Solita

Solita är ett nordiskt teknik- och designföretag som erbjuder sina kunder strategisk konsultation, mjukvaruutveckling, AI-lösningar samt moln- och integrationstjänster. Efter flera års snabb tillväxt insåg företaget behovet av att förenkla och centralisera avtalshanteringen med ett modernt CLM-system (Contract Lifecycle Management). Valet föll på Zefort tack vare dess användarvänlighet, smidiga integrationer och förmåga att effektivisera arbetsflöden.

Struktur och synlighet genom ett enhetligt system

Innan Solita implementerade ett gemensamt CLM-system varierade hanteringen av avtal mellan olika länder och avdelningar. I Finland användes exempelvis Jira, medan andra verksamhetsområden hade egna lösningar. Detta ledde till utspridd lagring och begränsad synlighet mellan verksamheterna.

“I takt med att företaget växte blev det tydligt att vi behövde ett mer professionellt verktyg för avtalshantering,” förklarar Carita Granström-Terho, Contract Manager på Solita.

Med Zefort har Solita nu en tydlig och konsekvent lösning för lagring och hantering av avtal, något som varit avgörande för att öka effektiviteten. Plattformens användarvänlighet har snabbt gjort den populär bland Solitas internationella team, och i dag används Zefort av hela företaget.

Smidigare arbetsflöden med Zefort och Microsoft Entra

Integrationer var en viktig faktor i valet av Zefort. Genom att koppla samman Zefort med Microsoft Entra har Solita kunnat automatisera hanteringen av licenser och åtkomst. Detta har förenklat arbetsflödena, vilket är en stor fördel för en organisation med över 2 000 anställda. Företaget planerar att utöka användningen av integrationer ytterligare.

”I framtiden kommer vi att utveckla integrationerna genom att använda data från vårt ERP-system Workday. På det här sättet säkerställer vi att rättigheterna motsvarar just de uppgifter som våra anställda jobbar med vid vardera tillfället,” beskriver Jani Rosti, Head of Business Architecture på Solita.

Snabb support och kontinuerlig utveckling

Zeforts kundtjänst och tekniska support får beröm för sin tillgänglighet och lyhördhet.

”Vi har alltid kunnat räkna med snabba svar och har sett tydliga förbättringar på kort tid. Våra idéer tas verkligen på allvar,” säger Granström-Terho. Rosti instämmer.

”Ur mitt perspektiv har Zeforts tekniska support varit exceptionellt snabb. Till exempel stötte vi på ett SCIM-problem med anknytning till användarhantering och fick hjälp inom en timme. Den här typen av snabb och kompetent kundservice är ovanlig, särskilt vid tekniska frågor som ofta kräver flera nivåer av support,” tillägger Rosti.

Effektiv signering med Zefort Sign

Solita hanterar många olika typer av avtal, som kund-, partnerskaps- och hyresavtal. Dessutom hanterar HR-avdelningen arbetsavtal i en egen Zefort-tenant.

Alla avtal signeras med Zefort Sign, vilket har effektiviserat signeringsprocessen avsevärt. Den elektroniska signeringstjänsten möjliggör snabb och enkel signering av anställningsavtal och andra viktiga dokument.

”Zefort Sign har varit ett avgörande verktyg för oss. Det har minskat mängden manuellt arbete och påskyndat våra avtalsprocesser. Tidigare kunde det ta flera veckor att få in signaturer, men nu är allt klart på bara några dagar,” berättar Granström-Terho.

En pålitlig partner för framtiden

Zefort har förbättrat Solitas avtalshantering på flera nivåer. Avtalen är enklare att hitta, åtkomsthanteringen fungerar smidigare och integrationerna stödjer den internationella verksamheten. Även om nya system kan medföra utmaningar i början, har teamet snabbt tagit till sig det nya verktyget.

”IImplementeringen har varit okomplicerad och de administrativa funktionerna är enkla att greppa. Vår största utmaning var att förstå omfattningen av våra avtal och få alla med på tåget. När vi väl kom över den tröskeln gick det smidigt,” sammanfattar Granström-Terho.