The 2022 Guide to Digital Contract Management

Hvordan kan bedrifter forbedre kontraktshåndteringen sin kraftig i 2022? Hvordan kan du få gjort mer med et lite team? Hvordan kommer du i gang med digital kontraktshåndtering, eller hvordan oppdaterer du nåværende prosess slik at den kan måle seg med dagens mønsterpraksiser?

I denne artikkelen skal vi få oversikt over hva moderne kontraktshåndtering er og hvilke fordeler det gir. Du kommer til å lære om de tre hovedfasene i kontraktshåndteringsprosessen. Enten du ønsker å oppgradere nåværende prosesser eller er i startgropa, vil denne artikkelen gi deg inspirasjon og informasjon du trenger for å ta neste steg.

Hva er kontraktshåndtering?

Kontrakter er grunnsteinen i en bedrift. Salgskontrakter åpner inntektskilder for bedriften, innkjøps- og arbeidskontrakter gir grunnlag for bedriftens daglige drift, og så videre. Kontrakter finnes overalt, og de blir stadig flere og mer komplekse.

Kontraktshåndtering betyr i hovedsak å ta kontroll over hvordan kontrakter utarbeides, følges opp og administreres gjennom hele livssyklusen. En god prosess fører til bedre driftsresultater samtidig som juridisk og økonomisk risiko minimeres.

Kontraktshåndtering går ut på å ha et sett med felles rutiner og prosedyrer innad i teamet som omfatter jurister og alle andre i organisasjonen som har med kontrakter å gjøre.

Den moderne prosessen er mulig takket være teknologi. Verktøy og programvare som gjør kontraktbehandling mer effektiv gjennom hele kontraktens levetid gjør at du sparer tid og penger og kan fokusere på mer interessante oppgaver og være mer bevisst og trygg med tanke på bedriftens forpliktelser.

Det er mange ord og begrep for kontraktshåndtering. For eksempel kan kontraktshåndtering noen ganger kalles kontraktsadministrasjon, kontraktsstyring eller Contract Lifecycle Management som ofte forkortes med CLM. Kontraktshåndtering handler først og fremst om a ha en proaktiv og systematisk tilnærming til kontraktshåndtering gjennom hele kontraktens levetid – fra start til slutt eller fornyelse og langsiktig arkivering.

For at du skal kunne de viktigste begrepene har vi skrevet artikkelen: Ordliste for kontraktshåndtering: 28 begrep du må kunne

Fordelene med kontraktshåndtering

Kontraktshåndtering er på ingen måte en administrativ oppgave lenger. Ved å investere i å bygge opp effektiv kontraktshåndtering, vil man skape verdi for hele organisasjonen.

Når kontrakter administreres riktig kan du:

  • Gjøre salgssyklusen kortere
  • Spare tid og penger
  • Lettere unngå juridisk risiko
  • Øke ansattes motivasjon
  • Bli tryggere i jobben din
  • Få kontroll over viktige kontraktsfestede frister

Spesielt i en B2B-setting er det avgjørende å lande avtalene raskt. Kontraktsforhandlinger og den faktiske signeringen bør gjøres så smidig som mulig for å korte ned behandlingstiden for en avtale.

Med skikkelige kontraktshåndteringsverktøy kan du spare fagfolkene for masse tid, og det betyr også sparte penger. Når du lar en egnet programvare gjøre rutinearbeid som arkivering av kontrakter, kutter du kostnader samtidig som du bidrar til økt motivasjon i teamet – ingen liker å bruke gammeldagse verktøy til repetitivt arbeid.

Sist men ikke minst hjelper en skikkelig kontraktshåndteringsprogramvare deg med å huske viktige kontraktrelaterte hendelser som fornyelsesdatoer og frister. Slik blir det lettere å overholde forpliktelser i kontrakten og avslutte dyre kontrakter som ikke lenger er nødvendige.

Hvorfor vekstbedrifter elsker digital kontraktshåndtering

Vekstsultne start-up-selskap skaffer som oftest midler gjennom flere investeringsrunder og kan ha planer om å selge bedriften på et tidlig stadium. God kontroll over kontraktene gjør selskapsgjennomgang lettere, og forhandlingene går raskere.

