Lyyti

Lyyti menetti hajanaisen sopimusdatan vuoksi yli 30 000 € vuodessa. Zefort sopimushallinta automatisoi sopimusten ylläpidon. Nyt sopimukset löytyvät nopeasti ja Lyyti voi helposti karsia turhat kustannukset pois.

Lyytin verkkopalvelun kautta organisoidaan vuosittain yli 50 000 tapahtumaa ympäri maailmaa ja palvelulla on yli 10 000 käyttäjää kymmenissä eri maissa. Yrityksen asiakas- ja henkilöstöhallinnan sopimukset olivat hyvässä järjestyksessä, mutta esimerkiksi erilaiset hankintasopimukset olivat hajallaan ympäri organisaatiota.

Yrityksellä ei ollut selkeää kokonaiskuvaa voimassa olevista ja vanhenevista sopimuksista. Tällöin esimerkiksi jatkuvia kustannuksia tuovien palveluiden määrä ja todellinen tarve ei ollut johdon tiedossa.

”Sopimusdatan piiloutuminen eri käyttäjätileille, luottokorteille ja sähköposteihin maksoi meille pahimmillaan 30 000 € vuodessa.”- Petri Hollmén, Lyytin toimitusjohtaja

Lyyti pyrki itse selvittämään tilannetta keräämällä projektiluonteisesti sopimuksia organisaation uumenista. Tämä toikin kertaluonteisesti merkittäviä kustannussäästöjä, kun tarpeettomia ja päällekkäisiä sopimuksia voitiin irtisanoa. Arki kuitenkin osoitti nopeasti sen, että haasteet sopimustietojen ajan tasalla pitämisessä jatkuivat.

Zefortin sopimustenhallinta automatisoi ylläpidon

Lyyti päätti ratkaista sopimusongelmansa ottamalla käyttöön Zefort sopimustenhallintaratkaisun. Zefortin tekoälyyn perustuva ratkaisu otettiin käyttöön kaikille sopimuksille lukuunottamatta asiakas- ja työsopimuksia, jotka olivat entuudestaan jo hyvin hallinnassa.

Siirtymä Zefortin ratkaisuun alkoi vastuiden ja prosessin suunnittelulla. Kenelle luodaan pilvipalvelun käyttäjätunnukset? Mitä oikeuksia käyttäjille annetaan? Miten kaikki uudet sopimukset jatkossa lisätään järjestelmään?

Avainasemassa oli sopimusten syöttämisen vaivattomuus. Käytännössä Lyyti päätti, että koko organisaatiota ohjeistetaan yksinkertaisesti lähettämään uudet sopimukset määrättyyn sähköpostiosoitteeseen. Tämän jälkeen sopimukset ohjautuvat Zefortin palvelussa Lyytin Contract Managerin tilille, joka tarkistaa sopimuksen ja hyväksyy sen järjestelmään. Samassa yhteydessä sopimuksille voi syöttää erilaisia aktiviteetteja varmistamaan sen, että esimerkiksi päättymispäiviin osataan reagoida ajoissa.

Kaikki sopimukset helposti löydettävissä

Nyt Lyytillä ollaan tyytyväisiä siihen, että kaikki sopimukset löytyvät helposti yhdestä pilvipalvelusta. Turhat sopimukset voi helposti katkaista ja tärkeiden sopimusten jatkuvuus voidaan luotettavasti varmistaa.

”Zefortin avulla riittää, kun uuden sopimuksen Lyytissä tehnyt henkilö lähettää tuon sopimuksen sähköpostilla eteenpäin. Tekoäly hoitaa lähes kaiken muun. Nyt meillä on jatkuvasti hyvä käsitys siitä, mitä sopimuksia Lyyti on solminut.” – Juhani Siro, Contract Manager, Lyyti