Case Docrates Syöpäsairaala

Docrates Syöpäsairaala on suomalainen syöpäsairauksien hoitoon erikoistunut yksityinen sairaala, joka tarjoaa syöpään sairastuneille yksilöllistä palvelua koko hoito- ja seurantajakson ajan. Pohjoismaiden ainoan täyden palvelun yksityisen syöpäsairaalan potilaat tulevat yli 60 eri maasta ja vuonna 2023 potilaskäyntejä kirjattiin lähes 19 000. Sairaalassa työskentelee yli 100 palkattua ammattilaista ja ammatinharjoittajaa.

Docrateen toimintaan liittyy valtava määrä erilaisia sopimuksia mm. palveluntuottajien, tuote- ja teknologiatoimittajien, palveluiden ostajien ja yhteistyökumppanien kanssa. Erilaisia kumppaneita Docrateella on satamäärin. Toimialan vuoksi tietoturva ja tietosuoja ovat syöpäsairaalalle kriittisen tärkeitä ja ne ohjaavat esimerkiksi kaikkia ohjelmistohankintoja.

Sharepointin rajat tulivat vastaan

Ennen Zefortin käyttöönottoa Docrateella hyödynnettiin Sharepointia sopimusten säilyttämiseen.

“Vanhassa ratkaisussamme esimerkiksi sopimusten oikeuksien määrittäminen oli haastavaa. Sopimuksen omistajan merkkaaminen oli työlästä, samoin kansiotasolla tehtävä pääsynhallinta eri tiimeille oli kankeaa. Halusimme paremman kontrollin käyttäjäoikeuksien hallintaan.”
– Docrateen tietohallintopäällikkö Aleksi Vartiainen

Tämän lisäksi omat haasteensa toivat puutteelliset muistutustoiminnot sekä rajalliset hakutoiminnallisuudet. Järjestelmässä oli myös vaikea erottaa sopimukset niiden liitteistä – satojen yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset tuntuivat vaikeasti hallittavalta tuhansien tiedostojen massalta.

Modernia käytettävyyttä ja sertifioitua tietoturvaa

Raskaan ja aikaa vievän tuotevertailun ja kilpailutuksen sijaan Docrates otti käyttöön Zefortin sopimushallintaratkaisun. Zefort täytti ensivilkaisulla tärkeimmät toiminnalliset tarpeet, ISO 27001 -sertifikaatti ja monipuoliset tietoturvakontrollit takasivat tietoturvallisuuden, ja esimerkiksi mahdollisuus SSO-kirjautumiseen tulisi helpottamaan käyttäjien ja tietohallintotiimin arkea.

“Huomasimme nopeasti, että Zefort täytti kaikki tunnistamamme tarpeet. Järjestelmä tuntui alusta asti modernilta ja helppokäyttöiseltä – nämä olivat meille tärkeitä tekijöitä, jotta saisimme kaikki käyttäjämme sitoutumaan uuden työkalun käyttöön.”
– Docrateen tietohallintopäällikkö Aleksi Vartiainen

Vaikka ratkaisun tietoturva tai tekniset ominaisuudet olisivat huipputasoa, loppukäyttäjän näkökulmasta käytännön arjen ratkaisee helppokäyttöisyys. Sopimusten syöttämisen ja löytämisen täytyy olla vaivatonta. Lisätoiminnot kuten muistutukset ja automaattinen metadatan tunnistaminen tekevät käytöstä tehokkaampaa ja huolettomampaa.

“Monesti järjestelmien vaihtamiseen liittyy alussa käyttäjäkunnan puolelta muutosvastarintaa – Zefortin kanssa näin ei käynyt.” – Docrateen tietohallintopäällikkö Aleksi Vartiainen

Kumppani, jota voi suositella

Toimivan tuotteen lisäksi Docrateella kiinnitettiin huomiota siihen, että Zefort yrityksenä oli kehityshaluinen kumppani. Pilottijakson aikana tuotteen kehitykseen annetut ideat otettiin positiivisesti vastaan ja ideat päätyivät verrattain nopeasti osaksi tuotetta.

“Docrateella päätimme kokeilla ratkaisua aluksi vuoden ajan – ja nyt kun käyttö on jatkunut yli vuoden, olemme edelleen tyytyväisiä.” – Docrateen tietohallintopäällikkö Aleksi Vartiainen