Mitä kaikkea sähköiseen sopimushallintaan kuuluu? Miten sopimuksia hallitaan kustannustehokkaasti ja turvallisesti? Tässä artikkelissa käymme läpi sopimushallinnan prosessin digitaalisessa ympäristössä sekä jaamme alan parhaita käytäntöjä.
Katsomme sopimushallintaa erityisesti erilaisten työkalujen näkökulmasta: miten sopimusten käsittelyyn suunnitellut ohjelmistot tehostavat työskentelyä sopimuksen elinkaaren eri vaiheissa.
Miksi sopimuksia pitää hallita?
Sopimusten merkitys liiketoiminnassa on helppo ymmärtää: sopimukset määrittelevät vaikkapa myynti- tai ostosopimuksen vaatimukset, kumppanuuden pelisäännöt tai työsuhteen ehdot. Sopimusten neuvotteluun käytetään paljon aikaa ja ne viime kädessä määrittelevät sopimusosapuolten vastuut, velvollisuudet ja oikeudet.
Sopimushallinta tarkoittaa määrätietoista, kontrolloitua tapaa huolehtia sopimuksista niiden koko elinkaaren ajan, aina sopimusten neuvottelusta niiden arkistointiin ja sopimusehtojen toteutumisen seuraamiseen asti. Sopimushallintaan kuuluu niin yhteisesti sovitut toimintatavat ja prosessit kuin myös sopimushallinnan työkalut.
Sopimushallinta on yrityksissä yhä useammin jaettu vastuu. Lakitiimin lisäksi sopimusten kanssa työskentelee esimerkiksi myynti, HR, hankinta ja yrityksen johto. Tämän vuoksi sopimushallinnan käytäntöjen tulee olla kaikkien tiedossa.
Sähköisen sopimushallinnan hyödyt
Sopimusdokumenttien tulostamisen, perinteisen allekirjoittamisen ja paperimappeihin arkistoimisen aika on auttamattomasti ohi. Ohjelmistot ja digitaaliset työkalut tekevät modernista sopimushallinnasta tehokkaampaa, luotettavampaa ja nopeampaa.
Sähköinen sopimushallinta tuo yrityksille paljon erilaisia hyötyjä.
Sopimusprosessien nopeuttaminen
Sähköinen sopimushallinta nopeuttaa sopimuksiin liittyvää työtä monissa eri vaiheissa. Esimerkiksi sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta. Digitaaliset työvälineet mahdollistavat myös automatisoinnin, helpomman tiedon jakamisen ja vaivattoman yhteistyön.
Kustannusten ja työajan säästäminen
Suurin potentiaali kustannusten säästämiseen sähköisessä sopimushallinnassa syntyy automaation kautta. Esimerkiksi sopimusten arkistoinnissa voidaan merkittävästi vähentää manuaalisesti tehtävää rutiinityötä, jolloin asiantuntijan aikaa vapautuu tärkeämpään työhön. Sähköiset työkalut parantavat koko tiimin tuottavuutta ja tehokkuutta.
Parempi riskien hallinta
Sähköinen sopimushallinta tekee yrityksen sopimusprosesseista selkeitä, läpinäkyviä ja luotettavia. Kun kaikki sopimukset talletetaan sähköiseen sopimusarkistoon, dokumentit löytyvät luotettavasti ja nopeasti tarpeen vaatiessa. Automaation avulla voidaan myös parantaa sopimusvastuiden ja esimerkiksi määräpäivien parempaa seurantaa.
Asiantuntijoiden motivaation parantaminen
Helppokäyttöisyydellä ja nykyaikaisella käyttökokemuksella on suuri merkitys asiantuntijoiden tehokkuuden ja työmotivaation parantamisessa. Vanhanaikaisen, huonosti toimivan työkalun käyttäminen murentaa ammattilaisten tyytyväisyyttä ja mahdollisuutta kehittyä työssään.
Läpinäkyvyys ja tiedolla johtaminen
Digitaalinen sopimusten hallinta auttaa lakitiimejä ja yrityksen johtoa saamaan nopean tilannekuvan yrityksen velvoitteista ja nykytilanteesta. Sopimushallintaohjelmisto voi esimerkiksi tarjota kattavat raportointitoiminnot tai automaattiset muistutukset tärkeistä muutoksista.
Riittääkö SharePoint tai verkkolevy sopimusten hallintaan?
Useat yritykset ja organisaatiot tallettavat sopimukset verkkolevylle, SharePointiin, Microsoft OneDriveen tai muuhun yrityksessä yleisesti käytössä olevaan ratkaisuun.
