Sopimushallinta – miksi se on tärkeää ja mitkä ovat sähköisen sopimushallinnan hyödyt?

Mitä kaikkea sähköiseen sopimushallintaan kuuluu? Miten sopimuksia hallitaan kustannustehokkaasti ja turvallisesti? Tässä artikkelissa käymme läpi sopimushallinnan prosessin digitaalisessa ympäristössä sekä jaamme alan parhaita käytäntöjä.

Katsomme sopimushallintaa erityisesti erilaisten työkalujen näkökulmasta: miten sopimusten käsittelyyn suunnitellut ohjelmistot tehostavat työskentelyä sopimuksen elinkaaren eri vaiheissa.

Miksi sopimuksia pitää hallita?

Sopimusten merkitys liiketoiminnassa on helppo ymmärtää: sopimukset määrittelevät vaikkapa myynti- tai ostosopimuksen vaatimukset, kumppanuuden pelisäännöt tai työsuhteen ehdot. Sopimusten neuvotteluun käytetään paljon aikaa ja ne viime kädessä määrittelevät sopimusosapuolten vastuut, velvollisuudet ja oikeudet.

Sopimushallinta tarkoittaa määrätietoista, kontrolloitua tapaa huolehtia sopimuksista niiden koko elinkaaren ajan, aina sopimusten neuvottelusta niiden arkistointiin ja sopimusehtojen toteutumisen seuraamiseen asti. Sopimushallintaan kuuluu niin yhteisesti sovitut toimintatavat ja prosessit kuin myös sopimushallinnan työkalut.

Sopimushallinta on yrityksissä yhä useammin jaettu vastuu. Lakitiimin lisäksi sopimusten kanssa työskentelee esimerkiksi myynti, HR, hankinta ja yrityksen johto. Tämän vuoksi sopimushallinnan käytäntöjen tulee olla kaikkien tiedossa.

Sähköisen sopimushallinnan hyödyt

Sopimusdokumenttien tulostamisen, perinteisen allekirjoittamisen ja paperimappeihin arkistoimisen aika on auttamattomasti ohi. Ohjelmistot ja digitaaliset työkalut tekevät modernista sopimushallinnasta tehokkaampaa, luotettavampaa ja nopeampaa.

Sähköinen sopimushallinta tuo yrityksille paljon erilaisia hyötyjä, kuten:

• Sopimusprosessien nopeuttaminen
• Työajan ja -kustannusten säästäminen
• Yritysten riskien parempi hallinta
• Asiantuntijoiden motivaation parantaminen
• Sopimusvastuiden tai -määräpäivien parempi seuranta

Pelkkä digitaalisten dokumenttien tuottaminen ja niiden tallettaminen verkkolevylle, pilvipalveluun tai yleiskäyttöiseen dokumentinhallintajärjestelmään ei kuitenkaan tarkoita sitä, että digitaalisuudesta otetaan kaikki potentiaali irti.

Erityisesti sopimusten hallintaan kehitetyt ratkaisut tehostavat merkittävästi nimenomaan sopimusten kanssa tehtävää työtä ja ovat omiaan säästämään asiantuntijoiden työaikaa. Ideaalitilanteessa sopimusprosessi on saumaton jatkumo, jossa sopimuksen muokkauksesta siirrytään sujuvasti sen allekirjoitukseen, arkistointiin ja aktiiviseen hyödyntämiseen.

Sopimushallinnan elinkaaren vaiheet

Perinteinen sopimushallinta on vaatinut paljon käsityötä: sopimusten lähettelyä edestakaisin, tiedostojen tallettamista verkkolevyille ja asiakirjoihin liittyvän metatiedon syöttämistä järjestelmään tai Excel-tiedostoon.

Tärkeä tavoite on vähentää manuaalisen työn määrää automatisoimalla mahdollisimman monet työvaiheet koko sopimuksen elinkaaren aikana. Asiantuntijatyön vähentämisen lisäksi automaatio vähentää inhimillisiä virheitä ja tekee koko prosessista nopeamman.

