Vad är avtalshantering? – En komplett guide till smartare avtal

Avtal är en central del av alla affärsrelationer. Oavsett om det gäller samarbetsavtal, kundavtal eller leverantörsavtal, skapar hantering och uppföljning av dessa en avgörande del av verksamheten i alla typer av företag och organisationer.

I den här guiden går vi igenom vad smart och modern avtalshantering innebär, varför effektiv avtalshantering är viktigt att satsa på samt konkreta sätt för dig att förbättra avtalshanteringen inom din egen organisation.

1. Avtalshantering i ett nötskal

Avtalshantering är processen att administrera alla de avtal ett företag ingår under sin verksamhet. Det omfattar hela livscykeln för ett avtal, allt från att identifiera behovet av ett avtal till att säkerställa att det efterlevs och förnyas vid behov. Effektiv avtalshantering sparar tid och övriga resurser, minskar såväl juridiska som finansiella risker och gör det enklare att följa upp villkor och säkerställa compliance.

Avtalets livscykelhantering (engelska: Contract Lifecycle Management, CLM) består av tre huvudfaser: pre-sign, signering och post-sign. I den första fasen, pre-sign, identifieras behovet av och skapas avtalet. I signeringsfasen godkänns och signeras avtalet, numera mestadels genom elektronisk signering. I den sista och mest värdefulla fasen, post-sign, lagras avtalet och följs upp på olika sätt och för flera olika ändamål.

Avtalets livscykel diskuteras mer ingående i stycke fyra. Om du vill lära dig fler termer inom avtalshantering, hittar du en komplett ordlista här: Ordlista för avtalshantering: 29 termer du behöver känna till.

2. Varför är det värt att satsa på avtalshantering?

Avtalsprocessen är mycket mer än förhandlingar och signerade dokument. I bästa fall bidrar smart avtalshantering till företagets framgång, genom till exempel snabbare affärer och ökad lönsamhet. Nedan ser du en mer detaljerad lista på vad du kan nå genom att satsa på smart avtalshantering:

• Ökad affärsvolym: Effektiv avtalshantering gör det möjligt att hantera fler avtal snabbare och med större noggrannhet. Därmed kan din organisation dra nytta av ökade affärsmöjligheter utan att begränsas av tids- och annan resursbrist.
• Snabbare beslutsfattande och genomförande: Med en smidigare och mer transparent process kan du fatta beslut snabbare och börja implementera avtal utan dröjsmål. Du kan räkna med snabbare affärer och kortare tid till intäktsgenerering.
• Större konkurrensfördel: Genom effektiv avtalshantering, möjliggjord av bland annat avancerade tekniska lösningar, kan ditt företag snabbare anpassa sig till marknadsförändringar och skapa fler affärsmöjligheter.
• Bättre kundrelationer: Effektiv och pålitlig hantering av avtal stärker förtroendet hos kunder och samarbetsparter. I bästa fall leder det till långsiktiga relationer, fler upprepade affärer och i slutändan ökad intäktsgenerering.
• Ökad lönsamhet: Genom att minska administrativa kostnader, undvika felaktiga eller förlorade avtal och optimera avtalsförhandlingarna, kan din organisation spara pengar och öka vinstmarginalen. Smart avtalshantering leder till att mer resurser kan riktas mot värdeskapande aktiviteter.
• Bättre kapitalanvändning: Effektiv hantering av avtalsvillkor, betalningar och förnyelser kan frigöra kapital för att investera i nya affärsmöjligheter, innovationer och expansion.
• Ökad skalbarhet: Då du hanterar avtal mer effektivt, kan ditt företag växa utan att behöva öka administrativa resurser i samma takt.

Slarvig avtalshantering kan i sin tur leda till kostsamma konsekvenser, som förlorade affärsmöjligheter och ett skadat rykte. Mer ingående kan det ha följande nackdelar:

