Tilin asetukset (Finnish)

Tilin asetuksissa voi muuttaa erilaisia oletusasetuksia, kuten sopimusten metatietokenttiä tai muistutuksia, sekä hallita integraatioita muihin järjestelmiin.

Videon transkriptio

Nyt olemme tosiaan kirjautuneet sisään Zefortiin.

Zeforthan Löytyy osoitteesta my.zefort.com, jossa voitte kirjautua sisään omilla käyttäjätunnuksilla.

Mikäli teillä on käytössä niin kutsuttu privaatti instanssi Zefortista, saattaa osoite olla jotain muuta, mutta silloin

varmasti olette tietoisia mikä se on.

Olen nyt tosiaan tätä käyttökoulutusta varten kirjautunut Mike -nimisenä käyttäjän demotilille ja lähdetään liikkeelle

tilin asetuksista.

Zefort -tilin pääkäyttäjä ja sellainen administraattori, jolle on annettu oikeus tilin asetukseen löytävät tilin

asetukset täältä käyttäjän takaa avautuvasta valikosta ja siellä kohta account settings.

Tämä on sellainen paikka, jossa tyypillisesti on tarvetta käydä hyvin harvakseltaan.

Meillä Zefortissa on useita asiakkaita ketkä ei varmaan koskaan ole käyneet täällä.

Mutta on hyvä olla tietoinen kuitenkin mitä täältä tilin asetuksista löytyy, jotta tarvittaessa osaatte sitten niitä

asioita kaivata ja mahdollisesti myös konfiguroida teidän oman tilinne osalta.

Tilin asetuksissa näkyy tosiaan maksimissaan tällä hetkellä 8 tabia.

Osa näistä tabeistä saattaa olla teidän tilillä piilossa.

Riippuen siitä minkälainen tilaus teillä Zefortista on.

Mutta ensimmäinen välilehti on Subscription ja tässä näkyy teidän tilin tilauksen tila.

Eli tältä näytä esimerkiksi kuinka paljon sopimuksia olette ladanneet.

Millaisia käyttäjälisenssejä tilillä on ja kuinka paljon niistä on käytössä.

Ja mitä toiminnallisuuksia tilillä on päällä.

Tämä välilehti on tällainen info välilehti eli tässä välilehdessä ei pysty mitään asetuksia tekemään.

Jos haluatte tilin asetuksia tai tilin tilausta muutettavan, olkaa yhteydessä tiiliin teille myyneeseen

henkilöön meillä Zefortilla.

Toki voitte olla yhteydessä myös tukeen, kuten tässä sivussa ohjeistetaan.

Seuraava tabi on organization tabi.

Täällä on kaksi asiaa joita voitte määritellä.

Ensinnäkin täällä on legal entities -lista, ja tälle listalle tulisi listata omat organisaatiot.

Eli jos teillä on konsernirakenne, tai teette muuten sopimuksia usean legal entiteetin nimissä ne olisi

hyvä listata tälle listalle.

Tätä listaa käytetään ainoastaan siinä tarkoituksessa, kun Zefortiin lataa uuden sopimuksen tekoäly löytää

sopijaosapuolet sieltä sopimukselta ja tekoäly roolittaa ne osapuolet joko omaksi organisaatioksi tai vastapuoleksi

tämän listan perusteella.

Eli jos organisaatio löytyy tältä listalta se roolitetaan omaksi organisaatioksi.

Jos teidän oma yritys tai joku legal-yksikkö puuttuu tältä listalta niin mitään vahinkoa ei tapahdu.

Eli tämän listan ei ehdottomasti pidä olla ajantasainen.

Silloin roolitukset siinä osapuolen ehdotuksessa saattaa mennä väärin.

Mutta teidän listalta pitäisi löytyä teidän tai sen organisaation nimi, jonka nimissä sopimus on tehty, mutta

voitte tosiaan tuolta plus merkillä lisätä sitten lisää organisaatioita.

Eli annatte organisaatiolle sen oikeaan juridisen nimen ja sitten y-tunnuksen, tai mikä organisaation ID sitten onkaan.

