10 egenskaper som er helt nødvendige i en programvare for kontraktshåndtering

Hvilke essensielle egenskaper bør et førsteklasses kontraktshåndteringssystem ha i 2022? Her er en sjekkliste som du kan bruke for å finne den beste programvaren for kontraktshåndtering slik at arbeidet blir enklere og ting går fortere.

Vårt mål er å utvikle den beste skybaserte programvaren for kontraktshåndtering i verden. Vi mener at de følgende egenskapene er essensielle for god kontraktshåndtering. Se gjennom listen og finn ut om systemet dere har i dag har det som skal til!

#1 Smart fulltekstsøk

For de aller fleste brukerne av kontraktshåndteringssystemer er det vanligste behovet, og derfor også den viktigste egenskapen, muligheten til å finne en kontrakt raskt. Med et godt søkeverktøy blir kontrakten nærmest umiddelbart tilgjengelig. Hvordan søkeresultatene presenteres er også viktig – det bør være mulig å bla gjennom og sammenligne resultatene raskt.

På bakgrunn av tilbakemeldinger fra kunder kan vi trygt si at Zeforts Google-lignende søkeverktøy er en kundefavoritt – det er ikke bare et hvilket som helst nøkkelordsøk men et smart fulltekstsøk som går over alle kontrakter og tilhørende filer. I tillegg kan du bruke filter og søke etter bestemte elementer, for eksempel filnavn, for å begrense antall treff. Søkeresultatene presenteres visuelt med teksten som matcher uthevet.

#2 Enkel opplasting av kontrakter

I mange organisasjoner kan det være vanskelig å få folk til å følge prosedyre, for eksempel ved arkivering av kontrakter. Hvis det krever noen som helst ekstra innsats å arkivere en kontrakt kan vi fort ende opp med å utsette det eller glemme det helt. For at kontraktshåndteringsløsningen skal bli brukt av hele organisasjonen, er det viktig at man slipper å måtte anstrenge seg for å laste opp en kontrakt.

Hvis du vil unngå at kontrakter forsvinner, må det være enkelt å arkivere dem. Vi har gjort det enkelt – alt du trenger å gjøre er å sende en e-post. Kontrakten videresendes til en dedikert e-postadresse, og så tar Zeforts prosesseringsmotor seg av resten. Du kan naturligvis også laste opp kontrakter i Zeforts nettbaserte instrumentbord eller arkivere dem automatisk fra din foretrukne e-signaturtjeneste.

#3 Deling og tilgangsstyring

Samarbeid og informasjonsdeling er essensielle i en moderne organisasjon. Istedenfor å være den eneste som passer på bedriftens kontrakter, bør du kunne la andre finne og arbeide med kontrakter som er relevante for dem samtidig som konfidensielt innhold holdes skjult.

Zefort gir deg fleksible delingsverktøy på kontrakts- og mappenivå. Du kan gi enkeltpersoner tilgang til å hente, lese eller redigere kontraktene de trenger og bare disse. Vi har gjort det enkelt å sjekke og administrere brukertilganger slik at jobben din blir lettere.

#4 Automatisk påminnelse

Når var leveringsfristen for prosjektet? Når fornyes IT-servicekontrakten vår? De fleste kontrakter inneholder mange kontrakthendelser som kan være vanskelige å huske. Istedenfor å skrive ting ned på en liste, burde du kunne stole på at et smart kontraktshåndteringssystem holder deg oppdatert.

Zefort lar deg stille inn automatiske varsler og påminnelser for alle kontrakthendelser. Du kan sende e-postvarsler til enkeltpersoner eller se alle åpne kontraktrelaterte aktiviteter i instrumentbordet eller kalendervisning.

#5 AI-assistent for metadatagjenkjenning

Kontraktmetadata – titler, kontraktsparter, kontraktsdatoer og så videre – er veldig viktige. Samtidig kan det være brysomt og tidkrevende å måtte skrive disse inn manuelt. Nå til dags bør det være mulig å overlate dette arbeidet til programvare.

Når du legger inn en kontrakt i Zefort, tar smarte programvareprosesser for seg hele dokumentet (dette steget ligger også til grunn for fulltekstsøket vi snakket om tidligere) og plukker automatisk ut viktige metadata fra kontrakten. Bare se over hva den kunstige intelligensen foreslår, så er du ferdig!

#6 Enkel integrasjon med andre kontraktsverktøy

Sannsynligvis bruker du allerede en rekke applikasjoner og tjenester i forbindelse med kontraktshåndtering. Det er helt greit, for det finnes ikke en bestemt løsning som håndterer hele kontraktshåndteringsprosessen. Derfor må du forsikre deg om at alle puslebitene passer sammen nå og i framtiden.

Zeforts API-er og integreringsalternativ lar deg buke smartarkivet sammen med eksisterende verktøy og prosesser. Du kan bygge din egen tilpassede datastrøm, bruke eksisterende integrasjoner med e-signaturtjenesten din eller til og med bruke Zapier til å «zappe» data og hendelser mellom Zefort og de andre systemene dine.

#7 Utmerket brukeropplevelse og lett å lære

«Supert, vi får lære et nytt IT-system og brukergrensesnitt!» – Ingen, Noensinne. Fra dag én var Zeforts styrende designprinsipp å lage en brukervennlig og rask tjeneste som ikke krever timevis med opplæring eller en tykk brukermanual.

Det er også derfor vi kalte tjenesten Zefort – kort for zero-effort kontraktshåndtering!

#8 Sikkert som en bank

Selv om det ikke er den mest synlige egenskapen, er førsteklasses sikkerhet helt avgjørende for i moderne kontraktshåndtering. Når et strengt konfidensielt dokument blir lagt inn i et system, må du kunne være sikker på at dataene forblir trygge.

Zeforts ISO 27001-sertifisering sikrer at våre arbeidsprosesser er gode. Vi bruker AES256-kryptering, to-faktorautentisering og sikker server-til-server-kommunikasjon for å beskytte dine data. I tillegg følger vi Personvernforordningen til punkt og prikke og lar deg behandle all personlig informasjon i innholdet ditt.

#9 En dedikert kundeservice

Når du ikke vet hva som er den beste måten å gjøre ting på, eller du støter på en hump i veien, er god støtte fra kundeservice gull. Nå til dags er det mange kunder som foretrekker artikler og videoer de kan bruke fritt og selvstendig, mens andre foretrekker å komme i kontakt med en ekte person over nett.

Vi er stolte over vår førsteklasses personlige kundeservice. Vi lykkes når kundene våre lykkes, og det betyr at vi vil sørge for at du kommer deg videre så fort som mulig. I tillegg gjør vi vårt beste for å dele mønsterpraksis for kontraktshåndtering slik at du kan lære fra andre.

#10 Innebygd e-signatur

Elektroniske signaturer er i ferd med å erstatte penn og papir. Det er ikke så rart. Fordelene er overveldende. Det å kunne signere hvor som helst og når som helst gjør kontraktsrelaterte prosesser enklere og raskere. Etterhvert som e-signaturer blir vanligere, vil disse egenskapene bli en del av kontraktshåndteringssystemet.

Zeforts smarte kontraktshåndtering kommer med Zefort Sign, en enkel e-signaturløsning. Med Zefort Sign kan du velge et dokument, sende en signaturforespørsel og automatisk arkivere det signerte dokumentet.