Case Åbo Akademi

Åbo Akademi on Turussa ja Vaasassa toimiva kansainvälisesti tunnustettu tutkimus- ja koulutusyliopisto. Åbo Akademin neljässä tiedekunnassa opiskelee yli 5 700 opiskelijaa ja yliopistolla on 1 100 työntekijää.

Yliopiston toimintaan liittyy runsas määrä eri alueiden sopimuksia, aina akateemisen koulutus- ja tutkimuspuolen sopimuksista käytännönläheisiin kiinteistö- ja vuokrasopimuksiin sekä erilaisiin palveluiden hankintasopimuksiin.

Yliopistolla on käytössään asianhallintajärjestelmä, jota käytettiin myös sopimusten tallentamiseen. Käytännössä kaikki sopimukset eivät kuitenkaan päätyneet järjestelmään – sopimuksia säilytettiin paperikappaleina sekä yksittäisten käyttäjien sähköposteissa ympäri organisaatiota.

“Suurin ongelmamme oli se, että sopimusten kokonaiskuvan ja sopimuksiin liittyvien riskien hahmottaminen oli hyvin haastavaa.” – Ia Wilson, Legal Counsel, Åbo Akademi

“Haluamme sellaisen järjestelmän, jota ihmiset haluavat käyttääkin”

Åbo Akademi päätti perustaa projektiryhmän, joka lähti kartoittamaan markkinoilla olevia erityisesti sopimusten hallintaan erikoistuneita ratkaisuita.

Haettavalle ratkaisulle oli yksi johtava kriteeri: sen tulisi olla niin helppokäyttöinen, että Åbo Akademin henkilöstö sitoutuisi käyttämään sitä kattavasti.

“Sopimusten koko elinkaaren hallitseminen on haaste. Me päätimme lähteä liikkeelle prosessin loppupäästä valitsemalla helppokäyttöisen sopimushallinnan ratkaisun, josta kaikki sopimukset löytyvät nopeasti ja kokonaiskuvan muodostaminen on helppoa.” – Ia Wilson, Legal Counsel, Åbo Akademi

Kartoituksen aikana Åbo Akademin tiimi kokeili eri tuotteita ja Zefort vakuutti tiimin jo aikaisessa vaiheessa.

Varsinainen valinta tehtiin kilpailutuksen kautta, jossa valittavan ratkaisun täytyi osoittaa täyttävänsä esimerkiksi tietoturvalle ja tietosuojalle määritetyt vaatimukset.

Sopimukset löytyvät nyt helposti

Zefortin myötä Åbo Akademi on saanut käyttöönsä keskitetyn sopimushallinnan työkalun, joka mahdollistaa sopimusten kokonaiskuvan helpon hahmottamisen.

“Zefort ymmärtää sopimushallinnan haasteet ja haluaa jatkuvasti kehittyä niiden ratkaisemisessa. Zefortin tiimin kanssa on ollut mukava tehdä yhteistyötä.” – Ia Wilson, Legal Counsel, Åbo Akademi

Åbo Akademin tiimi arvostaa Zefortin sopimushallinnassa helppokäyttöisyyden ja kattavuuden lisäksi erityisesti hyvää hakutoimintoa ja mahdollisuutta asettaa muistutuksia tärkeistä sopimuspäivämääristä.

Varsinaisen sopimusarkiston lisäksi Åbo Akademi hyödyntää myös Zefortiin kuuluvaa sähköisen allekirjoituksen palvelua, Zefort Signia. Zefort Signilla allekirjoitetut asiakirjat arkistoidaan automaattisesti Zefortiin, mikä itsessään vähentää manuaalisen työn määrää.

“Suosittelen Zefortia kaikille yliopistoille ja oppilaitoksille, jotka haluavat parantaa sopimusten hallintaa ja helpottaa käyttäjien arkea.” – Ia Wilson, Legal Counsel, Åbo Akademi