Lisäksi tääsä on mahdollista kääntää yksi organisaatioista tällaiseksi omaksi organisaatioksi.

Tämä päälle käännetty organisaatio tulee oletusarvoiseksi ehdotukseksi jokaiselle sopimukselle, mitä Zefortiin

ladataan. Eli mikäli tää on käännetty päälle vaikka tai tässä esimerkissä kun se on Aivan Innovations -OY:n osalta

laitettu päälle niin vaikka tekoäly ei löytäisi tälle tilille ladatusta sopimuksesta Aivan Innovations Oy:tä

osapuolena, se ehdottaa silti siellä sopimuksen tarkastusvaiheessa osapuoliehdotukseksi tätä Aivan

Innovations Oy:ta.

Eli jos te teette sopimuksia erityisen paljon tietyn organisaation nimissä se kannattaa tällä listalla kääntää

omaksi organisaatioksi.

Täällä organization-tabilla oikeassa reunassa pystyy määrittelemään myös tilille oletushaun.

Eli mikäli olette tuolla contracts-näkymässä tallentaneet jonkin haun, te voitte halutessanne tehdä siitä koko tilin

oletushaun. Eli kaikille niille käyttäjille contracts-näkymässä se haku on oletusarvoisesti tehtynä, kun

contracts-näkymän avaa, jos se on tilille oletusarvoksi määritelty.

Toki jos käyttäjälle itselleen on määritelty joku oletushaku, niin se yliajaa tämän tilikohtaisen asetuksen.

Sen lisäksi täällä pystyy määrittelemään minkä tasoinen käyttäjä saa nähdä audit-login.

Eli audit log on siellä sopimuksen tiedoissa viimeinen välilehti ja siinä audit logissa näkyy kaikki aktiviteetti

mitä sopimukselle Zefortissa on käynyt.

Eli täällä oletusarvoisesti administraattorit näkevät audit login, mutta voidaan antaa myös Editor-tasoisille

käyttäjille oikeus jäädä sopimuksen audit logi.

Ja voidaan antaa myös viewereille, jolloin itse asiassa kaikki käyttäjät ketkä pääsevät siihen sopimukseen käsiksi

näkisivät sen audit login.

Viimeinen asia tällä välilehdellä on käyttäjähallintahallintaan liittyvät oletusarvot.

Eli tuolla käyttäjähallinnassa kun luo käyttäjiä, niin täällä pystyy määrittelemään millaisia arvoja siellä

oletusarvoisesti on käytetty päälle.

Eli uudelle käyttäjälle oletusarvoisesti annetaan tällä tilillä nämä kaikki oikeudet.

Toki niitä pystyy sitten käyttäjäkohtaisesti siellä käyttäjähallinnassa määrittelemään.

Seuraava välilehti on appearence.

Täällä pystyy määrittämään kaksi asiaa.

Ensinnäkin täällä pystyy määrittelemään sopimuskortin alareunassa näytettävät metatiedot.

Eli sopimuskorttihan näkyy tuolla contracts-näkymässä.

Jos avataan contracts-näkymä, niin tämä on sopimuskortti.

Eli jokaisesta sopimuksesta näytetään tällainen kortti ja näette tuossa alareunassa on kolme metatieto-paikkaa.

Niin noiden metatieto-paikkojen sisältö voidaan määritellä täällä.

Eli klikataan siitä kortin päältä ja saadaan lista tilillä näkyvistä metatiedoista ja me voimme haluamamme metatiedot

kuhunkin paikkaan valilta.

Sitten jollain tileillä on käännetty custom logo -optio päälle.

Eli jos haluatte tai niillä tileillä missä tämä on päällä, voidaan valita oma custom-logo tuonne Zefort-logon viereen

laitettavaksi.

Se logo määritellään tässä.

Seuraava välilehti on contract metadata.

Tällä välilehdellä määritellään tilin metatietokentät.

Hypätään taas tuonne contracts-näkymään ja mä avaan tuosta yhden sopimuksen.

Näette että täällä sopimuksen details-välilehdellä on nyt sopimuksen metatietokentät.

