Kansioiden hallinta (Finnish)

Kansioiden avulla Zefortissa hallitaan käyttäjien tai käyttäjäryhmien oikeuksia nähdä ja/tai muokata sopimuksia.

Videon transkriptio

Hei! Tervetuloa katsomaan tätä videota bindereista.

Eli Zefortissa sopimuksia voidaan organisoida kansioihin, joita täällä järjestelmässä kutsutaan bindereiksi.

Ja bindereihin pääsee käsiksi tuolta vasemmasta reunasta löytyvästä valikosta ja sieltä binders-ikonia klikkaamalla.

Näitä kansioita eli bindereita Zefortissa voi olla rajaton määrä.

Ne voi olla hierarkisia.

Mennään toista vaikka administration-binderiin sisään.

Nähdään, että sieltä löytyy kaksi alikansiota.

Ja taas voisimme mennä uuden alikansion sisään ja luoda sinne lisää kansioita.

Eli hierarkia voi olla juuri niin syvä, kuin tarvetta on.

Nämä kansiot Zefortissa ovat oleellisia käyttöoikeuksien näkökulmasta.

Eli kansioiden avulla määritellään, ketkä käyttäjät saavat nähdä mitkäkin sopimukset.

Kansion rivin lopusta löytyy kolme pistettä ja sen takaa aukeaa valikko, jossa näitä käyttöoikeuksia päästään

määrittelemään permissions-valikosta.

Permissions-valikossa käyttöoikeuksia voidaan antaa joko yksittäiselle käyttäjälle, tai käyttäjäryhmälle.

Valitaan nyt vaikka käyttäjä.

Valitaan sieltä tietty käyttäjä ja nyt voisimme antaa full edit- tai view-oikeudet tälle käyttäjälle tähän kyseiseen kansioon.

View-oikeudella käyttäjä saa oikeuden katsoa kyseisen kansion sisältämiä sopimuksia.

Edit-oikeus tuo mukanaan mahdollisuuden editoida kyseisten sopimusten metatietoja ja full-oikeus antaa sitten vielä

oikeuden deletoida sopimuksia.

Eli Edit- ja Full-oikeuksien ero on se, että käyttäjä voi myös deletoida sopimuksia.

Käyttöoikeudet periytyy oletusarvoisesti alaspäin.

Kun menemme administration-kansion sisään ja näemme siellä admiministration-kansion alikansioita, voimme katsoa

esimerkiksi tästä financial documents -kansion kohdalta millaisia oikeuksia siellä kansiossa on.

Nyt näemme että sales group- ja maxim-oikeudet ovat periytyneet yläkansiolta.

Eli kyseiset käyttöoikeudet näkyvät harmaana tässä valikoissa.

Sen sijaan Jane Millerille on annettu nimenomaan vain tähän kansioon käyttöoikeus view-tyyppinen oikeus.

Eli Jane Miller kirjautuessaan sisään Zefortiin näkee tämän Financial documents -kansion alikansiona.

Hän ei näe lainkaan tätä administration-kansiota eikä Financial documents -kansion rinnakkaista kansiota

Other-kansiota. Sen sijaan jos Financial documents -kansion sisään tehdään uusia alikansioita, niihin Janen käyttöoikeus

automaattisesti periytyisi.

Mikäli me haluamme määritellä tähän Financial documents -kansioon juuri tietynlaiset käyttöoikeudet riippumatta

siitä, millaiset oikeudet yläkansiolta on periytynyt.

Me voimme tämän yksittäisen kansion osalta kääntää periytymisen pois päältä.

Eli nyt näemme että tälle kansiolle jäi jäljelle vain tämä Jane Millerin oikeus.

Mike Johnson on luonut tämän kansion aikoinaan.

Sen takia hänellä on full-oikeus tähän kansioon.

Eli oletusarvoisesti käyttöoikeudet periytyvät aina ylemmältä kansiolta alemmalle, mutta tuon periytymisen voi

kääntää pois päältä.

Täällä kansio-osiossa on myös oma how to -video, josta itse asiassa aukeaa noin reilun kuuden minuutin video.

Tässä videossaan hyvin seikkaperäisesti käyty läpi tämä käyttöoikeusmääritelmä erilaisten skenaarioiden kautta.

Bindereista vielä sen verran, että täällä voi siirtää kansioita paikasta toiseen.

Eli voimme siirtää tietyn kansion vaikka toisen juurikansion alle.

Samoin täällä voi yhdistää kansioita.

Eli voimme yhdistää kansion johonkin tiettyyn kansioon.

Täällä pääsee myös määrittelemään kansiokohtaisia sähköpostiosoitteita.

On huomionarvoista, että nämä sähköpostiosoitteet ovat optio.

Eli voi olla että teidän tilillä ei näitä kansiokohtaisia sähköpostiosoitteita vielä pysty tekemään.

Tässä lyhyesti käyty kansioiden hallinta.