Digital kontraktshåndtering

Tradisjonelt har kontraktshåndtering bestått av store mengder manuelt arbeid: e-poster hit og dit, fillagring på nettverksservere og manuell inntasting av kontraktmetadata. Å gå over til en digital kontraktshåndteringsprosess betyr i all hovedsak å flytte så mye rutinearbeid som mulig over på programvaren.

Med den rette kontraktshåndteringsprogramvaren og gjensidig integrering av støttesystemene, kan du bedre effektiviteten, presisjonen og skalerbarheten i kontraktshåndteringen din. Kort fortalt kan du gjøre mer med mindre – mindre tid, mindre arbeidskraft, mindre kostnader og mindre usikkerhet.

Moderne verktøy kan styrke hvert eneste steg i kontraktshåndteringsprosessen. I denne artikkelen har vi delt prosessen inn i tre hovedfaser:

  1. Aktiviteter før kontrakten signeres
  2. Selve signeringen av kontrakten og
  3. Stegene som tas etter at kontrakten er signert.

Kontraktens livssyklus

Så skal vi gå dypere inn i hver fase av prosessen og drøfte hvordan digitale verktøy kan bidra for hvert steg.

Førsigneringsfasen: Godt samarbeid er essensielt når en kontrakt skal utarbeides

Det vi ikke kan overlate til programvare er menneskelig samspill og beslutninger. Det vi derimot kan gjøre er å sørge for at samarbeid mellom team eller enkeltpersoner fungerer så godt som mulig og støtte opp rundt viktige avgjørelser med klare prosesser og oppdaterte data.

Fra et kontraktsperspektiv betyr dette å gjøre prosessen som leder opp mot selve signeringsfasen så enkel som mulig for alle parter – for eget juridisk team, forhandlingsteamet og selvfølgelig den andre parten.

Kontraktutarbeidelse med smartmaler

Når vi tenker på kontrakter, tenker vi på advokater og jurister. Sannheten er at de fleste kontrakter brukes mest av andre: selgere, HR-ansvarlige, IT-ansvarlige og så videre. Hvis vi skulle involvere jurister i hver eneste kontrakt, ville det bety enorme mengder arbeid for justeamet, og det ville bli en flaskehals for hele organisasjonen.

Derfor bør juristene fokusere på å gjøre normalprosessen for kontrakter så enkel som mulig for ikke-juristene og heller fokusere på spesielle saker som dukker opp.

Et viktig og effektivt hjelpemiddel er kontraktsmaler. Maler kan få kontraktprosessen til å gå fortere samtidig som dee bidrar til mer konsekvente kontrakter med mer oversiktlige forpliktelser.

I en digital hverdag vil en ideell kontraktutarbeidelsesløsning legge til rette for opprettelse og administrasjon av et sett med maler hvor hvem som helst skal kunne velge riktig mal for sine behov.

Når f.eks. en salgssjef begynner å skrive en ny kontrakt, vil verktøyet automatisk fylle in grunnleggende data i malen fra bedriftens CRM og hente fram standardteksten for salgskontrakter.

Deretter veileder malen brukeren med et knippe spørsmål om betingelser som pleier å være forskjellige fra salg til salg. Slik kan salgssjefen fokusere på detaljene i den bestemte avtalen hen jobber med.

Maler kan gjøre driftsteam mer selvstendige, mer effektive og mer konsekvente – og dette er grunnpilaren i ansvarsstyring.

Interaksjon og forhandlinger i skyen

Selv om du har en strålende kontraktsmal for hånden, vil det nødvendigvis bli endringer i kontrakten når du forhandler avtalen med forretningspartneren din. Derfor vil kontraktene dine sannsynligvis gjennomgå mange revisjoner før du signerer.

Hvis forhandlingsprosessen går ut på å sende dokumenter frem og tilbake som vedlegg, går du glipp av mange fordeler og du gjør samtidig arbeidet ditt unødvendig komplisert.

