Rovio

Rovio on Nasdaq Helsingissä listattu peli- ja viihdealan yritys, joka tunnetaan globaalisti parhaiten Angry Birds -menestysbrändistään. Roviolla on kaikkiaan seitsemän pelistudiota, jotka sijaitsevat pääosin Pohjoismaissa.

Ennen Zefortia Rovion tiimi käytti suosittua dokumentinhallintaratkaisua yrityksen sopimusten hallitsemiseen. Tiimi ei ollut kuitenkaan täysin tyytyväinen ratkaisuun: sen käyttö tuntui raskaalta ja kömpelöltä, ja esimerkiksi metadatan ja käyttäjien pääsyoikeuksien hallinta oli turhan monimutkaista ja aikaavievää.

“Meillä oli kattava DMS-järjestelmä, mutta käytännössä hyödynsimme vain hyvin pientä osaa sen toiminnoista. Halusimme vaihtaa helpompaan, nimenomaan sopimushallintaa varten suunniteltuun ratkaisuun.”  – Minna Raitanen, General Counsel, Rovio

Helppo migraatio 15 000 dokumentille

Ennen Zefortiin päätymistä Rovion tiimi vertaili useita markkinoilla olevia vaihtoehtoja. Lopulta Zefort tuntui täyttävän kaikki vaatimukset.

“Zefort on yksinkertainen ja joustava käyttää. Se täyttää kaikki tarpeemme. Nyt kuka tahansa voi löytää etsimänsä tiedon nopeasti ja luotettavasti.” – Marita Viekonelo, Paralegal,  Rovio.

Siirtyminen vanhasta järjestelmästä uuteen tarkoitti yli 15 000 dokumentin migraatiota Zefortiin. Tähän tarkoitukseen Rovio päätti tilata Zefortilta avaimet käteen -migraatioprojektin. Roviolle migraatio tarkoittikin vain muutamaa suunnittelupalaveria Zefortin kanssa, minkä jälkeen Zefortin tiimi siirsi sopimusdatan uuteen järjestelmään.

Zefortin helpon käyttöliittymän ja Rovion näppärien käyttäjien ansiosta Rovio ei nähnyt tarvetta erilliselle käyttäjäkoulutukselle – sujuvan käytön oppimiseen riittivät Zefortin verkkotutoriaalit ja -videot.

Helppokäyttöinen arkisto kaikille tärkeille dokumenteille

Rovio käyttää tällä hetkellä Zefortia kaikkien sopimustensa ja muiden tärkeiden dokumenttiensa arkistona. Lakitiimin lisäksi Zefortia hyödyntävät myös Rovion liiketoiminta-, talous- ja HR-tiimit.

Rovion tiimin mielestä Zefortin ykkösominaisuudet ovat kattava hakutoiminto, selkeä käyttöliittymä, metadatan ja käyttäjien helppo hallinta sekä integraatio sähköiseen allekirjoituspalveluun. Tiimi arvostaa myös jatkuvasti palveluun lisättäviä hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten mahdollisuutta linkittää toisiinsa liittyviä sopimuksia keskenään.

“Suosittelen Zefortin sopimushallinnan ratkaisua käytännössä kaikille yrityksille. Meille oli juuri oikea päätös siirtyä kaikenkattavasta dokumentinhallinnasta erityisesti sopimushallintaan suunniteltuun ratkaisuun.” – Minna Raitanen, General Counsel, Rovio