Kaleva Media

Kaleva Media on kasvava, Pohjois-Suomen alueelle keskittyvä laaja-alainen noin 700 henkeä työllistävä mediatalo. Paikallista sisältöä tarjoavien lehtien ja verkkojulkaisujen lisäksi Kaleva Media toimii yritysasiakkaidensa markkinointikumppanina.

Ennen Zefortin sopimushallinnan käyttöönottoa Kaleva Medialla oli monille yrityksille tuttu tilanne: vaikka osa sopimuksista oli kootusti tallessa, sopimuksia oli myös hajallaan yksittäisten henkilöiden tietokoneilla sekä sähköposteissa.

Tämän vuoksi ajantasaisen tilannekuvan saaminen esimerkiksi sopimusten voimassaoloista oli haastavaa ja esimerkiksi ihmisten vaihtuminen organisaatiossa aiheutti riskin sopimusten katoamisesta.

”Tarpeeksi yksinkertainen ja selkeä”

Kaleva Media vertaili muutamaa sopimushallinnan ratkaisua ennen Zefortiin päätymistä. Päätöksessä keskeistä oli ratkaisun helppous ja yksinkertaisuus.

Zefortin selainpohjaisen käyttöliittymän avulla sopimukset löytyvät helposti. Sopimuksiin voidaan antaa pääsy tarvittaville henkilöille tai tiimeille – tarvittaessa myös yli organisaation sisäisten rajojen. Kaleva Medialla esimerkiksi taloustiimin asiantuntijat löytävät jatkossa sopimuksiin liittyviä tietoja helposti Zefortin avulla.

Zefortin sopimusarkisto on tarpeeksi yksinkertainen ja selkeä – emme kaipaa raskasta ja vaikeasti opittavaa järjestelmää. – Sari Kipinä

Zefortin varsinainen käyttöönotto oli vaivatonta ja helppoa – suurin työ oli kaikkien olemassaolevien sopimusten keräämisessä ja läpikäymisessä. Kaleva Median tarkoitus onkin laajentaa vähitellen keskitetyn sopimusarkiston käyttöä koko konsernin sisällä.

Sopimukset helposti arkistoon

Nyt kun sopimukset ovat keskitetysti arkistossa tallessa, Zefortin käyttö tarkoittaa Kaleva Medialle uusien sopimusten lisäämistä ja aina tarvittaessa sopimuksen etsimistä Zefortin selainpohjaisesta käyttöliittymästä. Muuta varsinaista sopimusten ylläpitotyötä ei ole.

Pieni mutta arkea suuresti helpottava ominaisuus on se, että Zefortiin voi lisätä sopimuksia suoraan sähköpostia lähettämällä. Samoin arvostamme sitä, että sopimusta koskevat sähköpostikeskustelut voi arkistoida järjestelmään. – Sari Kipinä, johdon assistentti

Sähköpostiarkistoinnin lisäksi Kaleva Medialla on käytössä myös Visma Sign -integraatio, jolla sähköisesti allekirjoitetut sopimukset voidaan arkistoida automaattisesti Zefortiin.

Suosittelen Zefortia kaikille organisaatioille, jotka haluavat saada sopimukset keskitetysti hallintaan. – Sari Kipinä