla hallinnoit uusinta AI-teknologiaa hyödyntäen kaikkia sopimuksia turvallisesti ja sääntelyjen mukaisesti.
Oletko valmis uuteen sopimuksenhallinnan aikakauteen? Hienoa! Ota meihin yhteyttä, niin autamme yrityksesi alkuun.
