A-lehdet

A-lehdet Oy on osa A-lehdet-konsernia, mediasisältöjen, digitaalisen kaupankäynnin ja kasvumarkkinoinnin edelläkävijää. Yritys julkaisee yli 20 yleisön rakastamaa lehteä, verkkosivustoa ja podcastia sekä tarjoaa kattavia markkinointiratkaisuja yhdessä sosiaalisen median vaikuttajien kanssa.

Ennen Zefortiin siirtymistä, A-lehdillä oli käytössä dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan vastannut tiimin vaatimuksiin. Yksittäisten sopimusten löytäminen ja avaaminen suuresta dokumenttimassasta oli työlästä. Vanha järjestelmä ei myöskään tarjonnut riittävää turvatasoa kaikista tärkeimpien ja luottamuksellisten dokumenttien talletusta varten.

A-lehtien tiimi tutustui erilaisiin markkinoilla oleviin sopimushallinnan ratkaisuihin ja päätyi lopulta valitsemaan Zefortin. Valintaan vaikuttivat erityisesti Zefortin helppokäyttöisyys, tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuudet ja heti käyttövalmis Visma Sign -integraatio sähköistä allekirjoitusta varten.

Yksi ja sama, tietoturvallinen arkisto kaikille tärkeille dokumenteille

Tällä hetkellä A-lehdet käyttää Zefortia kattavasti kaikenlaisten tärkeiden sopimusten ja dokumenttien hallinnoimiseen. Ratkaisulla on noin 30 yksittäistä käyttäjää yrityksen eri osastoilla ja toiminnoissa.

Käyttäjät arvostavat erityisesti sitä, että sopimukset löytyvät nopeasti ja että metadatan ja tägien avulla sopimuksia voi helposti liittää ryhmiksi ja linkittää keskenään. Kiitosta saa myös Zefortin ominaisuus jolla sopimuskorttiin voi lisätä erilaista lisätietoa, kuten sähköpostikeskusteluja.

Edelliseen järjestelmään verrattuna yksittäisten käyttäjien ja käyttäjäryhmien hallinta ja salassapidettävien sopimusten näkyvyyden rajoittaminen on nyt paljon helpompaa.

Zefortin avulla salassapidettävän materiaalin hallinta on helppoa. Voimme luotettavasti hallita pääsyä yksittäisiin dokumentteihin tai kansioihin käyttäjä-, käyttäjäryhmä-, tai yrityksen toimintotasolla. – Sanna Walden, Data Privacy Manager, A-lehdet

Zefortin avulla voimme varmistaa kaikkein luottamuksellisimpien dokumenttien turvallisuuden aina allekirjoituksesta arkistointiin kulkevan täysin digitaalisen prosessin avulla. – Anna-Mari Kettunen, Executive Assistant, A-lehdet

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

A-lehtien tiimi päätti suunnitella kaiken huolellisesti ennen Zefortin käyttöönottoa. Tiimi suunnitteli optimaalisen kansiorakenteen uuteen järjestelmään ja mietti, millaisia käyttöoikeuksia eri käyttäjät ja käyttäjäryhmät tarvitsivat. Huolellisesta suunnittelusta oli lopulta paljon apua ja uuteen järjestelmään siirtyminen kävi helposti.

Kaiken kaikkiaan, siirtyminen digitaaliseen sopimushallintaan on tehnyt A-lehtien arjesta helpompaa.

Zefortin avulla saimme nostettua sopimushallinnan uudelle tasolle. Sopimusten koko elinkaaren hallitseminen on helpompaa ja turvallisempaa kuin koskaan ennen. – Sanna Walden, Data Privacy Manager, A-lehdet

Voin keskittyä töihin paremmin kun Zefort varmistaa sen, että kaikki luottamuksellinen materiaali on hyvässä turvassa. – Anna-Mari Kettunen, Executive Assistant, A-lehdet