• Ökad risk för rättsliga tvister: Bristande kontroll och dålig uppföljning av avtal kan leda till tvister mellan parter, vilket kan resultera i juridiska svårigheter och kostsamma rättsprocesser.
• Förlorade affärsmöjligheter: Om avtal inte hanteras effektivt kan organisationer missa viktiga tidsfrister, vilket kan innebära förlorade affärsmöjligheter eller misslyckade samarbeten.
• Bristande compliance: Misskött avtalshantering kan leda till att avtalen inte följer gällande lagar och regler, vilket lätt resulterar i böter, skadestånd eller skadat rykte.
• Förlorad tid och ineffektivitet: Om avtalsdokument inte organiseras effektivt och systematiskt, blir det svårt att snabbt hitta och uppdatera dem, vilket leder till ineffektivitet och slöseri med tid.
• Ökade kostnader: Dålig avtalshantering kan resultera i förlorade resurser och onödiga kostnader, till exempel genom att avtalsvillkor inte förhandlas ordentligt eller att förnyelser missas.
• Otydlig ansvarsfördelning: Utan tydliga hanteringsmodeller kan det bli oklart vem som ansvarar för vad i avtalsprocessen, vilket kan leda till missförstånd och förlorad kontroll.
• Dåligt rykte och försämrade kundrelationer: Om kunderna inte får vad de förväntar sig enligt avtalet, kan företagets rykte och kundrelationer skadas, vilket påverkar långsiktig framgång.
• Svårigheter med uppföljning och förnyelse: Om avtal inte övervakas korrekt är det lätt att missa viktiga förnyelsedatum, vilket leder till att ogynnsamma villkor fortsätter att gälla och i värsta fall förlorade affärsmöjligheter.
• Brister i dokumentation och spårbarhet: Dåligt dokumenterade avtal och arbetsflöden gör det svårt att spåra tidigare beslut och hantera eventuella förändringar eller tvister, vilket minskar företagets transparens och kontroll.
• Minskad konkurrenskraft: Företag som inte hanterar sina avtal på ett effektivt sätt riskerar att hamna efter konkurrenterna, vilket kan leda till sämre förhandlingspositioner och förlorade marknadsandelar.

3. Framtidens digitala avtal litar på AI och automatisering

Allt fler företag har under de senaste åren övergått från fysiska till digitala avtal. Digital avtalshantering och signering har ökat i hela Norden, och så gott som hälften av företagen i Sverige, Norge och Finland hanterar merparten av sina avtal digitalt. Denna utveckling är också märkbar globalt, där användningen av elektroniska signaturer och molnbaserade system växer snabbt.

Framtidens avtal präglas starkt av automatisering och artificiell intelligens. AI och maskininlärning kommer att spela en allt större roll då avtal skapas, analyseras och följs upp genom automatiserade processer. Säkerhet och transparens kommer också att vara avgörande, då lösningar som blockchain och kryptering säkrar bland annat spårbarhet och datasäkerhet. Samtidigt växer behovet av gemensamma regler och lagar gällande utveckling av artificiell intelligens, som exempelvis i EU säkerställs med regleringar och direktiv som AI Act och AI Liability Directive.

Molnbaserade plattformar kommer att bli det vanligaste sättet att hantera avtal, vilket innebär att alla avtal lagras centralt och kan nås var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst. Så kan företag säkerställa åtkomst till sina avtal utan att riskera att de förloras eller blir oåtkomliga. Därutöver integreras avtalssystem allt oftare med andra affärssystem och applikationer, såsom CRM, ERP och ekonomisystem, vilket möjliggör effektivare och mer samordnade affärsprocesser.

Elektronisk signering kommer att bli normen för att signera avtal, vilket avsevärt effektiviserar signeringsprocessen. Företag slipper även hantera fysiska dokument, vilket sparar både tid och pengar. Dessutom bidrar digital avtalshantering positivt till hållbarhetsmålen genom att minska pappersförbrukningen och därmed organisationernas miljöpåverkan.

Slutligen erbjuder digitala avtal större flexibilitet, då företag snabbt kan uppdatera eller skapa nya versioner utan att alltid behöva börja om från början. Detta gör avtalsprocessen mer dynamisk och ger företag en stor fördel när de snabbt vill anpassa sig till en föränderlig marknad.

4. Avtalets livscykel – en värdeskapande process

Traditionellt har avtalshantering inneburit mycket manuellt arbete: att skicka dokument via e-post, spara filer på olika molnlagringstjänster eller till och med på personliga enheter, samt att mata in avtalsmetadata för hand. En övergång till digital avtalshantering innebär i grund och botten att flytta mycket av detta rutinarbete till ett automatiserat system.