Pelkkä digitaalisten dokumenttien tuottaminen ja niiden tallettaminen verkkolevylle, pilvipalveluun tai yleiskäyttöiseen dokumentinhallintajärjestelmään ei kuitenkaan tarkoita sitä, että digitaalisuudesta otetaan kaikki potentiaali irti.
Erityisesti sopimusten hallintaan kehitetyt ratkaisut tehostavat merkittävästi nimenomaan sopimusten kanssa tehtävää työtä ja ovat omiaan säästämään asiantuntijoiden työaikaa. Ideaalitilanteessa sopimusprosessi on saumaton jatkumo, jossa sopimuksen muokkauksesta siirrytään sujuvasti sen allekirjoitukseen, arkistointiin ja aktiiviseen hyödyntämiseen.
Katso alta geneerisen ja erityisesti sopimusten hallintaan kehitetyn ratkaisun eroja:
| Vertaa | Zefort | Sharepoint | Dropbox, OneDrive tai Google Drive | Verkko- levy |
|---|---|---|---|---|
| Rajaton tila dokumenttien tallennukseen | ||||
| Roolipohjainen käyttäjähallinta | ||||
| Täysi tuki sopimushallinnan prosesseille | ||||
| Automaattinen metadatan tunnistus | ||||
| Aktiiviset sopimusmuistutukset ja -ilmoitukset | ||||
| Tekoälyavusteinen sopimushallinta | ||||
| Hakutoiminnot | Erinomainen | OK | OK | Heikko |
| Sähköinen allekirjoitus Pohjoismaisella vahvennuksella | Kyllä, Zefort Sign | Ei | Ei | Ei |
Sopimushallinnan elinkaaren vaiheet
Perinteinen sopimushallinta on vaatinut paljon käsityötä: sopimusten lähettelyä edestakaisin, tiedostojen tallettamista verkkolevyille ja asiakirjoihin liittyvän metatiedon syöttämistä järjestelmään tai Excel-tiedostoon.
Tärkeä tavoite on vähentää manuaalisen työn määrää automatisoimalla mahdollisimman monet työvaiheet koko sopimuksen elinkaaren aikana. Asiantuntijatyön vähentämisen lisäksi automaatio vähentää inhimillisiä virheitä ja tekee koko prosessista nopeamman.
Koko sopimusten elinkaaren voi jakaa ylätasolla kolmeen vaiheeseen:
- Pre-sign: kaikki, mitä tapahtuu ennen allekirjoitusta
- Sign: allekirjoittaminen
- Post-sign: allekirjoittamisen jälkeen tapahtuvat asiat
Seuraavaksi käymme läpi sitä, miten sähköisen sopimushallinnan ratkaisut voivat tehostaa työtä kaikissa eri vaiheissa.
Pre-sign: sopimusten luonti ja sujuva sopimusneuvottelu
Sopimustekstien laatiminen kirjoittaminen sekä niiden ehdoista neuvotteleminen on asiantuntijatyötä, jota voidaan tehostaa merkittävästi ohjelmistojen avulla.
On tärkeää huomata, että tässä vaiheessa sopimusten kanssa eivät työskentele ainoastaan juristit tai sopimusalan ammattilaiset – esimerkiksi myynti- tai hankintasopimuksia on usein työstämässä oman alansa ammattilaisia.
Älykkäät sopimuspohjat auttavat välttämään pullonkauloja, joissa lakitiimin pitäisi luoda joka ikinen asiakirja. Sopimusjärjestelmä voi esimerkiksi tarjota eri käyttötapauksiin räätälöityjä pohjia, kysyä täydentäviä tietoja ja luoda näiden perusteella sopimuspohjan, jota vaikkapa myyntipäällikkö tai HR-asiantuntija voi täydentää. Näin lakitiimi voi luottaa siihen, että sopimusten perustiedot ja vakiolausekkeet pysyvät kunnossa.
Pilvipohjaiset neuvottelutyökalut vauhdittavat osapuolten välistä keskustelua sopimuksen ehdoista ja yksityiskohdista. Kun kommentit, kysymykset ja lisäykset tehdään pilvipalvelussa, dokumentteja ei tarvitse pallotella sähköpostilla edestakaisin ja viimeisin versio on aina kaikkien osapuolten tiedossa.
Erityisesti isoissa yrityksissä uusille sopimuksille saatetaan vaatia sisäisen hyväksymisprosessin läpäisemistä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Työkaluilla tätäkin prosessia voidaan automatisoida, selkeyttää hyväksymisvastuita ja seurata prosessin etenemistä läpinäkyvästi.
Signing: Nopeat ja luotettavat sähköiset allekirjoitukset
Sähköinen allekirjoitus on helppo, nopea ja turvallinen tapa allekirjoittaa mikä tahansa sähköinen asiakirja. Sähköiset allekirjoitukset ovat myös täysin laillisesti sitovia.