Se for deg disse utfordringene:

  • Versjonskontroll: når mange forskjellige mennesker jobber individuelt med mange dokumentkopier, vil det bli forvirring.
  • Samarbeid: Word-filer er ikke optimale som dokumenter som skal innom flere personer. Revisjoner, kommentarer, sporing av endringer, alt dette blir fort rotete.
  • Fart: Når du sender en fil til den andre kontraktsparten, betyr det at du må vente på svar før du kan jobbe videre.
  • Sikkerhet: Når du sender en fil på e-post, overgir du kontrollen over dokumentet til de som får adgang til filen.

En ideell digital løsning lar deg samarbeide sikkert med den andre kontraktsparten i sanntid i skyen. Dagens verktøy åpner for felles redigering, versjonskontroll og fullstendige endringslogger.

Rask gjennomgang og godkjenning

I store selskap er det vanlig med fastsatte retningslinjer for kontrakter som definerer regler og standarder, blant annet selskapets standardbetingelser og tilbakefallsklausuler (dvs. variasjoner i standardklausuler som selskapet vil kunne akseptere hvis kunden ønsker å forhandle om en standardklausul, «fallback clause»), akseptable betalingsvilkår eller interne godkjenningsprosesser. Digitale prosesser bør leve opp til disse kravene.

Selv om samarbeid med interne interessenter burde gå som smurt, kan det i praksis ta dager eller til og med uker å skaffe alle de nødvendige godkjenningene. Dette skaper forsinkelser i prosessen og til dels friksjon med den andre parten som gjerne vil få avtalen i land.

Selv om et kontraktshåndteringsverktøy ikke kan tvinge en beslutningstager til å klikke på «godkjenn», vil det likevel gi bedre arbeidsflyt:

  • Versjonskontroll: Du kan forsikre deg om at det ikke finnes mange forskjellige kopier av kontrakten i omløp.
  • Påminnelser: Systemet kan automatisk sende vennlige påminnelser til den som har turen.
  • Vilkår: Du kan legge inn regler som skiller seg fra den vanlige godkjenningsprosessen, for eksempel hvis en sum i en avtale overskrider en viss grense, må den bli godkjent på et høyere hold.

I tillegg kan et digitalt verktøy gi gjøre godkjenningsprosessen mer transparent og etterprøvbar. Du vil kunne se hvem sin tur det er å godkjenne, og du får en digital logg som beviser at korrekt prosedyre er fulgt.

Signering: Digitale signaturer gjør at kontraktprosessen går raskere

Når forhandlinger og godkjenninger er på plass, skal kontrakten signeres. Digitale signaturer har blitt gullstandarden fordi de er enkle, raske og sikre.

Digitale signaturer er kanskje det mest brukte verktøyet i den justeknologiske verktøykassa. Sammenlignet med tradisjonelle signaturer er det tydelige fordeler med e-signaturer:

  • Ingen begrensninger med tanke på tid og sted: Forretningspartneren din kan signere hvor som helst og når som helst.
  • Det går fortere: Få signaturer raskere, i løpet av minutter eller timer istedenfor i løpet av dager eller uker.
  • Enkel arkivering: Du kan bruke et automatisk kontraktsarkiv så snart signaturene er på plass.
  • Transparens: Du får full innsikt i signeringsprosessen.

Digitalt signerte kontrakter er like juridisk bindende og gyldige som tradisjonelle signaturer. Noen ganger er de til og med bedre: Du får f.eks. en digital logg som sporer signeringshendelser med presise tidsstempler.

Digitale signaturer er likevel ikke (ennå) den ultimate løsningen. Lokal lovgivning kan i noen områder gjøre at kontrakter ikke kan signeres digitalt. Derfor må du forsikre deg om at det er rom for tradisjonelle håndsignerte kontrakter i løsningen deres.