Genom att överföra avtalshanteringen till ett avancerat CLM-system och integrera det med andra affärssystem får du möjlighet att hantera hela avtalets livscykel på ett mer effektivt, noggrant och skalbart sätt. Det innebär helt enkelt att du kan uppnå bättre resultat med mindre ansträngning – mindre tid, färre resurser, lägre kostnader och mindre osäkerhet. Med rätt verktyg kan du hantera avtalen på bästa möjliga sätt genom hela livscykeln.

Avtalets livscykel kan ses som en fortlöpande process som omfattar tre faser: pre-sign, signering och post-sign. Nedan följer en mer detaljerad genomgång av varje fas och hur digitala verktyg kan förbättra effektiviteten i processen:

Pre-sign: Smidigt samarbete är nyckeln till framgångsrikt avtalsskapande

Det vi inte kan outsourca till ett IT-system är mänsklig samverkan och beslutsfattande. Däremot kan vi göra samarbetet mellan experter och team så smidigt som möjligt och stödja viktiga beslut med tydliga processer och aktuella data.

Ur ett avtals perspektiv innebär detta att alla steg fram till själva signeringen ska göras så enkla som möjligt för alla parter – företagets juridiska team, förhandlare och självklart affärspartnern.

Avtalsskapande med smarta mallar

Avtal associeras oftast med jurister och andra juridiska experter. I verkligheten är det dock inte bara jurister som arbetar med avtal – även säljare, HR-chefer, administrativa experter och IT-ansvariga är involverade i olika typer av avtal. Om juridiska experter skulle behöva vara med i varje enskilt avtal, skulle det skapa en enorm arbetsbörda för legal-teamet och flaskhalsar i hela organisationen.

Därför är det viktigt att göra de standardiserade avtalsprocesserna så enkla som möjligt för dem utan juridisk expertis, så att legal-teamen kan fokusera på mer komplexa och exceptionella fall.

Här kommer avtalsmallarna in. Färdiga mallar påskyndar avtalshanteringen, säkerställer enhetlighet och underlättar hanteringen av åtaganden. I idealfallet finns en mall för varje avtalstyp, som experterna kan använda på ett sätt som bäst gynnar deras arbete.

Till exempel kan en säljchef effektivt skapa ett nytt försäljningsavtal genom att låta CLM-verktyget automatiskt fylla i mallen med basinformation från företagets CRM-system och standardtexter som hör till just den typen av avtal.

Därefter guidar mallen användaren genom ett antal frågor om affärsspecifika villkor, vilket gör att säljchefen kan fokusera på detaljerna i just det aktuella avtalet.

I slutändan gör mallar det möjligt för operativa team att bli mer självständiga, snabbare och mer enhetliga i sitt arbete, vilket är avgörande, särskilt när det gäller hantering av åtaganden.

Förhandla effektivt i molnet

Även om du börjar med en perfekt avtalsmall, kommer det sannolikt att uppstå behov av ändringar när villkoren förhandlas med affärspartnern. Ditt avtal kommer troligtvis att revideras flera gånger innan det slutligen signeras.

Om din avtalsförhandlingsprocess innebär att skicka dokument via e-post som bilagor fram och tillbaka, går du miste om många fördelar och gör arbetet mer komplicerat än nödvändigt. Här är några av de utmaningar du kan möta:

• Versionshantering: När flera personer arbetar med olika kopior av samma dokument är förvirring nästan garanterat.
• Samarbete: Word-filer är inte optimala för avtalsutkast som bearbetas av flera olika personer. Det blir svårt att hålla koll på revideringar, kommentarer och ändringar.
• Effektivitet: När du skickar en fil till de andra avtalsparterna måste du vänta på deras svar innan du kan fortsätta arbeta.
• Säkerhet: När du skickar en fil via e-post mister du samtidigt kontrollen över vem som kan komma åt filen.

En smart digital lösning gör det möjligt att samarbeta med affärspartnern i realtid, tryggt i molnet. Ett modern CLM-verktyg ska möjliggöra samarbetsredigering, versionshantering och spårning av ändringar.

Snabbare granskning och godkännande

Större företag definierar ofta avtalspolicyer för att sätta specifika regler för avtal, såsom standardvillkor med undantagsklausuler (det vill säga varianter av klausuler som företaget kan acceptera om kunden vill förhandla), godkända betalningsvillkor eller interna godkännandeprocesser. Din digitala process bör stödja dessa krav.

Även om samarbetet med interna intressenter bör vara smidigt, kan det i praktiken ta dagar, till och med veckor, att få alla godkännanden på plats. Detta förlänger processen och kan skapa frustration hos affärspartnern, som är ivrig att slutföra affären.

