Sähköisiin allekirjoituksiin siirtyminen ei tarkoita lisää monimutkaisuutta arjen toimintaan – päinvastoin, sähköiset allekirjoitukset sujuvoittavat työntekoa ja tehostavat toimintaa. Keräsimme tähän artikkeliin muutamia esimerkkejä siitä, miten sähköiset allekirjoitukset voivat parantaa minkä tahansa yrityksen liiketoimintaa.
Ajan (eli rahan) säästäminen
Nykyään lähes kaikissa yrityksissä ja organisaatioissa ajan ja vaivan säästäminen tarkoittaa samalla myös rahan säästämistä. Sähköisesti hoidettava allekirjoitus tarkoittaa sitä, että paperinippujen postittaminen sekä allekirjoitustapaamisten sopiminen voidaan kokonaan unohtaa – allekirjoittaminen onnistuu verkossa ajasta ja paikasta riippumatta.
Sähköiset allekirjoitukset tyypillisesti myös nopeuttavat prosesseja. Kun allekirjoituksen saa paikalleen päivien sijaan muutamassa minuutissa, sopimusten teko ja kauppojen varmistaminen tapahtuu ilman viiveitä.
Prosessien automatisointi
Sähköiset allekirjoitukset mahdollistavat monien liiketoimintaprosessien automatisoinnin. Sen sijaan, että allekirjoitusta vaativia dokumentteja läheteltäisiin manuaalisesti sähköpostilla tai kirjekuoressa, ohjelmisto voi automaattisesti lähettää allekirjoituspyyntöjä ja arkistoida allekirjoitetut dokumentit. Samassa yhteydessä on helppo automatisoida muistutukset tai allekirjoitetun dokumentin jakelun oikeille henkilöille.
Automaatiosta saadaan suurimmat hyödyt ison volyymin B2C-liiketoiminnassa. Jos uusien päivittäisten asiakkaiden määrä on useita satoja, automatisoitu prosessi vähentää yrityksen henkilöstön työtä ja tarjoaa paremman asiakaskokemuksen nopeamman palvelun kautta.
Luotettavasti kansainvälisille kentille
Yhä useammat yritykset toimivat yli oman maan rajojen tai palkkaavat toisesta maasta etätyötä tekeviä osaajia. Sähköiset allekirjoitukset mahdollistavat kansainvälisen toiminnan ja tekevät siitä turvallisempaa.
Yhdistämällä sähköiset allekirjoitukset paikallisesti tarjolla olevaan vahvaan identiteetin tunnistamisen palveluun, yritykset voivat varmistaa työntekijän, myyjän tai kumppanin henkilöllisyyden ja aloittaa yhteistyön turvallisin mielin.
Hallinnon työn tehostaminen
Suurilla organisaatioilla on runsaasti hallinnollista työtä. Allekirjoitettavaa materiaalia riittää runsaasti hallituksen kokousmateriaaleista ja tilinpäätöksistä aina työ- ja toimittajasopimuksiin saakka.
Sähköinen allekirjoittaminen tarjoaa helpon ja sujuvan tavan hoitaa asioita niin talon sisällä kuin myös ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Riskinhallinta ja vaatimusten täyttäminen
Toimialasta riippuen, yritysten toimintaa säätelee useat erilaiset lakivaatimukset. Joillain toimialoilla asiakkaan tunnistaminen saattaa olla pakollista. Sähköiset allekirjoitukset yhdistettynä vahvaan tunnistamiseen auttavat täyttämään lakivaatimukset ja tätä kautta hallitsemaan yrityksen riskejä paremmin.
Läpinäkyvyyttä allekirjoitusprosessiin
Sähköiset allekirjoitukset tekevät allekirjoitusprosessista helpommin seurattavan. Sähköisestä järjestelmästä lähetettyjen allekirjoituspyyntöjen tilaa on mahdollista seurata – järjestelmä voi esimerkiksi näyttää, onko vastaanottaja avannut tai lukenut dokumentin. Järjestelmä myös ilmoittaa välittömästi, kun dokumentti on allekirjoitettu. Allekirjoituksesta jää myös selkeä aikaleima.
Näiden tietojen ansiosta on helppo ottaa yhteyttä siihen henkilöön, kenen allekirjoitusta vielä odotetaan. Muistutukset voi myös automatisoida ja antaa järjestelmän hoidettavaksi.
Olemme kirjoittaneet kattavan oppaan sähköisistä allekirjoituksista. Käy lukemassa oppaamme The Ultimate Guide to eSignatures.