Tre elektroniske signaturnivåer

Visste du at det finnes forskjellige sikkerhetsnivåer for digitale signaturer? Den europeiske unions eIDAS-forordning om elektronisk identifisering definerer tre e-signaturnivåer: grunnleggende, avansert og kvalifisert. Hvis du opererer i EU-land og forretningene involverer kontrakter med stort nedslagsfelt, f.eks. forsikringsdokumenter, bør du sjekke spesifikke krav i det enkelte land.

Digital signatur kan være en del av den totale kontraktshåndteringsløsningen, eller du kan bruke en separat e-signaturtjeneste – det er mange gode alternativer å velge mellom.

Når du skal velge en tjenesteleverandør, legg vekt på integreringsmuligheter: Hvor godt passer verktøyet inn i eksisterende prosesser, og kan du automatisere noen steg som f.eks. arkivering?

Ettersigneringsfasen: Behandling av kontrakter etter signering

Hva skjer etter at du har signert en omhyggelig forhandlet kontrakt?

Altfor ofte blir kontrakten bare glemt, forlatt i en personlig innboks, oppbevart i et arkivskap eller lagret på en server. Stegene du tar etter signeringsfasen definerer hvor godt du kan håndtere kontraktsrelaterte hendelser framover.

Ettersigneringsfasen er like viktig som alt som kom før. Nå skal vilkår oppfylles, forpliktelser etterleves, ansvar skal tas, og avslutning eller fornyelse av kontrakten skal håndteres.

Oppbevaring av kontrakter i et bestemt kontraktsarkiv

Regel nummer en for alt som gjelder ettersigneringsfasen er å ha ett bestemt sentralisert kontraktsarkiv. Her kan du og alle andre i bedriften oppbevare kontrakter, uavhengig av om det er snakk om salgskontrakter, arbeidskontrakter, partnerskapskontrakter eller andre kontraktrelaterte dokumenter.

Når du har alle kontraktene på ett sted, er det lettere å holde styr på forpliktelser og finne kontraktene du trenger raskt.

Et godt kontraktsarkiv lar deg:

  • Enkelt arkivere kontrakter, enten manuelt eller automatisk via en API
  • Lagre fagfolkenes manuelle arbeid gjennom automatisering, f.eks. ved å trekke ut kontraktsmetadata ved hjelp av en API-komponent
  • Finne kontraktene du trenger raskt og enkelt
  • Enkelt administrere delingstillatelser og tilganger for teamet
  • Lagre kontraktrelatert innhold som e-poster og andre dokumenter

Følge med på brukeropplevelsen og hvor brukervennlig kontraktsarkivet er. Hvis det er vanskelig å legge til nye kontrakter, eller det krever mye manuelt arbeid å skrive inn kontraktsmetadata, er det en fare for at medarbeiderne dine rett og slett ikke kommer til å gjøre det.

Kunstig intelligens i kontraktshåndtering

Et av de viktigste teknologiske framskrittene innen kontraktshåndtering den siste tiden er kunstig intelligens. Kunstig intelligens kan f.eks. brukes i forbindelse med kontraktsarkivering ved å la smarte algoritmer behandle en kontrakt og trekke ut nøkkelinformasjon. Denne kan så brukes til å tilføre metadata automatisk slik at smartsøk og automatiske påminnelser blir mulig.

Styring og oppfølging av forpliktelser

Når kontrakten er signert begynner betingelsene å gjelde. Kontrakter kommer vanligvis med bestemte ansvar, tidsplaner og oppgaver som må gjennomføres. Selv om det kanskje finnes en separat prosjektplan som styrer arbeidet, er fremdeles kildekontrakten et viktig styringsdokument.

Et moderne kontraktshåndteringssystem gjør at du kan stille inn automatiske påminnelser og advarsler om kontraktsforpliktelser og hendelser. I praksis er det den som er ansvarlig for en bestemt oppgave som får et varsel når noe må gjøres.

De fleste kontrakter inneholder tidsrammer og fornyelses- eller sluttdato. Kontraktspåminnelser hjelper dere ikke bare med å holde styr på ansvar. De gjør også at dere sparer penger. Tenk f.eks. på kontrakter som fornyes automatisk – hvis du får et varsel i tide, kan du ta et bevisst valg om hvorvidt du ønsker å fornye kontrakten eller ei.