Även om ett avtalshanteringssystem inte kan tvinga någon att godkänna snabbare, kan det förenkla arbetsflödet:

• Versionshantering: Säkerställ att flera kopior av samma avtal inte cirkulerar bland parterna.
• Påminnelser: Nyttja automatiska påminnelser som i vänlig ton uppmanar den ansvariga personen att ta nästa steg.
• Villkor: Skapa regler för när godkännanden avviker från standardprocessen, till exempel om avtalssumman överstiger ett visst belopp och kräver godkännande från en högre instans.

Ett digitalt verktyg ger dessutom transparens och spårbarhet i godkännandeprocessen. Du får insyn i var godkännandet ligger och kan se en digital logg som bekräftar att processen följts på rätt sätt.

Signering: Elektroniska signaturer snabbar upp avtalsprocessen

När förhandlingarna och godkännandeprocesserna är avklarade, är det dags att slutföra affären genom att signera avtalet. E-signaturer har blivit allt vanligare eftersom de är enkla, snabba och säkra.

Elektroniska signaturer är kanske det mest använda verktyget inom legal-tech. Jämfört med traditionella signeringar är fördelarna med e-signaturer tydliga:

• Ingen begränsning av tid och plats: Din affärspartner kan signera när som helst och var som helst.
• Effektivitet: Samla in signaturerna snabbare – på några minuter eller timmar i stället för dagar eller veckor.
• Enkel arkivering: Arkivera avtalen automatiskt när signeringarna är klara.
• Transparens: Få full insyn i signeringsprocessen.

Elektroniskt signerade avtal är lika juridiskt bindande och giltiga som traditionella underskrifter. I vissa fall kan de till och med vara mer pålitliga: du får en digital logg som spårar samtliga händelser och exakta tidsstämplar.

Trots detta löser elektroniska signaturer inte allt. Beroende på lokal lagstiftning finns det avtal som inte kan signeras digitalt. För att vara på den säkra sidan bör din process även stödja traditionella signaturer.

Tre nivåer av e-signaturer

EU:s eIDAS-förordning för digital identifiering definierar tre nivåer av elektroniska signaturer: låg (basic), väsentlig (advanced) och hög (qualified). Om du är verksam inom EU och arbetar med avtal som kan ha större juridiska, ekonomiska eller regulatoriska effekter, som exempelvis försäkrings- eller låneavtal, bör du kolla upp de landsspecifika kraven.

I denna artikel om elektroniska signaturer kan du läsa mer om dessa nivåer och vad som gör e-signaturer lagligt bindande.

Post-sign: Så hanterar du bäst avtal efter signering

Vad händer med ett noggrant förhandlat avtal efter signering?

Alltför ofta faller avtalen i glömska: de blir kvar i någons e-post, arkiveras i pappersform i en mapp eller sparas på en molnlagringstjänst. Men det är just i detta skede som smart hantering är avgörande: steget efter signering definierar hur väl du hanterar avtalet i framtiden.

Post-sign-fasen är minst lika viktig som de föregående faserna: nu ska du säkerställa att avtalsvillkoren uppfylls, att åtaganden fullföljs, att ansvar hanteras och att uppsägning eller förnyelse avtalas.

Spara dina avtal i ett centralt avtalsarkiv

Utgångspunkten för alla post-sign-aktiviteter är ett centralt, enhetligt avtalsarkiv. Här kan du och alla andra i din organisation lagra samtliga avtal, oavsett om de är försäljningsavtal, HR-avtal, samarbetsavtal eller något annat.

När alla avtal är samlade på ett ställe blir det enklare att snabbt hitta de avtal du behöver och effektivt hantera dina åtaganden.

Ett bra CLM-system gör det möjligt att:

• Spara och arkivera avtal enkelt, antingen manuellt eller automatiskt via ett API.
• Minska manuellt arbete med hjälp av automatisering och AI, exempelvis när du extraherar nyckeldata från avtalen.
• Hitta de avtal du behöver snabbt och enkelt.
• Hantera åtkomsträttigheter enkelt.
• Spara och lagra andra avtalsrelaterade dokument som e-post och filer.

Tänk också på användarupplevelsen och systemets användarvänlighet. Om det är komplicerat att lägga till nya avtal eller om inmatning av avtalsmetadata kräver mycket manuellt arbete, är risken stor att användarna i din organisation inte kommer att göra det.