Perinteiseen allekirjoitukseen verrattuna sähköinen allekirjoitus tarjoaa ylittämättömiä hyötyjä:
- Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.
- Sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat merkittävästi sopimusprosessia.
- Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat on helppo arkistoida automaattisesti.
- Allekirjoitusprosessi on läpinäkyvä ja helposti seurattava.
Sähköiset allekirjoitukset ovat lyöneet läpi niin kuluttajamarkkinoilla kuin myös yritysten välisessä liiketoiminnassa.
Markkinoilla onkin jo runsauden pulaa hyvistä allekirjoituspalveluista. Palvelua valittaessa kannattaa kiinnittää erityisesti huomiota sopimushallinnan seuraavaan vaiheeseen eli siihen, mitä sopimukselle tapahtuu allekirjoituksen jälkeen – eli miten sopimus arkistoidaan tulevaa käyttöä varten.
Kolme sähköisen allekirjoituksen tasoa
Olemme käsitelleet
EU:n eIDAS-asetus määrittelee kolme tasoa sähköisille allekirjoituksille: “perustaso” (basic), kehittynyt (advanced) ja hyväksytty (qualified). Perustasolla esimerkiksi pelkkä sähköpostiin kirjoitettu nimi tai digitaalinen nimenkirjoitus kosketusnäytöllä muodostaa pätevän sähköisen allekirjoituksen. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus tuo lisää turvallisuutta, koska allekirjoitus voidaan linkittää tiettyyn sähköisessä tunnistautumispalvelussa tunnistautuneeseen luonnolliseen henkilöön. Korkein allekirjoitustaso, hyväksytty allekirjoitus, edellyttää erillisen fyysisen allekirjoituslaitteen käyttämistä allekirjoituksen yhteydessä.
Lue lisää vahvan ja perustason tunnistautumisen valinnasta.
Post-sign: Allekirjoitettujen sopimusten tehokas hallinta
Sopimusten post-sign -vaihe on aivan yhtä tärkeä kuin kaikki sitä edeltävätkin vaiheet. Tässä vaiheessa huolehditaan sopimusehtojen noudattamisesta, vastuiden kantamisesta sekä sopimukseen liittyvistä tärkeistä vaiheista kuten erilaisista määräajoista, sopimuksen uusimisesta tai sen päättämisestä.
Tässä vaiheessa avainasemaan nousee se, mitä sopimukselle tapahtuu heti allekirjoituksen jälkeen. Jos sopimus unohtuu verkkolevylle, henkilökohtaisen tietokoneen työpöydälle tai sähköpostin liittteeksi, voi käytännössä sanoa, että sopimuksen hallinta katkeaa tähän.
Keskitetty sopimusarkisto on post-sign -sopimushallinnan kulmakivi, joka kattaa koko organisaation tarpeet. Ideaalitilanteessa allekirjoitettu sopimus ohjautuu automaattisesti arkistoon, joka edelleen automaattisesti kirjaa sopimuksen metatiedot ja tallentaa sen oikeaan kansioon.
Sopimusarkisto myös mahdollistaa asiakirjojen löydettävyyden ja turvallisen jakamisen tarvittaville tiimeille tai henkilöille. Muita sopimusarkiston tuomia lisäarvoja ovat mm. automaattiset muistutukset, monipuolinen raportointi ja tietoturvallisuuden vaatimuksiin vastaaminen.
Tekoäly sopimushallinnassa
Yksi viime aikojen merkittävimpiä muutoksia sopimushallinnassa on tekoälyn käyttöönotto. Tekoäly voi esimerkiksi sopimusten arkistoinnin yhteydessä automaattisesti analysoida asiakirjan ja poimia siitä yksityiskohtia, joita käytetään vaikkapa metatietojen määrittelyssä, hakutoiminnoissa tai automaattisten muistutusten asettamisessa.
Sopimustyökalu voi myös tarjota mahdollisuuden käyttää kolmannen osapuolen palveluita, kuten ChatGPT:tä, sopimusten kanssa työskentelyyn. Tekoäly voi esimerkiksi kääntää sopimuksia, etsiä niistä tietoa tai vastata sopimusta koskeviin kysymyksiin. Kolmannen osapuolen sovelluksia hyödynnettässä kannattaa aina varmistua ratkaisun tietoturvasta.
Zefort tarjoaa käyttöösi ChatGPT-integraation lisäksi kattavan paketin AI-ominaisuuksia.