I tillegg kan det være at de som er involvert i det faktiske operasjonelle arbeidet ønsker å dobbeltsjekke kontraktsdetaljer i ny og ne. Derfor bør kontraktshåndteringssystemer være tilgjengelig for disse brukerne også.

Kontraktendringsadministrasjon

Kontrakter kan ofte bli endret eller oppdatert, eller vilkårene kan endres. Noen ganger vil det bety en helt ny versjon av kontrakten, eller man kan bli enige om avvik og ekstraoppgaver via en samtale over e-post.

Forsikre deg om at kontraktsarkivet åpner for å legge til nye kontraktversjoner, nye vedlegg og e-postsamtaler sammen med hoveddokumentet.

For mindre kontraktsendringer og korreksjoner er det greit å ha en endringslogg som gjør at du kan spore og verifisere endringer gjennom hele kontraktens livssyklus.

Rapportering og databehandling

Avhengig av organisasjonstype kan det være krav om jevnlige kontraktsrelaterte rapporter. Et godt kontraktsarkiv lar deg samle kontraktene du trenger raskt og riktig slik at du får rapportert det du skal.

Behandling av personopplysninger i GDPR-verden

EUs personvernforordning gir individer retten til å bli glemt, dvs. få personopplysninger fjernet fra ethvert bedriftsarkiv. Som en tommelfingerregel skal du ikke lagre informasjon lenger enn du må. Så ta det i betraktning når du planlegger hvilke data du samler inn og hva som skjer når du ikke lenger har lov til å oppbevare dem.

En viktig del av ettersigneringsfasen er å sikre at kontrakten forblir gyldig og at nødvendige oppdateringer gjøres. Det kan innebære å oppdatere kontraktspartenes navn eller organisasjonsnummer f.eks. Forsikre deg om at kontraktsarkivet åpner for dette.

Hvordan komme i gang med kontraktshåndtering?

Så hvordan kommer du i gang med å oppgradere kontraktshåndteringsprosessen? Hvis du jobber i et etablert selskap, har dere sannsynligvis noen verktøy og prosesser på plass. Hvis bedriften derimot er helt ny, kan ressursene være begrenset, eller kanskje du ganske enkelt ikke ennå vet hva dere kommer til å trenge.

Begynn med å analysere nåværende situasjon og behov. Hva fungerer og hva må bli bedre? Trenger dere å styrke en bestemt del av prosessen eller endre alt? Hva er styrkene og svakhetene i måten der gjør ting på nå?

Så snart dere vet hva som må til, kan dere begynne å se etter egnede løsninger i markedet. Det er også lurt å følge disse stegene for å komme i gang med digital kontraktshåndtering. Når dere finner en potensiell tjenesteleverandør eller partner, still dem gjerne følgende spørsmål:

Hvor lett er det å komme i gang? Ligger løsningen deres i skyen eller må jeg forberede meg på et IT-prosjekt?

Hvilke referanser har dere? Hva sier andre kunder om løsningen deres?

Hvor fleksible er dere? Vil jeg bli nødt til å endre mine nåværende prosedyrer, eller kan dere tilpasse løsningen deres til oppsettet jeg allerede har ved hjelp av integrering?

Kommer dere til å holde dataene mine som gissel? Hvor lett er det å bytte til en annen løsning hvis vi finner ut at dere ikke er rette match for oss?

Er løsningen brukervennlig? Har dere vært nøye med design og brukeropplevelse mens dere utviklet løsningen?

Hvis du vil komme i gang med kontraktshåndtering, har vi gode nyheter: Det har aldri vært lettere å prøve ut nye løsninger. Mange justeknologiske løsninger kan kjøres rett fra skyen og åpner for gratis prøvetilganger.

Så hvis du er nysgjerrig på hvordan et bestemt verktøy fungerer, skal du ikke nøle med å prøvekjøre det – du vil fort forstå mer.

Skaff deg Zefort

La oss vise deg Zefort