Koko sopimusten elinkaaren voi jakaa ylätasolla kolmeen vaiheeseen:

1. Pre-sign: kaikki, mitä tapahtuu ennen allekirjoitusta
2. Sign: allekirjoittaminen
3. Post-sign: allekirjoittamisen jälkeen tapahtuvat asiat

Seuraavaksi käymme läpi sitä, miten sähköisen sopimushallinnan ratkaisut voivat tehostaa työtä kaikissa eri vaiheissa.

Pre-sign: sopimusten luonti ja sujuva sopimusneuvottelu

Sopimustekstien laatiminen kirjoittaminen sekä niiden ehdoista neuvotteleminen on asiantuntijatyötä, jota voidaan tehostaa merkittävästi ohjelmistojen avulla.

On tärkeää huomata, että tässä vaiheessa sopimusten kanssa eivät työskentele ainoastaan juristit tai sopimusalan ammattilaiset – esimerkiksi myynti- tai hankintasopimuksia on usein työstämässä oman alansa ammattilaisia.

Älykkäät sopimuspohjat auttavat välttämään pullonkauloja, joissa lakitiimin pitäisi luoda joka ikinen asiakirja. Sopimusjärjestelmä voi esimerkiksi tarjota eri käyttötapauksiin räätälöityjä pohjia, kysyä täydentäviä tietoja ja luoda näiden perusteella sopimuspohjan, jota vaikkapa myyntipäällikkö tai HR-asiantuntija voi täydentää. Näin lakitiimi voi luottaa siihen, että sopimusten perustiedot ja vakiolausekkeet pysyvät kunnossa.

Pilvipohjaiset neuvottelutyökalut vauhdittavat osapuolten välistä keskustelua sopimuksen ehdoista ja yksityiskohdista. Kun kommentit, kysymykset ja lisäykset tehdään pilvipalvelussa, dokumentteja ei tarvitse pallotella sähköpostilla edestakaisin ja viimeisin versio on aina kaikkien osapuolten tiedossa.

Erityisesti isoissa yrityksissä uusille sopimuksille saatetaan vaatia sisäisen hyväksymisprosessin läpäisemistä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Työkaluilla tätäkin prosessia voidaan automatisoida, selkeyttää hyväksymisvastuita ja seurata prosessin etenemistä läpinäkyvästi.

Signing: Nopeat ja luotettavat sähköiset allekirjoitukset

Sähköinen allekirjoitus on helppo, nopea ja turvallinen tapa allekirjoittaa mikä tahansa sähköinen asiakirja. Perinteiseen allekirjoitukseen verrattuna sähköinen allekirjoitus tarjoaa ylittämättömiä hyötyjä:

• Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.
• Sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat merkittävästi sopimusprosessia.
• Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat on helppo arkistoida automaattisesti.
• Allekirjoitusprosessi on läpinäkyvä ja helposti seurattava.

Sähköiset allekirjoitukset ovat lyöneet läpi niin kuluttajamarkkinoilla kuin myös yritysten välisessä liiketoiminnassa.

Markkinoilla onkin jo runsauden pulaa hyvistä allekirjoituspalveluista. Palvelua valittaessa kannattaa kiinnittää erityisesti huomiota sopimushallinnan seuraavaan vaiheeseen eli siihen, mitä sopimukselle tapahtuu allekirjoituksen jälkeen – eli miten sopimus arkistoidaan tulevaa käyttöä varten.

Kolme sähköisen allekirjoituksen tasoa

EU:n eIDAS-asetus määrittelee kolme tasoa sähköisille allekirjoituksille: “perustaso” (basic), kehittynyt (advanced) ja hyväksytty (qualified). Perustasolla esimerkiksi pelkkä sähköpostiin kirjoitettu nimi tai digitaalinen nimenkirjoitus kosketusnäytöllä muodostaa pätevän sähköisen allekirjoituksen. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus tuo lisää turvallisuutta, koska allekirjoitus voidaan linkittää tiettyyn sähköisessä tunnistautumispalvelussa tunnistautuneeseen luonnolliseen henkilöön. Korkein allekirjoitustaso, hyväksytty allekirjoitus, edellyttää erillisen fyysisen allekirjoituslaitteen käyttämistä allekirjoituksen yhteydessä.

