Monet organisaatiot keskittyvät sopimusten hallinnassa pääasiassa niiden laatimiseen, neuvotteluun ja allekirjoittamiseen. Kuitenkin tehokkaan sopimushallinnan kannalta on olennaista huomioida koko sopimuksen elinkaari, erityisesti allekirjoituksen jälkeinen vaihe. Vaihetta kutsutaan sopimushallinnassa myös nimellä post-sign. Tässä syitä, miksi sopimushallinnan tulisi painottua allekirjoituksen jälkeiseen vaiheeseen:
1. Riskien vähentäminen ja sääntöjen noudattaminen
Allekirjoituksen jälkeen sopimus sisältää monia velvoitteita, määräaikoja ja sääntöjen noudattamiseen liittyviä vaatimuksia, jotka vaativat jatkuvaa seurantaa. Näiden velvoitteiden laiminlyönti voi johtaa lisääntyneisiin riskeihin ja odottamattomiin kustannuksiin. Käyttämällä kattavia sopimushallintatyökaluja voit hallita näitä vastuita ennakoivasti, vähentäen riitojen tai unohtuneiden määräaikojen riskiä.
Hyvin järjestetty digitaalinen sopimusarkisto toimii yhtenäisenä tietolähteenä kaikille allekirjoitetuille sopimuksille varmistaen, että kaikilla tiimeillä on pääsy ajantasaiseen tietoon. Työkalut, jotka tarjoavat automaattisia muistutuksia sopimusten uusiutumisesta ja päättymisestä, auttavat välttämään ei-toivottuja kustannuksia tai unohtuneita määräpäiviä. Näin pidät sopimukset linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.
2. Sopimusten arvon maksimointi
Sopimukset eivät ole pelkkiä juridisia asiakirjoja – ne ovat strategisia resursseja. Allekirjoituksen jälkeinen vaihe tarjoaa mahdollisuuden maksimoida sopimusten arvo. Esimerkiksi hallitsemalla aktiivisesti sopimusehtoja voit hyödyntää hinnanalennuksia, säätää SLA-tason ehtoja sekä varmistaa, että määrittelemäsi ehdot täyttyvät jatkossakin.
Käyttämällä esimerkiksi Zefortin tekoälyä sopimushallinnassa voit tehokkaasti poimia keskeisiä sopimustietoja, sekä seurata ja analysoida koko sopimuskantaasi. Tekoälypohjaiset näkymät auttavat tunnistamaan keskeiset velvoitteet, tiivistämään sopimuslausekkeet ja asettamaan automaattisia muistutuksia tärkeistä päivämääristä muuttaen sopimukset pelkistä sääntöjen noudattamisen työkaluista todellisiksi liiketoiminnan mahdollistajiksi.
3. Tiimityön ja tehokkuuden parantaminen
Allekirjoituksen jälkeinen vaihe koskee usein eri tiimejä, kuten laki-, hankinta-, talous- ja operatiivisia osastoja. Tehokas sopimushallintajärjestelmä virtaviivaistaa yhteistyötä mahdollistaen sidosryhmien pääsyn sopimuksiin, niiden tarkastelun ja velvoitteiden toteuttamisen helposti. Käyttäjähallinta on myös olennaista, jotta oikeat henkilöt pääsevät turvallisesti ja hallitusti tekemään tarvittavia muutoksia – näin säilytät turvallisuuden ja hallinnan sopimustiedoista.
Automaattiset sopimusprosessit varmistavat, että oikeat toimenpiteet käynnistyvät oikeaan aikaan, kuten ajankohtaisten ilmoitusten tarjoaminen tulevista sopimuspäivämääristä. Nämä prosessit lisäävät tehokkuutta ja vapauttavat lakitiimit strategisempaan työhön toistuvien hallinnollisten tehtävien sijaan.
4. Uusimisten ja päättymisten ennakoiva hallinta
Sopimusten uusimiset ovat tilaisuuksia tehdä strategisia parannuksia tai neuvotella ehtoja uudelleen. Jos niitä ei huomioida, riskinä on jäädä vanhentuneiden ehtojen varaan.
Monipuolinen sopimushallintajärjestelmä tarjoaa näkyvyyden kaikkiin tuleviin päivämääriin mahdollistaen tietoon perustuvia päätöksiä sopimusten uusimisesta, uudelleenneuvotteluista tai sopimusten päättämisestä. Tämä ennakoiva lähestymistapa varmistaa, että sopimukset pysyvät linjassa kehittyvien liiketoimintatavoitteiden kanssa.
5. Tehokkuuden lisääminen ja kustannusten vähentäminen
Allekirjoituksen jälkeisen vaiheen tehokas hallinta vähentää manuaalista työtä ja siihen liittyviä virheitä. Automaattiset prosessit, kuten muistutukset ja raportointi, säästävät aikaa ja resursseja, mikä johtaa kustannussäästöihin. Lisäksi keskitetty sopimusarkisto vähentää päällekkäisyyksiä ja parantaa tiedon saatavuutta, mikä puolestaan lisää organisaation tehokkuutta.
Yhteenvetona, keskittymällä sopimushallinnassa post-sign -vaiheeseen organisaatiot voivat vähentää riskejä, maksimoida sopimusten arvon, parantaa yhteistyötä, hallita uusimisia ennakoivasti sekä lisätä tehokkuutta ja vähentää kustannuksia. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa sopimushallintaan varmistaa, että sopimukset eivät ole vain juridisia asiakirjoja, vaan strategisia resursseja, jotka edistävät liiketoiminnan menestystä.
