Yritysten sopimusten hallinnassa voidaan erotella neljä kehitysvaihetta, jotka yritykset tyypillisesti kulkevat liiketoiminnan kehittyessä. Missä vaiheessa sinun yrityksesi juuri nyt menee?
Varhaisvaihe: Sopimukset tietokoneen kansioissa tai sähköposteissa
Tässä vaiheessa jokaisella osastolla on omat tavat tallentaa sopimuksia milloin tietokoneen kansioihin, milloin oman sopimuskumppanin kanssa käytyihin sähköpostikeskusteluihin. Tämä kehitysvaihe on tyypillinen vasta aloittaneilla yrityksillä. Sopimuksia hoidetaan kuin omakotitalon sähkösopimuksia tai pieniä remonttikeikkoja – ilman mitään kontrollia ja näkymää mitä on sovittu ja kenen kanssa. Kun kaikki on oman muistin varassa, bisnesriskit ovat valtavat.
Vaihe 1: Sopimukset jaetuissa kansioissa
Ensimmäinen varsinainen kehitysvaihe kasvavan yrityksen sopimushallinnassa on luoda jaettu kansiorakenne Google Driveen, Dropboxiin tai oman verkkolevyn z-kansioihin. Kaikilla yrityksen työntekijöillä tai valituilla henkilöillä on pääsy sopimustietoihin. Kun informaatio on hajautettu, voi olla että uuden budjettikauden alkaessa IT-osasto joutuu tekemään vuosittaisen excelöinnin kaikista teknologioista, niiden sopimusajoista ja kustannuksista. Lopulta kaikkia sopimuksia tuskin edes Driven syövereistä löytyy.
Vaikka itse jaetun kansion lisenssihinta ei maksa juuri mitään, kustannuksia syntyy itse sopimusten hallinnan manuaalisesta työstä tai siitä, että sopimus joka pitäisi irtisanoa, on juuri kuukautta aiemmin uusiutunut automaattisesti. Saattaa myös olla, että kansio on yhä jaettu henkilöille, joilla ei pitäisi sopimuksiin enää olla pääsyä. Toisaalta, jaettuja kansioita tarjoava yritys saattaa omistaa oikeudet kaikkiin näihin sensitiivisiin tietoihin, joita heidän palvelimilleen tallennetaan. Käyttöehtojen lukeminen on erittäin suositeltavaa.
Vaihe 2: Kaiken kattava dokumentinhallintaratkaisu
Toisessa kehitysvaiheessa yritys on ottanut käyttöön keskitetyn ratkaisun kaikkien dokumenttien ja sopimusten hallintaan. Markkinoilla on paljon tämän kaltaisia työkaluja, joista esimerkkeinä vaikkapa Sharepoint ja M-Files. Useat tällaiset työkalut eivät ole kuitenkaan rakennettu optimaaliseksi juuri sopimushallinnan prosesseihin. Niiden käyttöönotto konfigurointeineen vaatii lähes aina IT-projektin, ja kaikenkattavasta työkalusta maksetaan kova hinta. Kun dokumentinhallintatyökalun käyttö on raskasta, sopimuksia alkaa jälleen löytyä ihmisten sähköposteista, Drive-kansioista ja Trello-boardeilta. Palataan siis alkupisteeseen.
Vaihe 3: Moderni sopimuksenhallintatyökalu käytössä
Viimeisessä vaiheessa oivalletaan, että modernilla sopimushallinnalla voidaan vähentää kalliiden asiantuntijoiden tekemää manuaalista työtä ja saada merkittäviä kustannussäästöjä. Sopimusten tallentaminen järjestelmään onnistuu kaikilta yrityksen työntekijöiltä yhdellä klikkauksella, tekoäly indeksoi sopimuksen sisällön välittömästi ja automaattiset notifikaatiot muistuttavat sopimuksen kannalta tärkeistä päivämääristä. Sopimukset ovat aina aktiivisina dokumentteja, joihin tulee muutoksia ja täsmennyksiä. Siksi on oleellista, että myös liitteet sekä sopimuskumppanien väliset sähköpostikeskustelut voidaan tallentaa osaksi sopimustietoja.
Edelleen, sopimushallinnan pääkäyttäjän on helppo hallita käyttö- ja lukuoikeuksia. Kun kaikki yrityksen sopimustieto (esim. asiakassopimukset, työsopimukset, hankintasopimukset ja hallituksen pöytäkirjat) keskitetään sille tarkoitettuun työkaluun, saadaan parempi näkymä yrityksen sitoumuksista ja bisnesriskit pienenevät.
Kuva: Sopimushallinnan evoluutio – riskit ja hyödyt
Haluatko astua suoraan maaliin?
Hyvä uutinen on, että sinun ei tarvitse kulkea kallista oppimatkaa kaikkien näiden vaiheiden läpi. Jaetuista kansioista voit ottaa oikotien suoraan moderniin sopimushallintaratkaisuun, ja rakentaa kasvun kestävän toimintamallin joka skaalautuu käyttötarpeitteisi mukaan.
Mainitsemattakin on selvää kenellä palveluntarjoajalla on tällainen ratkaisu. Koska aloitetaan.