Hantera åtaganden och uppföljning med hjälp av påminnelser

När avtalet är signerat är det dags att börja genomföra dess villkor. Avtal innebär ofta specifika ansvar, tidsramar och uppgifter. Även om du kanske har en separat projektplan för att vägleda arbetet, är det det det ursprungliga avtalet som styr helheten.

Med ett smart CLM-system kan du sätta upp automatiska påminnelser och varningar för avtalsåtaganden och händelser. I praktiken får den person som ansvarar för en specifik uppgift ett e-postmeddelande när det är dags att vidta åtgärder.

De flesta avtal innehåller även tidsramar samt förnyelse- eller uppsägningsdatum. Påminnelser om dessa hjälper dig att både hantera dina åtaganden och spara pengar. Tänk på avtal som förnyas automatiskt – när du får en påminnelse i tid kan du fatta ett medvetet beslut om avtalet ska förnyas eller inte.

Uppdatera och ändra avtal effektivt

Förr eller senare kommer dina avtal att behöva uppdateras, kompletteras eller ändras. Vissa avtal måste kanske ersättas helt och hållet med en ny version, medan andra endast behöver kompletteras med tilläggsinformation, till exempel genom en e-postkonversation.

Se till att ditt avtalssystem gör det möjligt att lägga till nya versioner, bifoga nya bilagor och spara e-postkonversationer tillsammans med huvudavtalet.

För mindre ändringar och justeringar är det bra att ha en förändringslogg som hjälper dig att spåra och verifiera förändringar under hela avtalets livscykel.

Säkerställ compliance med trygg rapportering och datahantering

Pålitlig och aktuell rapportering av avtalsfrågor är väsentligt i de flesta organisationer. Ett smidigt avtalssystem ser till att du effektivt kan samla ihop de avtal som behövs för att skapa en fullständig rapport.

Se även till att alla avtalsdata hålls uppdaterade och giltiga, gällande till exempel avtalspartens namn eller företags-ID. Dessutom bör du säkerställa att avtalsrelaterad data hanteras i enlighet med EU:s GDPR-lagstiftning, som ger individer rätt att få sina personuppgifter borttagna. Som en tumregel ska du inte lagra personuppgifter längre än nödvändigt. Tänk på detta när du planerar vilka data du samlar in och vad som händer när du inte längre har rätt att lagra dem.

5. Redo att ta steget mot smartare avtalshantering i din organisation?

För att ta nästa steg mot smartare avtalshantering börjar du med att bedöma hur ni hanterar era avtal i dagsläget. Kanske har ni redan ett system eller åtminstone en etablerad process? Vad fungerar bra och vad behöver förbättras? Är ni tillräckligt effektiva eller kämpar ni med begränsade resurser? Vilka verktyg kan ni dra nytta av för att effektivisera arbetet?

När du kartlagt styrkor och svagheter i den nuvarande hanteringen, kan du börja undersöka vilka system som finns på marknaden. När du har hittat en potentiell lösning, se till att få svar på dessa frågor:

• Hur enkelt är det att komma i gång? Är systemet molnbaserat eller krävs ett IT-projekt för att komma i gång?
• Vilka referenser har leverantören? Vad säger andra kunder om lösningen?
• Hur flexibelt är systemet? Tvingar det er att ändra era nuvarande processer eller kan ni anpassa den befintliga strukturen med hjälp av integrationer?
• Vem äger vår data? Hur enkelt är det att byta till en annan lösning om ni ändrar er?
• Är systemet användarvänligt? Hur uppmärksammas design och användarupplevelse?

En vanlig fråga vid anskaffning av CLM-system är när det egentligen är rätt tillfälle att investera. Andra system som CRM och ERP får ofta företräde, och många företag tror att dessa system även kan hantera avtalsdelen. Men varför är det ändå värt att investera i ett dedikerat avtalshanteringssystem, även när andra system är på gång? I denna artikel hittar du fem konkreta skäl till varför ett CLM-system bör prioriteras, trots andra pågående projekt.

En stor fördel med att börja med digital avtalshantering är att det nu är lättare än någonsin att prova nya lösningar. Många legal tech-verktyg är molnbaserade och erbjuder gratis provperioder.

Om du vill se hur ett specifikt verktyg fungerar i praktiken – tveka inte att testa det!

→ Bekanta dig närmare med Zefort.