Länsi-Uudenmaan Hyvinvointialue
Zefort modernisoi julkisen sektorin sopimushallintaa.
Vuoden 2023 alussa sosiaali-, terveys-, ja pelastustoimen palvelut siirtyivät kunnilta hyvinvointialuiden järjestettäväksi. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue otti vastuulleen 10 kunnan ja lähes puolen miljoonan asukkaan palveluiden järjestämisen noin 9 000 työntekijän voimin.
Tuore organisaatio lähti rakentamaan hallintoaan puhtaalta pöydältä. Tämä tarkoitti esimerkiksi sitä, että sopimusten hallintaan ei ollut valmiiksi mitään ratkaisua. Sopimushallinnan järjestelmälle oli kuitenkin akuutti tarve: kunnilta ja kuntayhtymiltä oli siirtymässä yli 5 000 sopimuksen massa.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tarvitsi siis nopeasti käyttöönsä järjestelmän, jossa oli mahdollista syöttää ja luokitella tuhansia sopimuksia tehokkaasti. Tähän tehtävään valittiin Zefort.
Näkyvyyttä ja proaktiivisuutta sopimushallintaan
Tällä hetkellä Zefortia käytetään kaikkien erilaisten sopimustyyppien hallintaan. Ratkaisun käyttö laajenee samalla kun eri käyttäjät alkavat hyödyntää sitä. Zefortin käyttäjiä ovat mm. sopimussiirtoja tekevät hankinnan asiantuntijat sekä palvelukuvauksia ja toimittajatietoja tarkistavat päälliköt.
“Hankinnan näkökulmasta on tärkeää, että sopimukset ovat helposti saatavilla koko sopimuskauden ajan. Sopimushallinnan työkalu mahdollistaa sopimuksien johtamisen ja sopimuskauden aikaisten sopimustoimenpiteiden, kuten hinnanmuutosten ja reklamaatioiden, keskittämisen.” – Emilia Kortelainen, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen vt. hankintajohtaja
Zefortia on hyödynnetty erityisesti kunnilta ja kuntayhtymiltä siirtyneiden, sisällöltään hyvin erilaisten sopimusten kartoitukseen ja luokitteluun.
Zefort täyttää julkishallinnon tarpeet
Julkisen sektorin toimintaa ohjaavat useat lait, kuten hankintalaki kilpailutusvelvoitteineen, jotka osaltaan vaikuttavat myös sopimushallintaan. Sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisestä on oma lakinsa, joka sisältää mm. erilaisia valvontaan liittyviä lakisääteisiä velvollisuuksia. Edelleen, arkistolaki asettaa vaatimuksia asiakirjojen pitkäaikaissäilytykselle.
ISO 27001 -sertifioitu, tietoturvallinen Zefort täyttää lakivaatimukset ja mahdollistaa esimerkiksi GDPR:n mukaisen asiakirjojen säilytyksen.
Zefortin ominaisuudet helpottavat julkishallinnon työtä:
“Mahdollisuus linkittää sopimuksia ja asiakirjoja toisiinsa on todella hyödyllinen, esimerkiksi hankintapäätösten ja niitä seuraavien sopimusten yhdistäminen pitämään sopimukset järjestyksessä.” – Emilia Kortelainen, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen vt. hankintajohtaja
Julkisen sektorin modernisointi
Yksi tapa vastata julkishallinnon kohtaamiin haasteisiin on modernien digitaalisten työkalujen käyttöönotto. Fiksut työkalut voivat osaltaan helpottaa asiantuntijoiden työkuormaa ja vapauttaa aikaa rutiineista tuottavampaan työhön.
“Suosittelen Zefortin sopimushallintaa erityisesti organisaatioille, joilla on sopimusmassa, jota on tarve organisoida ja luokitella.” – Emilia Kortelainen, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen vt. hankintajohtaja
Katso demo
Jussi Karttila esittelee Zefortin keskeisimmät ominaisuudet ja kuinka yrityksesi voi hyötyä markkinoiden kenties älykkäimmästä sopimushallinnan ratkaisusta.
