Atria Oyj

Atria-konserni on Pohjois-Euroopan johtavia liha- ja ruoka-alan yrityksiä, joka työllistää noin 4 400 henkilöä Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa ja Virossa. Vuonna 1903 perustetun pörssinoteeratun yrityksen liikevaihto vuonna 2020 oli noin 1,5 miljardia euroa.

Atrialla oli käytössään vuonna 2014 käyttöön otettu sopimushallinnan järjestelmä, joka kaipasi päivitystä. Yksi vanhan järjestelmän heikkouksista oli raskas sopimusten vieminen, jonka vuoksi järjestelmää ei välttämättä käytetty kattavasti kaikilla yrityksen osastoilla ja osa sopimuksista jäi sopimushallinnan ulkopuolelle.

Zefort voitti kattavan vertailun

Atrian tiimi alkoi etsimään uutta sopimushallinnan työkalua. Koska yrityksellä oli jo käytössä hyvät sopimusten valmistelun ja allekirjoituksen työkalut, Atria kaipasi nimenomaan sopimusten hallinnointia palvelevaa modernia post-sign-ratkaisua.

Tiimi tutustui kattavasti markkinoilla oleviin vaihtoehtoihin ja otti useampia työkaluja testikäyttöön. Valintaprosessi oli verrattain pitkä ja työläs, mutta se antoi tiimille hyvän kuvan eri ratkaisujen käytännön toimivuudesta.

Tärkeimpiä valintakriteereitä uudelle ratkaisulle oli helppokäyttöisyys: Atria halusi löytää nykyaikaisen, näppärän työkalun, jonka avulla sopimusten elinkaaren hallinnointi, arkistointi ja löytäminen on helppoa.

Zefort oli täysin erilainen kuin aiempi ratkaisumme. Zefort vakuutti helppokäyttöisyydellä, muokattavuudella ja joustavuudella. Googlemainen, kaikkeen sisältöön ulottuva nopea haku on erityisen hyvä. – Mari Laurila, Risk Manager; hankintaprosessin projektipäällikkö, Atria Oyj

Helppokäyttöisyyden lisäksi Atrian tiimi kiinnitti huomiota mm. tehokkuutta parantavaan tekoälyyn sekä luotettavan sopimusten elinkaaren seurannan mahdollistaviin sähköpostimuistutuksiin. Pisteenä i:n päälle myös tietoturva-asiat olivat Zefortilla kunnossa.

Sujuvuutta ja automaatiota sopimushallintaan

Atrialla erilaisten sopimusten parissa työskentelee yhteensä satoja henkilöitä. Vaikka Zefort ei ole ollut vielä pitkään laajan tiimin käytössä, palaute on ollut positiivista – sopimusten vienti on sujuvaa ja työkalua on helppo käyttää.

Zefort toimii myös osaltaan Atrian johtamisen työkaluna, kun yrityksen johtajat voivat päätöksenteon tueksi nopeasti tarkistaa haluamiaan yksityiskohtia helposti löydettävistä sopimuksista.

Atria hyödyntää Zefortissa itse muokkaamiaan sopimuskortteja erilaisille sopimustyypeille. Zefort auttaa esimerkiksi kohdistamaan tietyt metatiedot vain tietyille sopimuksille, joka järkevöittää sopimustiedon syöttämistä ja hallinnoimista.

Saamme Zefortista automaattisesti sähköpostitse hälytykset ja muistutukset esimerkiksi sopimusten päättymisestä, takuuaikojen umpeutumisesta tai optioihin reagoimisesta. Aiemmin nämä asiat ovat olleet liian paljon vain yksittäisten ihmisten muistin varassa. – Elina Kangas, Legal Counsel, Atria Oyj

Yksilöllistä asiakaspalvelua ja fokus kunnossa

Atrian tiimi kiittää erityisesti Zefortin asiakaspalvelua, josta oli apua niin ratkaisuiden vertailuvaiheessa, käyttöönotossa kuin sopimuskannan migraatiossakin. Zefortin tuotekehitystiimi myös kuuntelee aktiivisesti kehitysideoita.

Zefortilta saa nopeasti vastaukset kysymyksiin ja ongelmiin. Asiakaspalvelulla on kasvot: saamme jatkuvasti palvelua samoilta ihmisiltä ja meidän tarpeistamme pidetään huolta. – Mari Laurila, Risk Manager; hankintaprosessin projektipäällikkö, Atria Oyj

Zefortista välittyi alusta asti sellainen mielikuva, että ratkaisua kehitetään aktiivisesti ja käyttäjien tarpeet huomioiden eteenpäin. – Merja Harju, General Counsel, Atria Oyj