S-Pankki

1. Faktat

Toimiala: Pankki- ja rahoituspalvelut
Henkilöstö: n. 1200
Asiakkaat: 3,4 miljoonaa
Sopimuksia Zefortissa: n. 1200
Käyttö: toimittaja- ja sopimuskannan keskitetty hallinta, viranomaisraportointi

S-Pankki on S-Ryhmän omistama, suomalainen pankki, jonka tavoitteena on tehdä suomalaisten arjesta sujuvampaa tarjoamalla asiakkailleen helppoja ja hyödyllisiä pankkipalveluja. Yritys toimii vahvasti säännellyssä toimintaympäristössä, jossa sopimuksilla on keskeinen rooli sekä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamisessa että viranomaisvaatimusten täyttämisessä.

Zefortissa hallinnoitava sopimuskanta kattaa toimittajia ja ulkoisia kumppaneita koskevia sopimuksia, joita hallinnoidaan S-Pankin useissa eri tiimeissä. Sopimustenhallinnan merkitys korostuu erityisesti riskienhallinnan, tietoturvan ja regulaation näkökulmasta.

2. Haasteet: sääntelyn kiristyessä työkalut eivät tukeneet tarpeita

Uutta sopimushallintajärjestelmää lähdettiin kilpailuttamaan, koska aiemmin käytössä ollut työkalu ei vastannut pankin kasvaviin vaatimuksiin – erityisesti metatietojen ja viranomaisraportoinnin osalta.

Keskeinen ongelma oli se, että järjestelmä ei tarjonnut riittäviä mahdollisuuksia kustomoida metatietokenttiä ja vastata uusiin sääntelyvaatimuksiin, kuten DORA-asetukseen.

Haasteet näkyivät myös arjessa.

”Sopimusten löytäminen oli vaikeaa, ja tietojen hakeminen vaati erillisiä ohjeita. Sopimusten arkistointi ja metatietojen ylläpito oli pitkälti yhden, erikseen nimetyn tiimin vastuulla, mikä hidasti toimintaa ja lisäsi riippuvuuksia”, kertoo S-Pankissa IT-päällikkönä toimittajahallinnan parissa toimiva Anne Ruuskanen.

3. Vaatimukset: näkyvyys, metatieto ja sääntelyn tuki etusijalla

”Uutta työkalua arvioidessamme keskeistä oli ennen kaikkea kyky vastata sääntelyvaatimuksiin. DORA ei ollut ainoa huomioitava sääntelykokonaisuus, vaan esimerkiksi EBA:n ja kriisinhallinnan vaatimukset tuli myös huomioida”, Ruuskanen jatkaa.

Ratkaisulta edellytettiin:

• laajasti kustomoitavaa metatietomallia, koska valmiina ei ollut saatavilla uusia sääntelyvaatimuksia täyttäviä metatietoja
• vahvaa tietoturvaa ja pankkisektorin vaatimusten täyttämistä
• täyttä näkyvyyttä koko sopimuskantaan, erityisesti kriittisten toimittajien ja keskittymäriskien tunnistamiseksi
• API (Application Programming Interface) -ohjelmointirajapintaa raportointia varten.

Käytettävyys ja kustannustehokkuus olivat myös keskeisiä valintakriteerejä. Lisäksi S-Pankki kartoitti huolellisesti referenssejä pankkisektorilta ja haastatteli muita Zefortia jo käyttäviä pankkeja ennen päätöstä.

4. Ratkaisu: joustava alusta raportoinnin tueksi

Zefort valikoitui ratkaisuksi erityisesti joustavan metatietomallin, API-ohjelmointirajapinnan ja käyttäjäystävällisyyden ansiosta. Pankki pystyi määrittelemään DORA:an ja muuhun sääntelyyn liittyvät metatietokentät helposti itse ja hyödyntämään niitä viranomaisraportoinnissa ilman raskasta ja toimittajariippuvaista räätälöintiä.

Kaikki toimittajiin ja sopimuksiin liittyvä tieto on saatavilla API-ohjelmointirajapinnan kautta. S-Pankki on rakentanut rajapinnasta integraation, jonka avulla sopimustiedot siirtyvät muun muassa DORA-raportille ja Power BI -raportointiin yhdessä muiden tietolähteiden kanssa. Lisäksi käytössä on AD-integraatio ja SSO (Single-Sign-On).

Zefortin käyttöönotto toteutettiin vuonna 2024. Suurin haaste liittyi vanhan järjestelmän metatietojen puutteellisuuteen, mikä vaati merkittävää työtä datan valmistelussa. Itse käyttöönotto sujui kuitenkin hyvin, ja Zefortin tiimi oli aktiivisesti mukana tukemassa siirtymää.

”Asiakastuki on vastannut kysymyksiin nopeasti, ja kehitysehdotuksiin on suhtauduttu rakentavasti. Pankkisääntelyn tuomat vaatimukset asettavat niitä paljon myös tuotteelle – ja juuri tässä joustavuus on ollut ratkaisevaa”, Ruuskanen kiteyttää.

5. Tulokset: parempi näkyvyys, vahvempi sääntelyvalmius ja helpompi arki

Zefortin myötä S-Pankki on pystynyt varmistamaan viranomaisraportoinnin oikea-aikaisuuden ja laadun. Vastaavan ratkaisun toteuttaminen kilpailijan avulla olisi ollut huomattavasti kalliimpaa, erityisesti käyttöönoton ja räätälöinnin osalta.

Zefortin tuomat laadulliset hyödyt ovat selkeitä: sopimukset löytyvät helposti, tieto on ajantasaista ja toimittajahallinta ja siihen liittyvä valvonta sujuu mutkattomasti. Organisaation eri osat voivat nyt itse käsitellä omia sopimuksiaan, mikä on poistanut pullonkauloja ja parantanut kokonaisnäkyvyyttä.

Myös tekoälyn tuomat mahdollisuudet kiinnostavat. Vaikka kaikki AI-ominaisuudet eivät vielä ole aktiivisessa käytössä, niiden nähdään tulevaisuudessa tukevan asiantuntijatyötä entistä paremmin – erityisesti suurten sopimusmassojen analysoinnissa ja vaatimustenmukaisuuden seurannassa.

🔑 Tiivistetysti

• Haaste: Sääntelyvaatimukset kiristyivät, aiempi sopimushallintajärjestelmä ei tarjonnut riittäviä metatieto- ja raportointimahdollisuuksia.
• Vaatimus: Täysi näkyvyys sopimuskantaan, kustomoitavat metatiedot ja tuki DORA-raportointiin ja muuhun viranomaisraportointiin.
• Ratkaisu: Zefortin joustava metatietomalli ja avoin API-ohjelmointirajapinta mahdollistivat S-Pankille sääntelyvaatimusten mukaan räätälöidyt metatiedot, ja sitä kautta viranomaisraportoinnin.
• Hyödyt: Parempi kontrolli, laadukkaampi sopimusten ja toimittajien hallinta sekä varmuus siitä, että toimitaan sovitun ja sääntelyn mukaisesti.
• Tulevaisuus: Alusta luo pohjan myös tekoälyn laajemmalle hyödyntämiselle sopimusten analysoinnissa ja riskienhallinnassa.