När du börjar utforska hantering av livscykeln för avtal (CLM) kommer du snabbt att stöta på ett överflöd av lösningar med otaliga funktioner. Med så många alternativ kan det lätt bli förvirrande att avgöra vilka funktioner som verkligen ger störst värde.
Ökad komplexitet leder ofta till förseningar och hinder i ditt avtalshanteringsprojekt. Istället för att försöka göra allt på en gång, börja med att fokusera på de enkla men effektiva åtgärderna som ger omedelbara resultat.
1. Samla alla dina avtal på ett ställe
Det är inte ovanligt att avtal är spridda inom organisationen. Vissa lagras på delade enheter, andra på personliga datorer, några i olika e-postinkorgar och vissa avtal saknas helt enkelt.
Du ska inte behöva göra detektivarbete för att hitta de avtal du söker – det ska vara enklare än så. Alla i företaget bör veta var de hittar de avtal som behövs, och därför är det viktigt att använda ett modernt avtalsarkiv för att lagra alla avtal på ett och samma ställe.
2. Gör det möjligt att ”googla” din avtalsdatabas
Ibland vet du att du har skrivit en viss klausul som du behöver, men du minns inte exakt vilket avtal den finns i. Istället för att spendera tid på att skriva om den, tänk om du snabbt kunde hitta den genom att bara söka på några nyckelord?
På 1990-talet var metadata avgörande för alla system som hanterade innehåll. Utan metadata var det näst intill omöjligt att hitta ett specifikt dokument. Idag har Google visat oss hur enkelt och snabbt det kan vara att hitta rätt information, även om det känns som att man söker efter en nål i en höstack.
En effektiv sökfunktion är därför en nödvändig del av ditt system för avtalshantering.
3. Spara avtalsrelaterade e-postmeddelanden på samma ställe som avtalet
Avtal innefattar ofta en mängd e-postkonversationer, både före och efter signering. Det kan handla om tolkningar av specifika klausuler, diskussioner om beställningsalternativ, prissättningsändringar eller uppsägningsmeddelanden.
Dessa meddelanden är direkt kopplade till avtalet och dess tillämpning. Att lagra dem i enskilda inkorgar innebär en betydande risk för företaget. Tänk om du måste bevisa en uppsägning av ett avtal, men saknar e-postmeddelandena som bekräftar detta?
Det är därför viktigt att alla avtalsrelaterade e-postmeddelanden sparas på samma ställe som avtalen. Dessutom ska det vara enkelt att säkerställa att detta faktiskt händer. Om du därutöver kan hitta dessa e-postmeddelanden med en enkel, Google-liknande sökning, sparar du massor av tid.
