Nitor

Digitaalinen insinööritoimisto Nitor työllistää yli 230 digitaalisen kehityksen ammattilaista Suomessa ja Ruotsissa. Nitor tarjoaa palveluita organisaation strategiaan, ketteryyteen, muotoiluun, dataan ja teknologiaan liittyen – laajalle skaalalle toimialansa johtavia yrityksiä.

Kasvavan ja kansainvälistyvän liiketoiminnan myötä Nitor oli tilanteessa, jossa yrityksellä oli käytössä useita palveluntarjoajia sähköisiin allekirjoituksiin, niin Suomessa kuin muissa Pohjoismaissa. Vaikka sopimuksia hallittiin sähköisesti, käytössä ei ollut varsinaista keskitettyä sopimushallintajärjestelmää.

Nitorilla huomattiin, että sopimushallinnan kokonaisuus oli muodostunut liian pirstaloituneeksi ja tehottomaksi. Allekirjoituspyyntöjen hallinnointi oli hidasta ja  sopimusten siirtäminen allekirjoituspalveluista arkistoon vaati manuaalista työtä.

Zefortin helppokäyttöisyys miellytti

Nitor alkoi etsiä ketterää tapaa hallinnoida sopimuksia. Tiimi tutustui useaan järjestelmään ja huomasi, että monet ratkaisut olivat tehty valtavien korporaatioiden käyttöön – tuhansille käyttäjille suunnitellut järjestelmät olivat Nitorin tarpeisiin liian jähmeitä ja monitahoisia. Toisaalta, osa ehdokkaista oli liian pieniä eivätkä vielä riittävän kypsiä Nitorin tarpeisiin.

“Zefortissa meitä miellytti erityisesti helppokäyttöisyys ja esimerkiksi sujuva käyttäjien hallinnointi. Ratkaisuun kuuluva sähköisen allekirjoituksen palvelu, Zefort Sign, oli merkittävä osa valintamme taustalla.” – Pekko Linnanmäki, Legal Counsel, Nitor

Nitor kehittää omia prosessejaan aktiivisesti ja pyrkii parantamaan yhteistyötä myös palveluntarjoajien kanssa. Zefortin osalta Nitor on tyytyväinen siihen, miten parannusehdotukset ja kehitysideat otettiin vastaan.

Zefort Sign teki allekirjoittamisesta sujuvaa

Tällä hetkellä Nitor käyttää lähes yksinomaan Zefort Signia kaikkiin sähköisen allekirjoituksen tarpeisiin. Ratkaisevaa oli mahdollisuus allekirjoittajan vahvaan tunnistamiseen niin Suomessa kuin myös muissa Pohjoismaissa.

“Aiemmin käytimme useita eri sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja – nyt Zefort Sign kattaa lähes kaikki tarpeemme. Kun allekirjoituksia on paljon, nopeus ratkaisee: nyt allekirjoittaminen onnistuu viiden minuutin sijaan yhdessä minuutissa.” – Pekko Linnanmäki, Legal Counsel, Nitor

Ajansäästöä sopimushallintaan tuo nyt myös se, että Zefort Signilla allekirjoitetut asiakirjat talletetaan automaattisesti suoraan Zefortin sopimusarkistoon. Nitorilla manuaalista työtä helpottaa myös mahdollisuus määritellä allekirjoittajajoukkoja toistuvien asiakirjojen, kuten kokouspöytäkirjojen, sujuvaa allekirjoitusta varten.

“Zefort Sign on hyvä allekirjoituspalvelu – järjestelmä on helppo käyttää ja sen kehittämisessä otetaan käyttäjien tarpeet huomioon.” – Pekko Linnanmäki, Legal Counsel, Nitor