Lukander Ruohola HTO
Lukander Ruohola HTO keskitti hajanaiset sopimukset turvalliseen pilveen
Asianajoyrityksen asiakkaille laatimat asiakirjat olivat hyvässä järjestyksessä, mutta yrityksen omat sopimukset olivat hajallaan yrityksen viidessä eri toimipisteessä. Zefort sopimushallinnan pilvipalvelu keskitti dokumentit samaan paikkaan ja paransi tiedonhakua merkittävästi.
Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO on noin 40 hengen yritysjuridiikkaan keskittynyt asianajotoimisto, jolla on toimipisteet Suomessa viidellä paikkakunnalla. Toimialastaankin johtuen sopimukset ovat yritykselle merkittävässä asemassa, mutta käytännössä ennen Zefortin palvelun käyttöönottoa yrityksen omia sopimuksia säilytettiin usein yksittäisissä toimipisteissä.
Sopimustiedon hajaantumisen vuoksi esimerkiksi kokonaiskuvan saaminen oli haastavaa sekä tiedonhakuun meni usein liikaa aikaa. Tarvittavan sopimuksen etsimiseen ja oikeaan paikkaan toimittamiseen saattoi pahimmillaan kulua useita tunteja.
”Zefort palvelun ansiosta saimme koko organisaation sopimukset erillisistä toimipisteistä keskitettyyn paikkaan. Nyt kokonaiskuva sopimuksista on selkeä ja yksittäisen sopimuksen löytäminen merkittävästi lähtötilannetta parempi.”- Jarkko Ruohola, toimitusjohtaja, Lukander Ruohola HTO
Sopimukset helposti ja turvallisesti pilveen
Lukander Ruohola HTO valitsi Zefort:n sopimustenhallintaratkaisun käyttöönsä. Pilvipohjainen palvelu tarkoitti sitä, että jatkossa sopimukset olisivat tallessa keskitetyssä paikassa, johon juuri halutuilla henkilöillä on pääsy milloin ja mistä vain.
Keskitetyn sopimushallinnan jalkauttaminen tarkoitti käytännössä sopimustiedostojen lataamista pilvipalveluun – mittavampaa IT-kehitysprojektia ei tarvittu. Suuriin sopimuskokonaisuuksiin kuuluvat lukuisat liitteet koottiin yhdeksi nipuksi, jolle latausvaiheessa valittiin yksi pääsopimus. Tämä helpottaa suurienkin kokonaisuuksien hallintaa.
”Zefort:ta käyttäessäni kiinnitin huomiota etenkin sen helppokäyttöisyyteen. Palvelu on selkeä ja hyvin käyttäjäystävällinen. Yksinkertainen otsikointi ja selkeät käskytoiminnot tekivät käyttökokemuksesta miellyttävän.” – Anni Laukkanen, lakimiesharjoittelija ja Zefort:n pääkäyttäjä, Lukander Ruohola HTO
Tarvittava tieto löytyy nopeasti
Latauksen yhteydessä Zefort analysoi sopimukset automaattisesti. Kun sopimus on lähetty järjestelmään, sopimusten sisältämää tietoa pystyy jatkossa etsimään tehokkaasti kattavalla sanahaulla ja hakutulosten rajauksella.
”Googlemainen haku koko sopimuskantaan on todella tehokas ja yllätti toimivuudellaan.” – Anni Laukkanen
Jatkossa kaikki sopimusten omistajat voivat itse helposti lähettää sopimuksensa palveluun. Kun sopimusten syöttäminen on mahdollisimman vaivatonta, työvaihe ei jää roikkumaan eikä erilliselle arkistointiroolille ole enää tarvetta.
Katso demo
Jussi Karttila esittelee Zefortin keskeisimmät ominaisuudet ja kuinka yrityksesi voi hyötyä markkinoiden kenties älykkäimmästä sopimushallinnan ratkaisusta.
