Sopimuksen lataaminen (Finnish)

Videolla käydään läpi uusien sopimusten lataaminen Zefortiin sähköpostitse sekä palvelun käyttöliittymässä.

Videon transkriptio

    

Hei! Tässä videossa käymme läpi sopimuksen lataamisen Zefortiin.

Käytännössä sopimuksia Zefortiin saa kolmea eri kanavaa pitkin.

Yksi niistä on integraatiot eli Zefortin voi integroida suoraan esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen järjestelmään

tai API-rajapintoja hyödyntäen mihin tahansa muuhun sopimuksia syöttävän järjestelmään.

Toinen tapa tuoda uusi sopimus sisään on hyödyntää käyttäjäkohtaista sähköpostiosoitetta.

Eli kaikilla niillä käyttäjillä kenellä on oikeus ladata sopimuksia sisään Zefortiin, on käyttäjäkohtainen

my.zefort.com -sähköpostiosoite. Zefortissa voi toki olla esimerkiksi binderkohtaisia osoitteita.

Näistä sähköpostiosoitteeista lisätietoa löytyy tässäkin näkymässä olevassa how to -videossa.

Mutta tuodaan nyt yksi sopimus sisään sähköpostin avulla.

Eli kopioidaan ja mennään sähköpostijärjestelmään jossa meillä on sähköpostiviesti, jonka liitteenä on

allekirjoitetut sopimukset.

Välitetään tämä viesti juuri kopioimaamme osoitteeseen.

Mikäli sähköpostilla on useampi liite, oletusarvoisesti niistä tulee yksi sopimus.

Mutta jos haluaisin että nämä kolme tiedostoa muodostaisivat kukin oman erillisen sopimuksen Zefortissa, kirjoittamalla

sanan multiple sähköpostin alkuun Zefort käsittelee kaikki liitetiedostot omina itsenäisinä sopimuksina.

Mutta tässä esimerkissä haluamme tuoda nämä kolme tiedostoa nimenomaan yhdeksi sopimukseksi.

Eli emme kirjoita multiple sanaa tuohon.

Lähetän sopimuksen tuohon osoitteeseen, mennään takaisin Zefortiin ja hetken päästä inbox-ikonissa näemme, että juuri

lähettämämme sopimus on processing-tilassa täällä.

Eli nyt lähetetty Zefortiin.

Kolmas keino API-rajapinnan ja sähköpostin käyttämisen lisäksi sopimusten Zefortiin tuomiseksi on klikata add

contract -painiketta täältä käyttöliittymästä.

Nyt jos haluaisin tuoda tyhjän sopimuksen eli sopimuksen, johon ei liity mitään tiedostoja.

Voisin kirjoittaa sopimukselle tietyn otsikon ja näen että add contract -painike aktivoituu.

Nyt painamalla add contact -painiketta sain Zefortiin tyhjän sopimuksen ja voisin halutessani mennä syöttämään

halutut metatiedot tälle sopimukselle ja myöhemmässä vaiheessa ladata myös tiedostoja tähän sopimukseen.

Tyhjää sopimusta käytetään hyödyksi esimerkiksi sellaisissa tapauksissa, että sopimuksella on Zefortissa määritelty

automaattinen numerointi ja sopimusnumero tarvitaan jo siinä vaiheessa, kun sopimusta itsessään ei ole vielä

syntynyt. Silloin voidaan luoda tyhjä sopimus tänne ikään kuin placeholderiksi sille tulevalle sopimukselle ja saadaan

sitten jo sopimus aikaiseksi.

Deletoin nyt tämän sopimuksen, ettei se jää turha tänne tilille.

Mennään takaisin add contract -dialogiin ja tällä kertaa valitaan tiedostoja.

Itselläni on täällä demosopimus, jossa on pääsopimus-dokumentti ja kaksi liitettä.

Tämä on itse asiassa aivan sama sopimus, jonka juuri latasimme tuolta sähköpostin kautta.

Painan tuosta uploadia ja pääsen tähän add contract -näkymään.

Nyt kun olen valinnut useamman sopimuksen minulla on kaksi vaihtoehtoa.

Voin tehdä näistä tiedostoista yhden sopimuksen Zefortissa tai voisin ladata nämä kolme tiedostoa kolmeksi erilliseksi

sopimukseksi.

Eli mikäli lataa tiedostoja, joissa yksi tiedosto muodostaa yhden sopimuksen, voi tämän kaltaisia sopimuksia ladata

useamman kerran. Tehdään nyt kuitenkin näistä kolmesta tiedostosta yksi sopimus.

Ja kun valittuna on useampi tiedosto, on hyvin tärkeää että valitse oikeaan tiedoston pääsopimus-dokumentiksi, jotta

tekoäly osaa lähteä oikeasta dokumentista liikkeelle.

Ja tässä dialogissa voisin jo valita binderin, johon haluan nämä sopimukset viedä, mutta pakollista se ei missään

tapauksessa tässä vaiheessa ole.

Painetaan add contract -painiketta.

Sopimus latautuu järjestelmään, ja näemme että se tuli näkyviin jo tänne inboxiin.

Eli sopimus on nyt täällä Processing-tilassa.

Sopimus jonka aiemmin lähetimme sähköpostilla on nyt jo not reviewed -tilassa ja odottaa sitä, että käyttäjä tulee

sopimuksen tiedot tarkastamaan.

Sopimuksen tarkastaminen käydään läpi erillisessä videossa.

No niin, nyt huomaamme että myös toinen sopimus meni processing-vaiheen läpi.

Me huomaamme että Zefort tunnisti sen duplikaatiksi.

Eli mikäli Zefortiin lataa epähuomiossa saman sopimuksen kaksi kertaa, Zefort kyllä varoittaa siitä käyttäjää.

Tässä lyhyt läpikäynti sopimuksen lataamisesta Zefortiin.