Näin tunnistat hyvän sopimusarkiston
Toimivan sopimushallntaprosessin suunnitteleminen kannattaa aloittaa prosessin loppupäästä – digitaalisesta sopimusarkistosta. Sopimusarkisto edustaa elinkaaren pitkäkestoisinta vaihetta, jossa dokumentit säilytetään jopa vuosikymmeniä.
Kun vertailet sähköisiä sopimusarkistoja, suosittelemme kiinnittämään huomiota seuraaviin ominaisuuksiin (lue myös blogitekstimme 10 ominaisuutta, joita jokaisessa modernissa sopimushallinnan työkalussa pitäisi olla).
1) Helppokäyttöisyys
Jos sopimusarkiston yleisimmät toiminnot, kuten sopimusten talletus ja arkistointi, ovat monimutkaisia tehdä, todennäköisesti ne jäävät tekemättä ja koko järjestelmän hyöty pienenee. Helppo käyttökokemus yhdistettynä työläitä rutiineja korvaavaan automaatioon pitää asiantuntijat tuottavina ja motivoituina.
2) Tietoturva
Tietoturvan merkitystä ei nykypäivänä voi korostaa tarpeeksi, erityisesti järjestelmissä, joissa säilytetään yritykselle kriittistä tietoa. Tietoturva rakentuu niin itse ohjelmiston ominaisuuksista (kuten käyttäjähallinta ja pääsyoikeudet) kuin myös sopimushallintayrityksen jokapäiväisestä toiminnasta (ISO-sertifiointi, toiminnan jatkuva auditointi). Lue lisää siitä, miten Zefortilla varmistetaan pankkitason turvallisuus.
3) Älykäs ja kattava haku
Oikean sopimuksen etsiminen tuhansien dokumenttien arkistosta on yksi yleisimmistä ja siksi myös tärkeimmistä toimenpiteistä. Hyvä hakutoiminto auttaa löytämään oikeat sopimukset nopeasti ja luotettavasti. Asiakkailta saamamme palautteen mukaan Zefortin hakutoiminnallisuus on yksi palvelun parhaista ominaisuuksista.
4) Sähköinen allekirjoitus
Kun sähköinen allekirjoittaminen on Zefort Signin tapaan rakennettu kiinteäksi osaksi sopimusarkistoa, sopimusprosessista tulee entistä luotettavampaa ja nopeampaa. Allekirjoitusprosessi voidaan hoitaa alusta loppuun saman ratkaisun sisällä ja kaikki dokumentit päätyvät varmasti arkistoon.
5) Integraatiot ja joustavuus
Sopimushallinnan työkalujen lisäksi yrityksillä on käytössä laaja skaala eri työkaluja, aina myynnin ja asiakashallinnan ratkaisuista operatiivisiin järjestelmiin. Tämän vuoksi myös sopimusarkiston tulee mahdollistaa tiedon liikkumisen työkalujen välillä, esimerkiksi API-rajapintojen kautta. Tutustu aiheeseen lukemalla blogiteksti Saumatonta sopimushallintaa integraatioiden avulla.
6) Ryhmätyöominaisuudet ja käyttöoikeudet
Luotettava ohjelmisto mahdollistaa sekä mutkattomat ryhmätyöominaisuudet tiimin kesken että tietoturvallisen käyttöoikeuksien hallinnan. Tietoturvan kannalta luku- tai muokkausoikeuksien jakamisen tulee olla selkeää ja läpinäkyvää.
7) Automaattiset muistutukset
Milloin sopimuskausi päättyy tai uusiutuu automaattisesti? Milloin sopimuksenmukaiset palvelut pitikään toimittaa? Hyvän työkalun avulla voit asettaa automaattisia muistutuksia tai hälytyksiä mihin tahansa tärkeään, sopimukseen liittyvään tapahtumaan tai päivämäärään liittyen.
Nopeasti alkuun sopimushallinnan kanssa
Jos haluat päivittää sopimushallinnan prosessit ajan tasalle, aloita analysoimalla yrityksen nykytilanne ja miettimällä tulevaisuuden tarpeet. Missä on parantamisen varaa? Missä ovat nykyiset pullonkaulat? Onko sopimukset ylipäänsä hallinnassa?
Kun sinulla on kuva ihanteellisesta prosessista, voit miettiä mitkä työkalut auttavat sen toteuttamisessa. Onko all-in-one sopimushallintatyökalu paras ratkaisu? Haluatko rakentaa prosessin erillisistä ratkaisuista, jotka voi integroida saumattomaksi kokonaisuudeksi?
Jos sopimushallinnan työkalujen kenttä ei ole sinulle tuttu, ota avuksi englanninkielinen sopimushallinnan migraatio-oppaamme. Kun taas olet löytänyt potentiaalisen ratkaisun, katso vinkkimme ratkaisun arviointiin.