Post-sign: Allekirjoitettujen sopimusten tehokas hallinta

Sopimusten post-sign -vaihe on aivan yhtä tärkeä kuin kaikki sitä edeltävätkin vaiheet. Tässä vaiheessa huolehditaan sopimusehtojen noudattamisesta, vastuiden kantamisesta sekä sopimukseen liittyvistä tärkeistä vaiheista kuten erilaisista määräajoista, sopimuksen uusimisesta tai sen päättämisestä.

Tässä vaiheessa avainasemaan nousee se, mitä sopimukselle tapahtuu heti allekirjoituksen jälkeen. Jos sopimus unohtuu verkkolevylle, henkilökohtaisen tietokoneen työpöydälle tai sähköpostin liittteeksi, voi käytännössä sanoa, että sopimuksen hallinta katkeaa tähän.

Keskitetty sopimusarkisto on post-sign -sopimushallinnan kulmakivi, joka kattaa koko organisaation tarpeet. Ideaalitilanteessa allekirjoitettu sopimus ohjautuu automaattisesti arkistoon, joka edelleen automaattisesti kirjaa sopimuksen metatiedot ja tallentaa sen oikeaan kansioon.

Sopimusarkisto myös mahdollistaa asiakirjojen löydettävyyden ja turvallisen jakamisen tarvittaville tiimeille tai henkilöille. Muita sopimusarkiston tuomia lisäarvoja ovat mm. automaattiset muistutukset, monipuolinen raportointi ja tietoturvallisuuden vaatimuksiin vastaaminen.

Tekoäly sopimushallinnassa

Yksi viime aikojen merkittävimpiä teknisiä muutoksia sopimushallinnassa on tekoälyn käyttöönotto. Tekoäly voi esimerkiksi sopimusten arkistoinnin yhteydessä automaattisesti analysoida asiakirjan ja poimia siitä yksityiskohtia, joita käytetään vaikkapa metatietojen määrittelyssä, hakutoiminnoissa tai automaattisten muistutusten asettamisessa.

Sopimusvelvollisuuksien täyttäminen alkaa tyypillisesti heti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tyypillisesti sopimuksessa on osapuolten välisiä velvollisuuksia, tehtäviä sekä erilaisia määräaikoja. Sopimushallinnan työkalut voivat automaattisesti muistuttaa näistä yksityiskohdista tai esimerkiksi sopimusten uusiutumisajankohdista. Jako-ominaisuudet varmistavat, että tarvittavilla henkilöillä on pääsy sopimuksiin.

Sopimusten muutoshallinta auttaa niissä tilanteissa, kun sopimuksiin tulee muutoksia tai päivityksiä. Muutos voi tarkoittaa joko päivitettyä sopimusta tai yksinkertaisesti uusiin ehtoihin liittyvää sähköpostikeskustelua – sopimushallinnan ratkaisun tulisikin tukea kaikenlaisten muutostietojen dokumentointia.

Hyvä sopimusarkisto auttaa myös raportoinnissa sekä tietojen auditoinnissa. Raportointityökalut auttavat saamaan esimerkiksi nopean kokonaiskuvan kaikista sopimusvelvoitteista.

Nopeasti alkuun sopimushallinnan kanssa

Jos haluat päivittää sopimushallinnan prosessit ajan tasalle, aloita analysoimalla yrityksen nykytilanne ja miettimällä tulevaisuuden tarpeet. Missä on parantamisen varaa? Missä ovat nykyiset pullonkaulat? Onko sopimukset ylipäänsä hallinnassa?

Kun sinulla on kuva ihanteellisesta prosessista, voit miettiä mitkä työkalut auttavat sen toteuttamisessa. Onko all-in-one sopimushallintatyökalu paras ratkaisu? Haluatko rakentaa prosessin erillisistä ratkaisuista, jotka voi integroida saumattomaksi kokonaisuudeksi?

Jos sopimushallinnan työkalujen kenttä ei ole sinulle tuttu, ota avuksi englanninkielinen sopimushallinnan migraatio-oppaamme. Kun taas olet löytänyt potentiaalisen ratkaisun, katso vinkkimme ratkaisun arviointiin.