Oletus-metatietokentät on otsikko, omistaja, kieli, osapuolet ja oleelliset päivämäärät.

Ja täällä contract-metadata kohdassa voidaan tosiaan määritellä näitä kenttiä.

Eli näette että tällä hetkellä tämän tilin metatiedot on nimenomaan ne mitkä tuolla äsken nähtiin.

Me voimme lisätä tänne metatietoja.

Ne voi olla eri tietotyyppiä.

Samoin täällä pystyy olemassa olevien metatietojen pakollisuutta esimerkiksi määrittämään.

Otetaan tuolta joku kenttä, missä se on mahdollista.

Eli voidaan esimerkiksi pakottaa tai määritellä joku metatieto-kentistä pakolliseksi.

Mä en tarkemmin tässä kohdassa käy tätä metatietomäärittelyä läpi sen takia että tuota oikeasta

yläreunasta löytyy tuollainen How to -video.

Siitä klikkaamalla aukeaa itse asiassa noin 4 minuutin video, jossa käydään hyvin seikkaperäisesti läpi tää custom

metadatan käyttö.

Eli sieltä löydätte lisää tietoa sitten miten nämä asiat saadaan määriteltyä.

Sellainen kommentti vielä että täällä pystyy myös määrittämään pakollisten osapuolten määrä.

Eli jos tuohon pistettäis vaikka numero kaksi, jokaisella sopimuksella pitäisi olla vähintään kaksi osapuolta.

Ja samoin pystytään määrittelemään pakollisten bindereiden lukumäärä eli kuinka moneen binderiin sopimukset pitää

vähintään viedä. Seuraava välilehti on reminders.

Tällä välilehdellä me kerrotaan millaisia oletusmuistutuksia me halutaan tilillä saadada, kun

sopimukselle luodaan uusi aktiviteetti.

Eli silloin kun sopimukseen tehdään aktiviteetti Zefort ehdottaa muistutuksia siihen aktiviteetin eräpäivään

suhteutettuna.

Ja oletusmuistutukset on kolme kuukautta, ennen yhtä kuukautta ennen ja kaksi viikkoa ennen.

Täällä voitte halutessanne poistaa poistaa näitä.

Voitte toki muokata näitä olemassa olevia.

Ja voitte itse asiassa lisätä myös olemassa olevia.

Eli näitä muistutuksia voi olla enemmänkin kuin kolme.

Täältä pystyy palauttamaan nämä oletusasetukset mikäli näin haluaa tehdä.

Sitten on security-välilehti.

Täällä pystyy määrittämään kolme asiaa.

Ensinnäkin onko sähköposti-sopimusten vastaanotto ylipäänsä tilillä päällä.

Eli jos tuosta käännetään sähköposti-vastaanotto päälle niin sähköpostilla ei pysty sitten sopimuksia lähettämään.

Mikäli se on päällä, me voimme halutessamme rajata, mistä osoitteista sähköposteja otetaan vastaan.

Eli voi antaa joko sähköpostiosoitteita tai sitten vaikka tietyn domainin, josta sähköposteja otetaan vastaan tai

sopimuksia sähköpostin kyydissä.

Sitten täältä pystyy määrittelemään ip osoitteet tai ip osoiteavaruuden, josta pääsee kirjautumaan tilille sisään.

Ja sen lisäksi pystyy määrittämään käyttäjäistunnon elinkaarta.

Eli sekä max lifetimea, että window lifetimea.

Sitten on integraatio-tabi.

Tämä on tabi, joka elää koko ajan.

Täällä pystyy määrittelemään erilaisia integraatiota.

Eli esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen integraaatioita, SSO-integraatioita ja muita mahdollisia integraatiota mitä

Zefortissa on. Viimeinen asia on vielä API-avaimet.

Eli täältä löytyy tilin API-avaimet.

Tällä tilillä ei apeja ole aktivoitu.

Eli en sitä tässä tilissä nää.

Mutta mikäli teillä on API:t käytössä niin nämä API-avaimet, mitä integraatiokehityksessä tarvitsette

löytyvät täältä. Eli tämä oli tilin asetusten läpikäynti.