Banijay Finland
Zefort Sign ja keskitetty sopimusarkisto mullistivat sopimusten hallinnan
Banijay Finland on yksi Suomen suurimmista TV-tuotantoyhtiöistä, joka tunnetaan huippusuositusta ohjelmatarjonnastaan, kuten Vain elämää, Selviytyjät ja Tanssii tähtien kanssa. Banijaylle sopimusten tehokas hallinta ja arkistointi on ehdottoman tärkeää tuotantojen sujuvuuden takaamiseksi. Kun aiemmat sopimushallinnan haasteet kävivät liian suuriksi, päätettiin yrityksessä kääntyä Zefortin puoleen.
Hajanaiset ja vaikeasti löydettävät sopimukset järjestykseen
Ennen Zefortia Banijayn sopimuksia säilytettiin hajanaisesti eri paikoissa, kuten Google Drivessa, Boxissa ja joskus jopa työntekijöiden omilla koneilla. Vain tärkeimmät sopimukset löytyivät sähköisestä sopimusarkistosta, joka ei vanhanaikaisuutensa vuoksi kuitenkaan ollut kovin toimiva.
”Meillä ei taloushallinnossa tai legal-tiimissä ollut pääsyä moniinkaan sopimuksiin, vaan jouduimme aina kyselemään niiden perään”, kuvailee Liina Laiso, Banijay Finlandin Head of Legal & HR.
Sopimusten hallintaan kaivattiin kipeästi uutta ratkaisua, joka vastaisi nykyaikaisen tuotantoyhtiön tarpeisiin.
Zefortin hakutoiminto ja tekoäly tehostivat sopimushallintaa
Kun Banijayllä lähdettiin hakemaan uutta sopimustenhallintajärjestelmää, oli tälle yksi selkeä vaatimus: kaikkien sopimusten tuli olla helposti ja nopeasti löydettävissä.
”Ehdottomasti yksi tärkeimmistä ominaisuuksista oli hakutoiminto, jonka avulla sopimuksia voi hakea hakusanoilla. Myös tekoälyavusteinen metatietojen tunnistaminen erottui edukseen muista vaihtoehdoista”, Laiso kertoo.
Nyt Banijayn kaikki tuotantosopimukset tallennetaan Zefortiin tuotanto- ja kausikohtaisiin kansioihin, jolloin niihin palaaminen on helppoa ja nopeaa. Lisäksi Zefort Sign -allekirjoitusratkaisu mahdollistaa sopimusten allekirjoittamisen kätevästi ja turvallisesti.
”Lähtökohtaisesti kaikki meiltä lähtevät sopimukset allekirjoitetaan nykyään Zefort Signin avulla”, Laiso painottaa.
Järjestelmä, joka tukee tuotantojen arkea läpi koko yrityksen
Zefort on otettu Banijaylla laajalti käyttöön koko organisaatiossa. Taloushallinnon ja legal-tiimin lisäksi alustaa hyödynnetään tuottajien ja tuotantopäälliköiden toimesta kaikissa tuotannoissa.
”Zefortin avulla allekirjoitamme ja arkistoimme työsopimuksia, osallistujasopimuksia, kuvauspaikkojen vuokrasopimuksia, salassapitosopimuksia ja paljon muuta”, Laiso listaa.
Erityisen paljon kiitosta Zefort saa käyttäjäystävällisyydestään. Banijayn toiminta on hyvin projektiluontoista, mikä tarkoittaa myös paljon vaihtuvuutta Zefortin käyttäjien keskuudessa.
”Zefortin käyttäjäystävällisyyden ansiosta uudet käyttäjät tarvitsevat harvoin erikseen apua, mikä sujuvoittaa ja nopeuttaa toimintaamme huomattavasti”, Laiso kertoo.
Luotettava ja kotimainen kumppani
Zefortin asiakaspalvelu saa Banijaylta pelkkää kiitosta. Nopea reagointi ja kotimaisuus tuovat selvän kilpailuedun:
”Asiakaspalvelu vastaa nopeasti ja suomeksi, mikä on moniin muihin vastaaviin palveluihin verrattuna suuri etu”, iloitsee Laiso.
Zefortin myötä Banijayn sopimushallinnasta on tullut keskitettyä, vaivatonta ja tehokasta, mikä on vapauttanut tärkeitä resursseja muihin tehtäviin.
”Zefortin helppokäyttöisyys, luotettavuus ja kotimaisuus tekevät siitä ratkaisun, jota voimme ehdottomasti suositella muillekin”, summaa Laiso.
Katso demo
Jussi Karttila esittelee Zefortin keskeisimmät ominaisuudet ja kuinka yrityksesi voi hyötyä markkinoiden kenties älykkäimmästä sopimushallinnan ratkaisusta.
