Futurice

Futurice on hyödyntänyt Zefortia sopimusten hallintaan jo neljän vuoden ajan. Tällä hetkellä Zefort auttaa pientä mutta tehokasta lakitiimiä pyörittämään koko konsernin sopimuksia ja tuottamaan dataa liiketoiminnan johtamisen tueksi. Helppokäyttöisyydestään kehuttu ratkaisu on integroitu osaksi ketterää sopimushallinnan kokonaisuutta.

Kun Futurice otti Zefortin käyttöön vuonna 2019, yrityksellä ei ollut entuudestaan keskitettyä hallintajärjestelmää sopimuksille. Futuricen tiimi testasi kattavasti markkinoilta löytyviä ratkaisuja ja päätyi valitsemaan kotimaisen Zefortin. Luotettavuuden ja teknisen toimivuuden lisäksi ratkaisulta vaadittiin erityisesti helppokäyttöisyyttä – esimerkiksi myyjien aikaa ei haluttu uhrata vaivalloiseen metatietojen syöttämiseen.

Zefortin käyttöönoton jälkeen Futurice on kasvanut ja datan merkitys liiketoiminnan kehittämisessä korostunut. Futurice-konserni työllistää yli 850 teknologian huippuammattilaista Suomessa, Saksassa, Ruotsissa ja Isossa-Britanniassa. Sadat asiakasprojektit ja erilaiset yhteistyöjärjestelyt tuottavat Futuricelle jatkuvan uusien sopimusten virran.

Yrityksen kasvaessa koko konsernia palveleva lakitiimi on kuitenkin pysynyt pienenä.

“Fiksu teknologia auttaa lakitiimejä tekemään tehokasta ja mielekästä työtä. Kun automaatio hoitaa rutiineja, kuten sopimustiedon syöttämistä, asiantuntijalla riittää aikaa ratkoa vaikeampia haasteita.” – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Osa sopimushallinnan arkea

Neljässä vuodessa Zefortista on tullut Futuricella osa sopimushallinnan arkea. Ratkaisua käyttävät lakitiimin lisäksi erityisesti myyjät ja asiakasvastaavat sekä konsernin finanssitiimi sekä hallinto.

“Zefort on lunastanut lupauksensa – nyt meillä on keskitetty, helppokäyttöinen työkalu kaikkien sopimusten hallintaan. Uusien sopimusten lisääminen on sujuvaa ja vanhat sopimukset löytyvät nopeasti.” – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Yhteistyön alusta asti Futuricelle on ollut myös tärkeää Zefortin aktiivinen, asiakaskeskeinen ote. Alkuvaiheessa tämä tarkoitti erityisesti nopeaa reagointia palautteeseen ja toivottujen ominaisuuksien toteuttamista mielekkäällä aikataululla. Nykyäänkin yhteydenpito on henkilökohtaista, helppoa ja luontevaa.

Tehot irti integraatioilla

Alusta asti Futuricea kiinnosti Zefortissa se, miten joustavasti ratkaisu integroituu muihin järjestelmiin. Nyt kun sopimusten arkistointi ja säilytys sujuu moitteetta, Futuricen tiimi on alkanut mukauttamaan sopimushallinnan kokonaisuutta vastaamaan paremmin tiimin omiin tarpeisiin ja mieltymyksiin.

Yksi esimerkki tästä on Slack-integraatio, jonka avulla tiimi saa Slack-kanavalleen automaattisen ilmoituksen uusista sopimuksista ja niiden tilasta. Tämä auttaa tiimiä seuraamaan sopimushallintaa sivusilmällä, ilman tarvetta kirjautua Zefortin käyttöliittymään.

“Meille on tärkeää se, että ohjelmisto ei vaadi meitä muuttamaan prosessejamme, vaan se mukautuu osaksi meidän suosimiamme prosesseja. – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice”

Tulevaisuuden kehityskohteita on integraation parantaminen pre-sign -työkaluihin ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisuihin. Rajapintoja pitkin liikkuvan datan tavoite on manuaalisen työn vähentämisen lisäksi myös tiedon korkean laadun varmistaminen.

Artikkelikuva: Mari Mur